La procedura e i tempi di memorizzazione dei documenti contabili. Conservazione dei documenti. Condizioni di archiviazione, distruzione e smaltimento dei documenti contabili primari
La contabilità è la maggior parte della divisione carta di qualsiasi azienda. Ma è necessario liberarsi di tutti i tipi di documenti. Dovrebbero essere conservati almeno alcuni anni. E alcuni documenti non possono essere distrutti fino a 75 anni! Quindi quante carta contabile dovrebbe "vivere"?Quanto conservare i documenti
Naturalmente, i documenti devono essere memorizzati almeno fino a quando potrebbero essere necessari ispettori fiscali. Sulla base del paragrafo 4 dell'articolo 89 Codice fiscale La Federazione Russa può verificare il periodo non superiore ai tre anni di calendario che precedono le decisioni della verifica. Quindi, i documenti dei tre anni precedenti devono essere memorizzati.
Nel frattempo, la legislazione fiscale aggiunge un altro anno a questo periodo. Secondo il comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del codice fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono obbligati a garantire la sicurezza dei documenti necessari per calcolare e pagare le tasse entro quattro anni. Questi includono i dati contabili e contabilità fiscale, così come documenti che confermano il ricevimento di reddito, spese e pagamento (ritenzione) delle tasse. I requisiti simili sono stabiliti per agenti fiscali (Sub. 5 pag. 3 dell'art. 24 del codice fiscale della Federazione Russa). E da quale momento contare il termine di quattro anni?
Il calcolo delle tasse è fatto in base ai risultati periodi fiscali (paragrafo 1 dell'art. 55 del codice fiscale della Federazione Russa). Si scopre che un periodo di quattro anni deve essere contato dal giorno successivo dopo la fine del periodo fiscale. Ad esempio, prendere l'IVA: a quale data è necessario memorizzare i documenti relativi ai calcoli di questa tassa per il trimestre IV del 2004? L'inizio del termine di quattro anni sarà il 1 ° gennaio 2005 e la fine del 31 dicembre 2008. Si scopre che nel 2008 è necessario memorizzare documenti del 2004. Cioè anni, che non rientra nell'ispezione in loco.
Le scadenze per la conservazione dei documenti sono stabilite nella legislazione sulla contabilità. Dall'articolo 17 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "sulla contabilità" (di seguito - l'atto della contabilità) ne consegue che:
- Primary. documenti contabili, Registri contabilità e la segnalazione contabile deve essere memorizzata durante le scadenze stabilite dalle regole del caso di archiviazione statale, ma almeno cinque anni;
- I documenti delle politiche contabili e dei programmi di lavorazione della macchina dovrebbero essere conservati da un'organizzazione almeno cinque anni dopo l'anno, in cui sono stati utilizzati per compilare reporting contabile ultima volta.
Diverse eccezioni dalla regola generale
Quindi, dentro regola generale Negozio di carta ha bisogno di almeno cinque anni. È un tempo massimo che la legge sulla contabilità è stabilita. Allo stesso tempo, la profondità massima audit fiscale - tre anni. Pertanto, è particolarmente importante rispettare la sicurezza dei documenti relativi al calcolo delle tasse, che è proprio in questo periodo. Se non hai abbastanza documenti, diciamo, cinque anni fa, multato puoi essere in grado di violare le regole per la memorizzazione dei documenti.
Nel frattempo, in alcuni casi, il periodo di conservazione è determinato da regole speciali. Di conseguenza, anche l'assenza di documenti, ad esempio, la prescrizione di sei anni può portare a multe per l'impresa dei pagamenti fiscali. Analizzeremo tali situazioni separatamente.
"Pervica" per la proprietà acquisita. I documenti per l'acquisizione di immobilizzazioni devono essere mantenuti indipendentemente dal termine uso utile Questi oggetti. Dopo tutto, la carta è necessaria per confermare il costo iniziale ai fini del calcolo del deprezzamento, nonché la tassa di proprietà. Inoltre, senza il "Primario", l'azienda non sarà in grado di confermare il valore della proprietà in vendita. Inoltre, riguarda sia le immobilizzazioni fisse che altre proprietà (una lettera del Ministero della Finanza della Russia del 15 settembre 2005 n. 03-03-02 / 84).
Requisiti speciali per aziende non redditizie. Il contribuente dei profitti ha il diritto di ridurre tassa base Il periodo attuale per la perdita dei precedenti periodi fiscali nel modo previsto dall'articolo 283 del codice fiscale. Le perdite possono essere prese in considerazione 10 anni successivi. Dal momento che il Capitolo 25 del codice fiscale è operativo dal 2002, la perdita di quest'anno può essere utilizzata per ridurre carico fiscale Aziende fino al 2012 incluso. Inoltre, l'articolo 10 della legge federale del 6 agosto 2001 n. 110-FZ ammette il riconoscimento dei danni identificati alla fine del 2001.
Tuttavia, se la Società trasferisce perdite per il futuro, durante l'intero periodo di utilizzo di questo vantaggio, è obbligata a memorizzare i documenti che confermano l'ammontare della perdita sostenuta (clausola 4 dell'art. 283 del codice fiscale della Federazione Russa) . Questa norma consente alle autorità fiscali di richiedere documenti sulle perdite passate che la Società dichiara la dichiarazione per periodo attuale. Sulla base di ciò, il Ministero delle Finanze della Russia in una lettera del 3 aprile 2007 n. 03-03-06 / 1/20 chiarisce che la cancellazione delle perdite è possibile solo quando presentano documenti primari confermando il risultato finanziario ottenuto.
È vero, la quantità di danni può essere confermata dagli audit fiscali precedentemente condotti, durante i quali il "primario" relativo a loro è già stato studiato. In questo caso, la verifica del re-documentario non è richiesta. Questa conclusione è arrivata alla Federazione Russa nella definizione del 6 giugno 2008 n. 6899/08.
Aggiungeremo che l'obbligo di mantenere i documenti in base alle perdite durante l'intero periodo della loro cancellazione è valido anche per i pagatori di un'unica macchina agricola (clausola 5 dell'articolo 346.6 del codice fiscale della Federazione Russa) e per "Semplit" (paragrafo 7 dell'art. 346.18 del codice fiscale della Federazione Russa).
Scrivi di crediti senza speranza. E in questo caso, i documenti memorizzati avranno per più di cinque anni.
Richiamare: Secondo il comma 2 del paragrafo 2 dell'articolo 265 del codice fiscale della Federazione Russa, le somme di debiti senza speranza sono uguali a spese di non -hilizzazione Contribuente come perdita ottenuta nel periodo di segnalazione (tasse). Tali spese riducono la base fiscale quando si calcola la tassa sul reddito. Naturalmente, in presenza di documenti di conferma.
Pertanto, i documenti contabili primari che confermano l'ammontare dei crediti sono caratterizzati dal valore dei diritti di proprietà in partenza, cioè la quantità di consumo. Pertanto, il conto alla rovescia dello stoccaggio di tali documenti dovrebbe essere ri-avviato dal momento di scrivere il debito senza speranza. Se distruggi i documenti in anticipo, la Società perderà il diritto di riconoscere i debiti senza speranza nelle spese, perché non sarà in grado di confermare le autorità fiscali.
Shelf Life of Documents con società azionari. Le società di azioni congiunte nello stoccaggio dei documenti dovrebbero essere guidate dai regolamenti approvati dal Decreto FCCS del 16 luglio 2003 n. 03-33 / PS. In particolare, secondo questo documento di regolamentazione, la segnalazione della Carta e della contabilità annuale che sono obbligate a mantenere costantemente. Cioè, per tutta la durata dell'azienda. E in caso di liquidazione della Società, i documenti di un periodo di stoccaggio permanente e la composizione personale vengono trasmessi all'archivio di stato. Questo è se si è concluso un contratto con lui. Se non vi è alcun accordo con l'archivio, è obbligato a prendere stoccaggio solo i documenti sul personale dei dipendenti della Società. Il luogo di conservazione di altri documenti è determinato dal presidente della commissione di liquidazione o dal responsabile competitivo.
Rapporti fiscali. Annuale dichiarazioni fiscali La società dovrebbe memorizzare almeno 10 anni e trimestralmente, in presenza di annuali - cinque anni. Ciò è determinato dal paragrafo 170 dell'elenco dei documenti di gestione del modello, che sono generati nelle attività delle organizzazioni, che indicano i tempi di archiviazione approvati da Rosarhive il 6 ottobre 2000 (di seguito indicato come elenco di documenti di gestione del modello) nelle relazioni Con il paragrafo 2.4.2 delle istruzioni per l'uso dell'elenco. Necessità di almeno 10 anni devono essere memorizzate e segnalazioni trimestrali se non ci sono annuali (ad esempio, IVA). Ma la segnalazione mensile in assenza di forme trimestrali dovrebbe essere conservata per 5 anni.
Fatture, libri di shopping e vendite. Secondo i paragrafi 15 e 27 norme per la conduzione di tronchi contabili di ricezione e fatture, libri di acquisti e libri di vendita ... approvati dal decreto del governo della Federazione Russa del 2 dicembre 2000 n. 914, libri di shopping e I libri di vendita dovrebbero essere conservati per gli ultimi cinque anni dalla data delle ultime voci. Cioè, questi documenti per il trimestre IV del 2004 dovrebbero essere tenuti nel 2009.
Il periodo di archiviazione quinquennale è stabilito per le fatture. La base è il paragrafo 150 dell'elenco dei documenti di gestione del modello.
Allo stesso tempo, le autorità fiscali sebbene abbia diritto a richiedere documenti che servono come base per la tassa calcola e confermandoli a pagare, ma solo in conformità con la legge sulle tasse e le tasse. E l'elenco sopra non lo inserisce. Di conseguenza, ad esempio, nel 2009, la richiesta delle autorità fiscali sulla presentazione della fattura per il 2004 può essere scaricata.
La durata di conservazione di un numero di altri documenti. Il tempo di conservazione di un certo numero di altri documenti è stato stabilito da un organismo esecutivo federale speciale - Rosarhive (paragrafo 3 dell'art. 6 della legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ, il decreto del governo della Federazione Russa del 17 giugno 2004 n. 290). E spesso superano i cinque anni. Rivolviemo alla lista dei documenti manageriali tipici già menzionati.
Un ragioniere riguarda principalmente la sezione 4 "Contabilità e rendicontazione", nonché sezioni 7 "relazioni di lavoro" e 8 "supporto del personale". Abbiamo portato posizioni separate della lista sul tavolo.
La tabella ha documenti con un periodo di stoccaggio di un anno. Ma se questi documenti si riferiscono al "Primario", quindi in conformità con la legislazione sulla contabilità, devono essere conservati almeno cinque anni.
Come memorizzare e distruggere i documenti
Seleziona documenti per lo stoccaggio e la distruzione, nonché per impostare le scadenze un comitato permanente di esperti. Comprende gli specialisti più qualificati del principale unità strutturaliE il Presidente è nominato da uno dei gestori della società.
Come memorizzare. La memorizzazione dei documenti è un elemento di gestione dei documenti e quindi dovrebbe essere regolato politiche contabili (Clausola 5 PBU 1/98 "Politica contabile dell'organizzazione"). Allo stesso tempo, dovrebbe essere guidato dai regolamenti sui documenti e sul flusso di documenti nella contabilità (approvati dal Ministero della Finanza del 29 luglio del 29 luglio 1983 dell'URSS, del 29 luglio 1983, in appresso denominato posizione). Ma in una parte che non contraddice la legislazione vigente. Il paragrafo 6.1 delle disposizioni afferma che i documenti primari, i registri contabili, i rapporti contabili e i saldi sono soggetti a trasmissione obbligatoria all'archivio. I documenti primari elaborati sono formati mensilmente (clausola 6.4 della posizione).
Il luogo di archiviazione dei documenti della società è determinato in modo indipendente. Di norma, questo è l'ufficio dell'azienda. Si noti che è possibile memorizzare la carta e non in ufficio - questo non è proibito dalla legge. Ad esempio, è possibile utilizzare i servizi di aziende di archiviazione specializzate, che sono spesso più redditizie e più affidabili. Ma le aziende di azioni congiunte hanno un numero di documenti (ad esempio, la Carta e relazione annuale) dovrebbe essere mantenuto esclusivamente dalla posizione del suo corpo esecutivo (paragrafo 2 dell'art. 89 della legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ "su società per azionioh").
Naturalmente, il posizionamento di un archivio cartaceo richiede spazio ufficio, che stanno costantemente diventando più costosi. Pertanto, è più facile memorizzare la contabilità e documenti fiscali elettronico. Tale opportunità è prevista per gli articoli 9 e 10 dell'atto di paese e contabilità e articolo 314 del codice fiscale della Federazione Russa. Ciò è stato confermato dal Ministero delle Finanze della Russia in una lettera del 24 luglio 2008 n. 03-02-07 / 1-314.
Tuttavia, i funzionari hanno chiarito che le informazioni sui supporti della macchina devono essere memorizzate utilizzando una firma digitale elettronica. In conformità con le norme della legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "sulla firma digitale elettronica", tale firma è equivalente alla propria firma in un documento cartaceo. Per la gestione elettronica dei documenti, la società crea aziendali sistema informativo. È servito da un centro di certificazione che garantisce l'uso della firma digitale nei documenti elettronici.
E cosa fare con i documenti, se la società viene eliminata? Quindi i documenti sul personale della Commissione di liquidazione riportano a stoccaggio nello stato o nell'archivio municipale. E un altro documento d'archivio, il cui tempo di archiviazione temporaneo non è scaduto, può anche essere trasferito all'archivio, concludendo un contratto con lui. O tenere in qualsiasi altro posto. Va notato che è semplicemente quello di distruggere questi documenti proibire la clausola 9.7.3 delle regole di base del lavoro degli archivi delle organizzazioni approvate dalla decisione del Collegio Rosarhiva del 6 febbraio 2002. E per evitare possibili problemi Con le forze dell'ordine della legge, è meglio non farlo.
Durante la riorganizzazione della società, i documenti vengono trasferiti alle organizzazioni o agli imprenditori legali. Se si verifica la selezione nuova organizzazione, passa casi relativi al profilo delle sue attività, nonché agli affari personali e account personali Impiegati che si sono trasferiti a lavorare in questa organizzazione.
Come distruggere. La distruzione dei documenti restituisce l'atto approvato dal capo dell'organizzazione.
Allo stesso tempo, nell'atto sullo smaltimento dei documenti non è necessario indicare i dettagli di tutti i documenti. Tale conclusione deriva dal paragrafo 2.4.5 delle principali norme per il lavoro degli archivi delle organizzazioni. Queste regole forniscono una forma unificata di un atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. E può fare una singola voce per un gruppo di documenti omogenei. Quali documenti sono considerati omogenei, l'azienda ha il diritto di determinare in modo indipendente. Ad esempio, possono essere documenti con lo stesso nome, dicono fatture.
Secondo la cartella della cartella con i documenti da distruggere, è necessario trasmettere per l'elaborazione (smaltimento). Ad esempio, nella società impegnata nel riciclaggio del riciclaggio. La trasmissione della carta compone la fattura. Il carico e lo smaltimento per lo smaltimento si verificano sotto il controllo del dipendente, che garantisce la sicurezza dei documenti nell'organizzazione.
Puoi avvicinarsi alla distruzione dei documenti e più facile. Diciamo l'uso per questo trituratore di carta. Inoltre, i documenti possono essere bruciati o semplicemente buttati via. È vero, si dovrebbe tenere presente che l'incenerimento non autorizzata è una violazione della legislazione ambientale. Getta una documentazione inutile è anche rischiosa. Ad esempio, secondo la legislazione sul lavoro, il datore di lavoro è obbligato a garantire la protezione dei dati personali dei dipendenti. E altri documenti potrebbero essere di interesse per i concorrenti.
Responsabilità per la violazione delle regole di stoccaggio
Ai sensi dell'articolo 120 del codice fiscale, la mancanza di documenti primari dal contribuente, o la mancanza di fattura, o registri contabili è considerato una violazione lorda delle norme per il reddito e le spese contabili e le strutture fiscali. Tale offense fiscale comporta una multa di 5.000 rubli. Ma a condizione che la "carenza" di questi documenti sia stata trovata solo in un periodo di imposta. Altrimenti, il contribuente sta aspettando una multa di almeno 15.000 rubli. Se la carenza di documenti ha portato alla pendenza della base fiscale, il contribuente affronta una multa del 10 percento della quantità di tasse non pagate, ma non meno di 15.000 rubli. La conservazione dei documenti non è ignorata e nella legislazione criminale. Sulla base del paragrafo 1 dell'articolo 325 del codice penale della Federazione Russa, il rapimento, la distruzione, il danno o l'occultamento dei documenti ufficiali dall'interesse personale possono essere puniti con la reclusione per un massimo di un anno. Ma, naturalmente, le agenzie di forze dell'ordine dovranno dimostrare un tale interesse. Infine, in quanto la Società è conforme alla legislazione d'archivio, può verificare i dipendenti delle autorità di archiviazione. Ai sensi dell'articolo 13.20 del Codice della Federazione Russa su reati amministrativi, la violazione delle norme di stoccaggio, acquisizione, contabilità o uso dei documenti d'archivio minaccia i funzionari con un avvertimento o una multa da 300 a 500 rubli.
Come è responsabilità per la memorizzazione dei documenti
Il capo della compagnia e il gabinetto principale sono responsabili della memorizzazione dei documenti. Inoltre, sulla base della legge contabile, il direttore è responsabile dell'organizzazione dello storage, in particolare per la presenza di locali speciali, armadi di chiusura, cassaforte. E il principale contabile garantisce la conservazione dei documenti e trasferiscili all'archivio. Per fare ciò, può assegnare persone responsabili (paragrafo 6.6 e 6.2 della situazione). Ad esempio, nel tempo, le informazioni riflesse su supporti cartacei possono essere perse (sbiadimento). In questo caso, è necessario prendersi cura di creare copie di questi documenti e assicurarli con la stampa della società. La presente raccomandazione deriva dalla lettera del Ministero della Finanza della Russia datata il 3 aprile 2007 n. 03-03-06 / 1/209.
Come si fa con i documenti il \u200b\u200bcui archiviazione è scaduto?
I documenti devono essere memorizzati almeno fino a quando non richiedono ispettori fiscali durante il controllo. Sulla base del paragrafo 4 dell'articolo 89 del codice fiscale della Federazione Russa, un periodo non superiore ai tre anni del calendario che precede le decisioni decisioni precedette possono essere controllate. Quindi, i documenti dei tre anni precedenti devono essere memorizzati.
Nel frattempo, la legislazione fiscale aggiunge un altro anno a questo periodo. Secondo il comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del codice fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono obbligati a garantire la sicurezza dei documenti necessari per calcolare e pagare le tasse entro quattro anni. Questi includono dati contabili e contabili fiscali, nonché documenti che confermano il ricevimento di reddito, spese e retribuzione (ritenzione) delle tasse. Un requisito simile è stabilito per gli agenti fiscali (sub. 5, paragrafo 3 dell'art. 24 del codice fiscale della Federazione Russa). E da quale momento contare il termine di quattro anni?
Il calcolo delle imposte è effettuato in base ai risultati dei periodi fiscali (paragrafo 1 dell'art. 55 del codice fiscale della Federazione Russa). Si scopre che un periodo di quattro anni deve essere contato dal giorno successivo dopo la fine del periodo fiscale. Ad esempio, prendere l'IVA: a quale data è necessario memorizzare i documenti relativi ai calcoli di questa tassa per il trimestre IV del 2012? L'inizio del termine di quattro anni sarà il 1 ° gennaio 2013 e la laurea - 31 dicembre 2016. Si scopre che nel 2016 è necessario memorizzare i documenti del 2012. Cioè anni, che non rientra nell'ispezione in loco.
Da questa regola ci sono due eccezioni. Il primo è i registri necessari per dedurre l'IVA: il libro di acquisto e il libro di vendita, oltre a riviste contabili dell'esposizione e della fattura ricevuta. Iniziando il loro periodo di stoccaggio definisci dalla data dell'ultima voce in essi (clausola 24 della sezione II dell'appendice 4, comma 22 della sezione II dell'appendice 5 e del paragrafo 13 della II Applicazione 3 del decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137). La seconda eccezione è i documenti che confermano il valore iniziale della proprietà ammortizzata. Tempo di conservazione per loro, considerarli dal momento in cui hanno cessato di accumulare ammortamento (la lettera del Ministero delle Finanze della Russia datata il 26 aprile 2011 n. 03-03-06 / 1/270).
Tempo di conservazione documenti contabili Installato sia nella legislazione sulla contabilità. Dall'articolo 29 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "sulla contabilità" (di seguito - l'atto della contabilità) ne consegue che:
- I documenti contabili primari, i registri contabili e le relazioni contabili devono essere memorizzati durante le scadenze stabilite dalle regole del caso di archiviazione statale, ma almeno cinque anni. (I termini di conservazione dei documenti tipici archivistici sono definiti nell'elenco approvato dall'ordine del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558);
- Documenti di politiche contabili, standard di materia economica, altri documenti relativi all'organizzazione e contabilità della contabilità, compresi i fondi che garantiscono la riproduzione dei documenti elettronici, nonché un'autenticazione elettronica della firma, dovrebbe essere mantenuta almeno cinque anni dopo l'anno in che sono stati utilizzati per la creazione di rendiconti contabili per l'ultima volta.
Pertanto, non essere puniti per la violazione delle norme stabilite dalla legge del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ, mantengono dichiarazioni fiscali, calcoli, registri e altri documenti di almeno cinque anni.
Diverse eccezioni dalla regola generale
Quindi, come regola generale, è necessario conservare titoli almeno cinque anni. È un tempo massimo che la legge sulla contabilità è stabilita. Allo stesso tempo, la profondità massima dell'audit fiscale è di tre anni. Pertanto, è particolarmente importante rispettare la sicurezza dei documenti relativi al calcolo delle tasse, che è proprio in questo periodo. Se non hai abbastanza documenti, diciamo, cinque anni fa, multato puoi essere in grado di violare le regole per la memorizzazione dei documenti.
Nel frattempo, in alcuni casi, il tempo di conservazione dei documenti contabili è determinato da regole speciali. Di conseguenza, anche l'assenza di documenti, ad esempio, la prescrizione di sei anni può portare a multe per l'impresa dei pagamenti fiscali. Analizzeremo tali situazioni separatamente.
"Pervica" per la proprietà acquisita. Documenti per l'acquisto di immobilizzazioni e attività immateriali È necessario mantenere indipendentemente dalla vita utile di questi oggetti. Dopo tutto, la carta è necessaria per confermare il costo iniziale ai fini del calcolo del deprezzamento, nonché la tassa di proprietà. Inoltre, senza il "Primario", l'azienda non sarà in grado di confermare il valore della proprietà in vendita. Inoltre, ciò vale per entrambe le risorse fisse e altre proprietà. Pertanto, la carta deve essere conservata quattro anni dopo tale periodo di segnalazione in cui la proprietà ha scritto dal saldo o venduto (un periodo in cui la proprietà è stata cancellata dal saldo o venduto (sub. 8 del paragrafo 1 dell'art. 23 del codice fiscale della Federazione Russa, la lettera del Ministero della Finanza della Russia dal 26 aprile 2011 n. 03-03-06 / 1/270).
Requisiti speciali per aziende non redditizie. I contribuenti del profitto hanno il diritto di ridurre la base fiscale del periodo attuale per la perdita dei periodi fiscali precedenti nel modo prescritto dall'articolo 283 del codice fiscale. Le perdite possono essere prese in considerazione 10 anni successivi.
Tuttavia, se la Società trasferisce perdite per il futuro, durante l'intero periodo di utilizzo di questo vantaggio, è obbligata a memorizzare i documenti che confermano l'ammontare della perdita sostenuta (clausola 4 dell'art. 283 del codice fiscale della Federazione Russa) . Questa norma consente alle autorità fiscali di richiedere documenti sulle perdite passate che la Società dichiara nella dichiarazione per il periodo corrente. Sulla base di ciò, la cancellazione delle perdite è possibile solo quando presenta i documenti primari che confermano il risultato finanziario ottenuto.
L'obbligo di memorizzare i documenti sulle perdite durante l'intero periodo della loro cancellazione è valida anche per i pagatori di una sola macchina agricola (clausola 5 dell'articolo 346.6 del codice fiscale della Federazione Russa) e per "Semplit" (clausola 7 dell'articolo 346.18 del codice fiscale della Federazione Russa).
Scrivi di crediti senza speranza.È necessario conservare quattro anni dopo tale periodo in cui il debito della controparte è stato riconosciuto come senza speranza. Allo stesso tempo, la durata di conservazione è estesa se il periodo di limitazione è stato interrotto e cominciò a fluire .
Richiamare: Secondo il comitato 2 del paragrafo 2 dell'articolo 265 del Codice FISCALE della Federazione Russa, le somme di debiti senza speranza sono pari alle spese non disattivazionali del contribuente come perdita ottenuta nel periodo di rendicontazione (tasse). Tali spese riducono la base fiscale quando si calcola la tassa sul reddito. Naturalmente, in presenza di documenti di conferma.
Pertanto, i documenti contabili primari che confermano l'ammontare dei crediti sono caratterizzati dal valore dei diritti di proprietà in partenza, cioè la quantità di consumo. Pertanto, il conto alla rovescia dello stoccaggio di tali documenti dovrebbe essere ri-avviato dal momento di scrivere il debito senza speranza. Se distruggi i documenti in anticipo, la Società perderà il diritto di riconoscere i debiti senza speranza nelle spese, perché non sarà in grado di confermare le autorità fiscali.
Conservazione dei documenti contabili primari per scadenze installate - uno dei doveri delle imprese e imprenditori individuali. Nell'articolo, ti diremo come memorizzare la contabilità e la documentazione fiscale e ciò che dovrebbe essere preso nel caso della sua perdita.
Uno dei doveri della Società (Imprenditore individuale) è la conservazione dei dati contabili e contabili fiscali e altri documenti necessari per calcolare e pagare le tasse. Questi includono documenti che confermano la ricevuta di reddito, spese, nonché il pagamento o la conservazione dei pagamenti obbligatori. Questo requisito è presentato dalla sottoclama 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del codice fiscale.
Durante le scadenze, che sono stabilite in conformità con le regole dell'organizzazione del caso di archiviazione statale, ma almeno cinque anni dopo l'anno di riferimento, la società deve essere memorizzata:
- documenti contabili primari;
- registri contabili;
- reporting contabile (finanziario).
L'elenco dei documenti di archivio del modello di gestione generati durante le attività delle organizzazioni, indicando i tempi del loro deposito approvati dall'ordine del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558. Secondo lui, deve essere memorizzato:
- dichiarazioni contabili annuali - costantemente, trimestrali - per cinque anni e mensilmente - entro un anno;
- documenti di politiche contabili - cinque anni;
- documenti contabili primari e registri contabili - cinque anni, soggetti a verifica (revisione).
Più alto Corte di arbitrato Decisione RF del 21 febbraio 2012 n. 14589/11 a sinistra senza soddisfazione della Dichiarazione di invalidazione dell'ordine nominato nella parte della quale alle aziende azionarie e agli altri organizzazioni commercialiI non sostenuti nelle autorità federali della proprietà statale, il dovere di memorizzare i documenti elencati nell'elenco menzionato, indicando i tempi di archiviazione.
Inoltre, l'entità economica dovrebbe garantire condizioni sicure per la memorizzazione di documenti contabili e la loro protezione contro le modifiche.
L'organizzazione di archiviazione dei documenti contabili è assegnata al capo della Società. L'imprenditore individuale ha la responsabilità di mantenere i documenti contabili (se così, naturalmente, è condotto), è assegnato a lui (articolo 7 e 29 della legge del 6 dicembre 2011 n. 402-фз).
Violazione della procedura di stoccaggio
La mancanza di contabilità contabile e fiscale, altri documenti necessari per calcolare e pagare le tasse, è grave violazioni delle regole per il reddito e le spese contabili e le strutture fiscali. Per un tale reato, il contribuente è soggetto a una multa di 10.000 rubli. Se i documenti persi si riferiscono a non uno, ma diversi periodi fiscali, la penalità aumenta a 30.000 rubli.
L'ispettorato fiscale può associare la mancanza di documenti con l'understatement della base imponibile. Quindi la quantità della multa sarà del 20 percento della quantità di retribuzione obbligatoria non retribuita, ma non meno di 40.000 rubli. Base -
Articolo 120 del codice fiscale.
Perdita documenti necessari Può causare ritenere che il contribuente possa essere ritenuto responsabile ai sensi dell'articolo 122 "mancato pagamento o pagamento incompleto delle imposte (raccolta)", nonché nell'articolo 126 "ilrestraint autore fiscale Le informazioni necessarie per l'attuazione del controllo fiscale "del codice fiscale.
La violazione approssimativa delle regole contabili e la presentazione delle relazioni contabili, nonché l'ordine e le scadenze per la conservazione delle credenziali comporta l'imposizione di una multa amministrativa funzionari Nell'ammontare da due mila a tremila rubli (articolo 15.11 del codice amministrativo della Federazione Russa).
Conservazione dei documenti
Secondo il regolamento sui documenti e il flusso di documenti in contabilità, che è approvato dall'ordine del Ministero della Finanza della Russia del 29 luglio 1983 n. 105 (di seguito denominato il regolamento n. 105), documenti primari, registri contabili, Rapporti contabili e saldi sono soggetti a trasferimento obbligatorio all'archivio. Prima di ciò, dovrebbero essere in contabilità in locali speciali o chiusura degli armadi sotto la responsabilità delle persone autorizzate.
I documenti primari elaborati manualmente del mese corrente, relativi a un registro contabile specifico, sono completati in ordine cronologico e sono accompagnati da un certificato per l'archivio.
Titolari di cassa, rapporti di spesaI estratti conto bancari con i documenti relativi a loro devono essere selezionati in ordine cronologico e intrecciati. I tipi separati di documenti possono essere memorizzati non rilassati, ma collegati in cartelle per evitare perdite o abusi.
La Società (nonché un singolo imprenditore) può creare il proprio archivio o utilizzare i servizi di memorizzare un archivio stato o un archivio municipale (parte 2 dell'art. 13, parte 4 dell'articolo 18 della legge del 22 ottobre 2004
№ 125-фз; Next-Law n. 125-FZ).
Attenzione
I costi per la memorizzazione dei documenti in contabilità, di norma, sono spese manageriali. Si riflettono nel conto 26 " Costi generali di gestione". Nel contabilità fiscale, tali costi riguardano l'altro sulla base del comma 18 del paragrafo 1 dell'articolo 264 del codice fiscale.
Se c'è il tuo archivio, è necessaria l'esecuzione di determinati compiti. Tra loro:
- creazione di condizioni finanziarie, materiali e tecniche e altre condizioni necessarie per l'acquisizione, lo stoccaggio, la contabilità e l'uso dei documenti di archivio;
- fornire gli edifici creati dagli archivi e dai locali (o) che soddisfano i requisiti normativi di memorizzazione dei documenti di archivio e delle condizioni di lavoro degli archivi degli archivi (parte 1 dell'articolo 15 della legge n. 125-FZ);
- garantire la sicurezza dei documenti d'archivio durante il tempo di conservazione stabilito (parte 1 dell'articolo 17 della legge
№ 125-фз);
Così, dovrebbe essere assegnata una stanza separata con ripiani speciali, scaffali o armadi non udenti. Per proteggere i documenti da sbiadire alle finestre, se disponibili, stabilire tende o tende da appendere.
Per evitare la penetrazione non autorizzata nella sala d'archivio, si consiglia di equipaggiare le aperture della finestra con griglie in metallo e installare una porta metallica.
È anche necessario sviluppare una nomenclatura di affari e posizionare la sua copia presso l'archivio interno stesso. Ciò farà risparmiare tempo per trovare i documenti necessari.
Attenzione
Oggi ci sono aziende di archivio che offrono servizi di stoccaggio non richiesti e relativi manutenzione di archivio in impianti di archiviazione di archivisti protetti appositamente attrezzati e 24 ore su 24. Pertanto, è possibile trasferire la documentazione contabile e fiscale per lo stoccaggio non requisito di un'azienda specializzata.
Conservazione di documenti primari elettronici, documenti contabili e imposte contabili sono ammessi in forma elettronica, salvo diversamente fornito da regolamentazione atti legali RF e, a condizione che i documenti elettronici siano certificati utilizzando una firma elettronica, di regola, qualificata.
I documenti contabili primari effettuati in formato elettronico devono essere tenuti insieme a certificati di tasti di firma, con documenti che confermano lo stato di tali certificati e con fondi che consentono di lavorare con documenti elettronici e una firma elettronica.
Le informazioni negli archivi elettronici e gli strumenti per la sua lavorazione (stoccaggio) devono essere protetti da accesso e esposizione non autorizzati. Dovrebbe essere garantito di garantire una sufficiente affidabilità di stoccaggio degli archivi citati in conformità con le regole del caso di archiviazione statale.
Inoltre, è importante creare copie di backup dei documenti elettronici. Fornirà un'opportunità di ripristinare le informazioni in caso di tecniche di calcolo. Inoltre, il backup si consiglia di salvare non solo sul disco rigido su cui si trova la base di informazioni stessa, ma anche su dispositivi di archiviazione esterni (schede flash, dischi).
Per memorizzare documenti elettronici, non sarà superfluo condurre registri contabili elettronici o cartacei.
I documenti contabili contano fino all'80% della gestione totale dei documenti dell'organizzazione. Storage, oltre a distruzione tempestiva dei documenti contabili - un compito urgente per molti contabili. Più spesso, un'attenzione particolare è rivolta ai requisiti della legislazione in termini di ordine e tempo di conservazione documentazione contabile. Sono queste due domande che cercheranno di rivelare l'esperto dell'archivio dell'archivio della società di archiviazione.
1. L'ordine di stoccaggio dei documenti contabili - perché mantenere i documenti?
La procedura per la memorizzazione dei documenti è regolata dai seguenti documenti chiave:
- Legge federale del 22/10/2004 n. 125-FZ "sul business archivio in Federazione Russa»;
- le principali regole degli archivi dell'organizzazione sono approvate dalla decisione Rosarhiva del 06.02.2002 (in appresso denominata quanto le norme principali);
- elenco dei documenti tipici di archivio di gestione formati nel processo di corpi statali, organi governi locali e organizzazioni, indicando i tempi di conservazione, approvati dall'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 N 558;
- le attuali normative su documenti e documenti fluiscono in contabilità, approvati dall'ordine del Ministero dell'URSS della Finanza del 29 luglio 1983 n. 105.
La procedura per la memorizzazione dei documenti contabili è definita nella legge federale del 21 novembre 1996 n 129-FZ "sulla contabilità", nonché nel codice fiscale della Federazione Russa.
Articolo 17 della legge federale n. 129-FZ "Accounting" afferma che le organizzazioni sono obbligate a mantenere la documentazione contabile (documenti contabili primari, sulla base del quale una società conduce registri contabili, registri contabili, relazioni contabili) i termini stabiliti in Conformemente alle regole dell'organizzazione di un caso di archiviazione statale, ma allo stesso tempo il periodo minimo di stoccaggio non può essere inferiore a cinque anni.
Un requisito simile è istituito dal paragrafo 98 del bilancio contabile e finanziario nella Federazione Russa, approvata dall'ordine del Ministero delle Finanze della Russia datata il 29 luglio 1998 n 34n.
Il codice fiscale della Federazione russa obbliga i contribuenti per quattro anni per garantire la sicurezza della contabilità contabile e fiscale e altri documenti necessari per calcolare e pagare le tasse. Ciò si applica anche ai documenti che confermano il ricevimento del reddito, il costo delle spese, nonché il pagamento (detrazione) delle tasse. I singoli imprenditori che utilizzano USN devono essere conformi a questo standard se altri termini non sono previsti dalla legge.
Attenzione particolare dovrebbe essere pagata Elenco dei documenti tipici di archivio di gestionepresentato nel processo di attività di organismi statali, governi e organizzazioni locali, indicando il tempo di conservazione, approvato dall'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 N 558 (di seguito - la lista).
Questo elenco comprende i tipici documenti di archivio di gestione formati nel processo di attività degli organismi statali, governi e organizzazioni locali nell'attuazione della stessa funzione (comune o più) funzioni di gestione, indipendentemente dalla proprietà, indicando i tempi di conservazione. L'elenco contiene documenti raggruppati in sezioni compilate quando i fatti della vita economica delle organizzazioni e delle istruzioni per il suo utilizzo. Tra le sezioni assegnate nell'elenco, in particolare, sezione 4 "Contabilità e segnalazione" contenenti sottosezioni 4.1. "Contabilità e segnalazione" e 4.2. "Contabilità e rendicontazione statistica".
Per determinare automaticamente il tempo di archiviazione dei documenti contabili, si consiglia di utilizzare il servizio online di archiviazione gratuito, che cerca documenti su tre elenchi principali, compresa l'elenco dei documenti tipici di archivio di gestione approvati dall'ordine del Ministero della cultura della Federazione Russa di 25 agosto 2010
Va inoltre notato che, conformemente all'articolo 5 della legge federale del 22/10/2004 n. 125-FZ "sul distretto di archivio nella Federazione Russa" sui documenti di archiviazione comprendono tutti i documenti, indipendentemente dal tipo di loro corriere. Ciò significa che memorizzare documenti si riferisce sia ai documenti su carta che su supporti elettronici.
Siete pregati di notare che dal 1 ° gennaio 2013 la legge federale del 6 dicembre 2011 entra in vigore n. 402-FZ "sulla contabilità" nell'articolo 29 della quale è indicato che i documenti contabili primari, registri contabili, contabilità (finanziaria) Segnalazione da memorizzare soggetto economico Durante le scadenze stabilite in conformità con le regole dell'organizzazione del caso di archiviazione statale, ma almeno cinque anni dopo l'anno di riferimento. Il che si traduce nelle norme operative in precedenza della legislazione fiscale e contabilità.
Documenti di politiche contabili, standard di materia economica, altri documenti relativi all'organizzazione e contabilità della contabilità, compresi i fondi che forniscono riproduzione dei documenti elettronici, nonché un'autenticazione di firma elettronica da immagazzinare da un'entità economica per almeno cinque anni dopo l'anno in cui hanno usato per compilare il reporting contabile (finanziario) per l'ultima volta.
2. Responsabilità per lo stoccaggio improprio dei documenti contabili
Prima di tutto, la responsabilità di organizzare lo stoccaggio dei documenti dell'organizzazione, compresi i documenti contabili primari, è responsabile. La responsabilità per la sicurezza dei documenti contabili primari, i registri contabili e contabili portano anche il capo contabile dell'istituzione.
La documentazione può essere persa a causa di disastri naturali o azioni illecite di terzi. Se i documenti sono scomparsi come risultato di alcune azioni illecite (ad esempio, appropriazione indebita), questo fatto deve essere confermato dalle forze dell'ordine. I documenti persi a seguito di disastri naturali sono anche emessi dalle autorità competenti. In caso di incendio, questo può essere un certificato di supervisione del fuoco.
Nel caso della perdita dei documenti contabili primari, il capo dell'organizzazione, conformemente al paragrafo 6.8, le disposizioni sui documenti e la gestione dei documenti nomina una Commissione a indagare sulle cause di perdita dal suo ordine.
La mancanza di documenti primari che giustificano la Commissione di qualsiasi operazione economica, ai sensi dell'art. 120 Codice fiscale si riferisce a violazioni lorde di reddito contabilità e spese, in base alle quali è compreso:
- mancanza di documenti primari o fatture o registri contabili;
- sistematico (due volte o più durante l'anno di calendario) la ritardo o la riflessione errata nei conti contabili e nella segnalazione operazioni economiche i soldi, valori materiali, beni immateriali e investimenti finanziari Contribuente.
Per quanto riguarda la responsabilità di non adempimento delle norme per lo stoccaggio dei documenti contabili, può essere amministrativo e tassa. Come menzionato sopra, la mancanza di documenti primari, i registri contabili sono una grave violazione delle norme contabili del reddito, delle spese, degli oggetti fiscali e comporta una multa di 5.000 a 15.000 rubli. (Art. 120 Codice fiscale della Federazione Russa).
Fine amministrativa B. questo caso Può essere nominato come violazione dei requisiti di archivio per lo stoccaggio dei documenti (articolo 13.20 del codice amministrativo - 300-500 rubli) e per la violazione lorda delle norme contabili, se dovute alla mancanza di documenti, relazioni contabili sono distorti (art. 15.11 calibro - 2000-3000 migliaia. RUB.).
La distruzione dei documenti senza rispettare il loro tempo di archiviazione è illegalee comporta la responsabilità amministrativa. Conformemente all'art. 13.20 Codice amministrativo del Codice amministrativo della Federazione Russa è stato istituito sanzioni amministrative per aver violato le regole di stoccaggio, acquisizione, contabilità o utilizzando documenti sotto forma di avvertimento o imposizione di una multa amministrativa.
3. Distruzione dei documenti sulla base del loro tempo di archiviazione
Conformemente al paragrafo 1.1 del regolamento esemplare sulla Commissione di esperti permanenti dell'istituzione, dell'organizzazione, delle imprese approvate per ordine di Rosarhiva del 19 gennaio 1995 n 2 per l'esame del valore dei documenti creati nel corso dell'organizzazione, della selezione e del La preparazione del trasferimento a STATO STOCCAGGIO Gli archivi dell'organizzazione crea una commissione permanente di esperti.
Comprende gli specialisti più qualificati di tutte le divisioni strutturali esistenti della Società, che possono valutare il valore di determinati tipi di documenti. La composizione della Commissione di esperti è approvata dal capo dell'organizzazione. È la Commissione di esperti nell'organizzazione che è stata emessa dalla selezione dei documenti per lo stoccaggio continuo e temporaneo, decide anche sulla distruzione dei documenti il \u200b\u200bcui tempo di conservazione è scaduto.
Questa Commissione di esperti effettua un esame del valore dei documenti nella fase di preparazione alla memoria di archivio e seleziona i documenti dell'organizzazione per ulteriori stoccaggio e distruzione. Di conseguenza, la Commissione Liquidation dovrebbe creare una commissione di esperti e condurre un esame di tutti i documenti disponibili dell'organizzazione.
Secondo i risultati dell'esame dei documenti della Commissione di liquidazione, è necessario organizzare la procedura per la distruzione dei documenti il \u200b\u200bcui periodo di conservazione è scaduto. I principi della distruzione fisica dei documenti sono stabiliti in P.9.9. Standard nazionale della Federazione Russa "Sistema di standard per informazioni, biblioteca e pubblicazione. Gestione documenti. Requisiti generali. GOST R ISO 15489-1-2007, approvato per ordine di rostechregolazione dal 12.03.2007 N 28-art.
Secondo la legge federale del 22/10/2004 N 125-FZ "sul distretto di archivio nella Federazione Russa" nella liquidazione di organizzazioni non statali formate nel processo delle loro attività e incluse nel fondo archiviato della Federazione Russa, Documenti archivistici, documenti per il personale, nonché i documenti di archivio, il temporizzazione della cui immagazzinamento temporaneo non è scaduto, sono trasmessi dalla Commissione di liquidazione in una condizione ordinaria per lo stoccaggio nello stato pertinente o nell'archivio municipale sulla base di un accordo tra la commissione di liquidazione e lo stato o l'archivio municipale. Allo stesso tempo, la Commissione Liquidation organizza la snellonizzazione dei documenti d'archivio dell'organizzazione liquidata.
Di conseguenza, se la durata di conservazione dei documenti non è scaduta, la Commissione della liquidazione dovrebbe organizzare la loro razionalizzazione e trasferimento allo stato o all'archivio municipale per il contratto pertinente.
Se un'organizzazione non è una fonte di reclutamento di stato, archivi municipali, la distruzione dei documenti è fatta senza coordinamento con le autorità d'archivio.
Nelle organizzazioni che non trasmettono documenti all'archivio statale, i documenti da distruggere sono determinati solo dopo le decisioni delle sezioni annuali della descrizione dei casi di stoccaggio costante e sul personale - solo dopo l'approvazione da parte del capo dell'organizzazione.
La distruzione dei documenti con periodi di stoccaggio scaduta è obbligatoria è rilasciata come atto, che sta preparando una commissione di esperti e approva il capo dell'organizzazione. Forma unificata Non vi è tale atto, quindi l'organizzazione dovrebbe sviluppare la sua forma (nell'atto deve essere presente tutti i dettagli attribuibili dalla legge N 129-FZ alla composizione di obbligatoria) e consolidare il proprio utilizzo politiche contabili Aziende. Ti ricordiamo ancora una volta che nella forma indipendente sviluppata di un atto deve essere presente tutti i dettagli attribuibili dalla legge N 129-FZ in obbligatorio.
I documenti vengono distrutti solo soggetti a periodo specificato Inventario. Se il periodo che copre i documenti non è osservato, non possono essere distrutti. L'inizio del periodo di stoccaggio dei documenti è considerato il 1 ° gennaio dell'anno successivo all'anno in cui sono stati elaborati (o presi in considerazione). Ad esempio, il calcolo del periodo di stoccaggio dei casi compilato nel 2010, inizia il 1 ° gennaio 2011.
Va inoltre notato che indipendentemente dal fatto che l'organizzazione sia la fonte dell'acquisizione di archivi statali o meno, l'assegnazione dei casi di distruzione può essere effettuata dalla società specializzata (archiviazione). Questo approccio consente:
- eliminare un rischio minimo di selezione errata (illegale) di documenti per la distruzione o delegare la sua organizzazione di terze parti;
- ridurre il carico del necrofilo sul ragioniere;
- aumentare significativamente l'efficienza dell'assegnazione degli affari alla distruzione;
- preparare un atto sull'assegnazione degli affari alla distruzione in stretta conformità con le norme della legislazione.
Per memorizzare i documenti, un'organizzazione può utilizzare i servizi di un'azienda di archiviazione specializzata (archiviazione non richiesta di documenti) o creare il proprio archivio. Il diritto dell'organizzazione di creare un archivio è sancito nella legge federale del 22 ottobre 2004 n 125-FZ "sul business di archiviazione nella Federazione Russa".
Se l'organizzazione mantiene la documentazione di per sé, allora per questi scopi, è opportuno assegnare una stanza separata per questo scopo, che è solitamente dotata di ripiani o rack speciali. Se ci sono finestre nell'archivio, dovrebbero essere mantenute o impostare le tende, altrimenti non sarà possibile proteggere i documenti dagli effetti della luce, e quindi il loro sbiadimento non è escluso. Inoltre, per questi scopi, invece di rack, è possibile utilizzare armadi non udenti.
Le aperture della finestra sono consigliabili per equipaggiare i reticoli metallici, specialmente se il ripostiglio si trova sul primo o in piano sociale Edifici, inoltre, è meglio installare nell'archivio e una porta metallica. Tali misure consentiranno all'organizzazione di evitare ingressi non autorizzati nella sala d'archivio.
Per non trascorrere molto tempo per trovare i documenti necessari, le organizzazioni dovrebbero sviluppare una nomenclatura dei casi, una copia di cui deve essere collocata nell'archivio interno stesso.
Si prega di notare che l'emissione della documentazione contabile dalla contabilità, nonché dall'archivio della società ai dipendenti di altre unità strutturali dell'organizzazione, di solito non è consentita. In alcuni casi, la documentazione può essere rilasciata, ma solo con il permesso del ragioniere capo.
L'archiviazione non competitiva dei documenti sopra menzionati è un modo efficace per organizzare un archivio contabile, che prevede il trasferimento dei documenti contabili per lo stoccaggio in un archivio professionale dotato di attrezzature moderne (rack d'archivio, scatole specializzate, sistemi di controllo degli accessi e sicurezza antincendio). I principali vantaggi di questa tecnologia sono:
- riducendo il carico non core su un contabile;
- protezione contro l'accesso non autorizzato alle informazioni riservate;
- conservazione di documenti importanti;
- riducendo i costi associati all'apparecchiatura del proprio archivio e alla sua successiva manutenzione;
- il rilascio dello spazio ufficio.
La procedura e i tempi di conservazione dei documenti di contabilità contabile e fiscale, documenti del personale
Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dai tipi di attività, il volume della produzione, il numero di personale ha inevitabilmente affronta il requisito della legislazione sulla progettazione documentale delle operazioni finanziarie ed economiche, relazioni del lavoro. Questo requisito è dovuto non solo alla necessità di razionalizzare il processo di produzione, ma anche la necessità di attuare il controllo dello stato sulle attività delle entità economiche. La legislazione stabilisce determinati requisiti composti, la forma di documenti, che costituiscono il processo di produzione, nonché i requisiti per le procedure di temporizzazione e stoccaggio, distruggono questi documenti.
Requisiti per lo stoccaggio dei documenti contabili contabili e imposte
La legislazione sulla contabilità contabile e fiscale, sulla business archivio stabilisce vari requisiti per la memorizzazione di documenti contabili e reporting contabili contabili e fiscali. La differenza di stoccaggio dei documenti è dovuta all'importanza del documento, la sua necessità di contabilizzazione, per calcolare e pagare le tasse.
Pertanto, nel Codice Fiscale della Federazione Russa, vi è un limite di conservazione di quattro anni di durata della contabilità e dei documenti di contabilità fiscale necessari per calcolare e pagare le tasse. Questo periodo in conformità con P.P. 8 p. 1 Art. Il codice fiscale 23 della Federazione Russa si applica ai documenti che confermano il ricevimento del reddito, le spese (per le organizzazioni e gli imprenditori individuali), nonché la retribuzione (ritenzione) delle tasse.
La legislazione sulla contabilità è fissata dalla durata minima di scaffale di cinque anni di dati contabili e reporting. Altre scadenze, a seconda del tipo di documento, sono stabilite dalla legge sul business dell'archivio. Quindi, secondo l'arte. 17 della legge federale del 21.11.96 n. 129-FZ "sulla contabilità" (di seguito denominata aziendale di archiviazione di stato, ma non meno di cinque anni.
In precedenza, i requisiti del caso di archivio statale per memorizzare i documenti sono stati detenuti nell'elenco dei documenti di gestione standard presentati alle attività delle organizzazioni con indicazione del loro periodo di stoccaggio approvato dal servizio di archivio federale della Russia 6.10.2000 in conformità con l'ordine di Rosarhiva del 26 agosto 2010 n. 63 dell'elenco specificato che ha perso forza. Attualmente, esiste un elenco di documenti di archivio di gestione tipici presentati nel processo di organismi statali, governi locali e organizzazioni, che indicano i tempi di conservazione, approvati dall'ordine del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558 ( di seguito - la lista). Questo elenco stabilisce tipi specifici di documenti contabili e reporting, indicando i tempi della loro storage.
In generale, i documenti per la durata di conservazione sono suddivisi nei seguenti gruppi: documenti con un periodo di stoccaggio limitato (1 anno, 3 anni, 5 anni, ecc.), Documenti di conservazione costante; stoccaggio alla pericina della necessità; Archiviazione per sostituire nuovi documenti. Ad esempio, i documenti analitici (tabelle, report) per i rendiconti finanziari annuali dovrebbero essere conservati per 5 anni; Carte facciali, conti dei dipendenti - 75 anni. Trasmissione, divisione, saldi di liquidazione, applicazioni, note esplicative Per loro, il certificato di registrazione dovrebbe essere mantenuto costantemente. Elenchi esecutivi dipendenti - alla minimizzazione della necessità. Forme forme di segnalazione statistica nelle organizzazioni che non sono i loro sviluppatori - prima di sostituire nuovi, ecc.
Documenti che confermano il calcolo e il pagamento dei premi assicurativi in fondi extrabudgetari.Deve essere conservato per 6 anni (paragrafo 6 della parte 2 dell'art. 28 della legge federale del 24 luglio 2009 n. 212-FZ).
Documentazione quadro del tempo di archiviazione
La documentazione quadro del tempo di archiviazione è definita nell'elenco per:
- documenti che sono emessi da relazioni di lavoro, in particolare:
- organizzazione di attività lavorative e lavori;
- laburing, tariffazione, salario;
- la sicurezza e la salute sul lavoro;
- documenti che sono emessi fornitura del personale, in particolare:
- reception, movimento, traduzione, licenziamento dei lavoratori;
- stabilire qualifiche dei dipendenti;
- migliorare le qualifiche dei dipendenti;
- premio.
Documentazione del personale Le sezioni 7 "relazioni di lavoro" e 8 "Supporto per il personale" sono assegnati all'elenco. Per esempio, contratti di lavoro (contratti di servizio), accordi di lavoro, contratti, non inclusi in casi personali, sono conservati 75 anni; Le carte personali dei lavoratori, compresi i lavoratori temporanei, sono conservati 75 anni; Le caratteristiche, i curriculum dei lavoratori che non sono inclusi nei casi personali sono conservati per 5 anni e così via sulla lista; I documenti personali personali (record di lavoro, diplomi, certificati, certificati, certificati) sono conservati alla domanda e non reclamati 75 anni.
Ordine di archiviazione dei documenti contabili
Per memorizzare i documenti, l'organizzazione crea archivi (parte 2 dell'art. 13 della legge federale del 22/10/04 n. 125-FZ "su archiviato nella Federazione Russa"). Secondo il regolamento sui documenti e il flusso di documenti nella contabilità, approvati dal Ministero della Finanza dell'URSS del 29.07.83. No. 105, documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e saldi sono soggetti a trasmissione obbligatoria all'archivio. Allo stesso tempo, il lavoro è organizzato in conformità con le principali regole del lavoro degli archivi delle organizzazioni (approvato dalla decisione del Collegio Rosarhiva del 6 febbraio 2002).
Documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e bilanci Prima di inviarli all'archivio di un'impresa, le istituzioni dovrebbero essere mantenute in contabilità in locali speciali o chiusura degli armadi sotto la responsabilità delle persone autorizzate dal Ragioniere. Blanks. segnalazione rigorosa Deve essere immagazzinato in cassaforte, armadi metallici o locali speciali, consentendo loro di garantire la loro sicurezza.
La procedura per la memorizzazione dei documenti primari e di uscita sui supporti leggibili dalla macchina è definita nel relativo documenti normativiGestione della gestione contabile in condizioni della sua meccanizzazione (Automazione).
I documenti primari elaborati manualmente del mese corrente, relativi a un registro contabile specifico, sono completati in ordine cronologico e sono accompagnati da un certificato per l'archivio. Ordini in contanti, rapporti anticipati, estratti conto bancari con i documenti relativi a loro devono essere selezionati in ordine cronologico e intrecciati. I tipi separati di documenti (outfit di lavoro, report sostitutivi) possono essere memorizzati non rilassati, ma collegati in cartelle per evitare perdite o abusi.
Il Ministero delle Finanze della Russia in una lettera datata 24.07.08 No. 03-02-07 / 1-314 No. 03-02-07 / 1-314 Nota che la memorizzazione dei documenti primari, dei documenti contabili contabili e fiscali può essere eseguita in forma elettronica, se non diversamente fornito dal Atti giuridici regolamentari della Federazione Russa. Allo stesso tempo, il loro stoccaggio sui supporti della macchina dovrebbe essere effettuato in conformità con la legge federale del 10.01.02. No. 1-FZ "sulla firma digitale elettronica" utilizzando una firma digitale elettronica, equivalente alla propria firma nel Documento sulle informazioni sulla carta.
Conservazione dei documenti primari, registri contabili, rapporti contabili Entrambe le saldi, la registrazione e il trasferimento di loro all'archivio forniscono il principale ragioniere dell'impresa, istituzioni. L'emissione di documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e saldi dalla contabilità e dall'archivio dell'impresa, le istituzioni dei dipendenti di altre divisioni strutturali dell'impresa, le istituzioni di solito non sono consentite, e in alcuni casi possono essere trasportate solo fuori per ordine del ragioniere capo.
Il sequestro dei documenti primari, registri contabili, relazioni contabili e saldi da parte delle imprese, le istituzioni possono essere eseguite solo dagli organismi dell'inchiesta, dall'indagine preliminare, dall'ufficio del procuratore e sui tribunali sulla base del decreto di tali organismi conformemente l'attuale legislazione della procedura penale. Il ritiro è emesso dal protocollo, la cui copia è assegnata a una ricevuta del funzionario appropriato dell'impresa, istituzioni. Con il permesso e in presenza di rappresentanti degli organismi di esenzione, funzionari pertinenti dell'impresa, le istituzioni possono rimuovere copie dai dettagli dei motivi e della data del loro ritiro. Se vi sono volumi inaffidabili dei documenti (non sommersi, non numerati, ecc.), Quindi con il permesso e in presenza di rappresentanti di organismi che producono il ritiro, funzionari aziendali pertinenti, le istituzioni possono restituire questi volumi (creare un inventario, intorpiditi i fogli, Per essere sedotto, assicurati la tua firma, sigillare).
Ordine di archiviazione della documentazione personale
I documenti del personale possono essere memorizzati in servizio del personale o archivio dell'organizzazione. L'ordine di stoccaggio della documentazione del personale è disciplinato dalle singole disposizioni della legislazione sul lavoro in relazione a vari tipi di documentazione.
Quindi, ad esempio, nell'art. 87 del codice del lavoro della Federazione Russa ha istituito l'obbligo del datore di lavoro di garantire la sicurezza dei dati personali del dipendente. I dati personali del dipendente sono le informazioni necessarie per il datore di lavoro in relazione alle relazioni del lavoro e relative a un particolare dipendente (articolo 85 del codice del lavoro della Federazione Russa). I dati personali includono le informazioni contenute nel caso personale.
L'ordine di memorizzazione dei dati personali dei lavoratori è stabilito dal datore di lavoro in conformità con i requisiti del TC RF e dell'altro leggi federali (Art. 87 del codice del lavoro della Federazione Russa). Di conseguenza, il datore di lavoro deve emettere una corrispondente legge normativa locale regolamentare lo stoccaggio e l'uso dei dati personali, oltre a garantire la loro protezione contro l'uso o la perdita illecita.
La legislazione non stabilisce requisiti specifici per l'attrezzatura della stanza in cui devono essere memorizzati i dati personali. Nel frattempo, al fine di evitare l'accesso non autorizzato ai dati personali dei dipendenti, si consiglia di equipaggiare la stanza in cui i dati vengono archiviati bloccati con armadi per la memorizzazione di informazioni su carta. Il datore di lavoro deve stabilire un requisito di collocamento nella legge normativa locale, in cui sono memorizzati i dati personali dei dipendenti e le loro condizioni di conservazione. Si dovrebbe anche tenere presente che i dati personali del dipendente sono memorizzati in una forma documentata, la cui natura è determinata anche dal datore di lavoro.
I requisiti separati sono presentati allo stoccaggio di moduli. libri di lavoro. I libri di lavoro e le fodere in esso poiché uno shampoo rigoroso segnalazione dovrebbe essere tenuto in cassaforte, armadi metallici o locali speciali, consentendo loro di garantire la loro sicurezza (clausola 42 dei regolamenti e archiviazione dei libri di lavoro, clausola 6.2 delle disposizioni su documenti e documenti Gestione in contabilità, Ministero della Finanza approvato dell'URSS 29.07.83 n. 105).
Tipi di documenti e tempi del loro spazio di archiviazione
In conformità con il paragrafo 4 dell'art. 89 del codice fiscale della Federazione Russa nell'ambito dell'Audit fiscale in loco può essere testato da un periodo non superiore ai tre anni di calendario precedente l'anno, che ha preso una decisione sulla conduzione di un audit. Questo periodo è correlato con il periodo di stoccaggio dei documenti, che è stabilito da P.P. 8 p. 1 Art. 23 NK RF, - quattro anni.
È importante che la mancanza di documenti dal contribuente dovuta alla violazione dei requisiti di sicurezza denta ispezione fiscale Il diritto di determinare l'importo delle imposte da pagare al percorso di insediamento del budget. Questo diritto è dovuto alle disposizioni di P.P. 7 p. 1 Art. 31 NK RF. Conformemente alla posizione giuridica della Corte costituzionale della Federazione Russa, stabilita nella definizione di 5,07.05 n. 301-O, il percorso stimato per il calcolo delle imposte con un'applicazione ragionevole non può essere considerata come violazione dei diritti dei contribuenti . La correttezza di questo approccio è stata confermata dalla Federazione Russa nella definizione del 03.03.10. No. Ава-5/10.
Per quanto riguarda il periodo di verifica del periodo di verifica dell'ispettorato di stato per il lavoro, va notato che i regolamenti che disciplinano le questioni di tali ispezioni non stabiliscono un periodo per il quale l'organizzazione può essere testata per il rispetto della legislazione sul lavoro. A questo proposito, si può concludere che il periodo di test dovrebbe riguardare il tempo di conservazione della documentazione.
Perdite di documenti
La perdita di documenti nell'organizzazione può verificarsi per vari motivi: in caso di incendio, furto, perdita, ecc.
In caso di morte o scomparsa dei documenti primari, il capo dell'organizzazione nomina la Commissione a indagare sulle cause della perdita, della morte, in cui, se necessario, rappresentanti delle autorità investigative, della protezione e della supervisione del fuoco dello stato ( Paragrafo 68 delle disposizioni sui documenti e sul flusso di documenti nella contabilità approvati dal Ministero della Finanza dell'URSS 07/29/83 n. 105).
In conformità con il paragrafo 2 dell'art. 12 della legge n. 129-фз In caso di disastro, incendio o altre emergenze causati da condizioni estreme, devono essere eseguiti inventario. I risultati dell'inventario effettuato sono la base per riflettere le perdite nella contabilità.
L'ordine di inventario e il metodo di riflessione dei risultati sono stabiliti Istruzioni metodiche Sull'inventario immobiliare e obbligazioni finanziarie, approvato da ordine Ministero delle finanze della Russia datata 13.06.95 n. 49. Inoltre, il capo dell'organizzazione dovrebbe adottare misure per ripristinare tali documenti primari soggetti a restauro e conservazione durante il periodo stabilito dalla legislazione. Ad esempio, le copie dei flussi di cassa sui conti bancari possono essere richieste da banche in cui i conti dell'organizzazione sono aperti; Contratti, atti, le fatture possono essere richieste da controparti, ecc. (Lettera di umn della Federazione Russa a Mosca datata 13 settembre 2004 n. 26-12 / 43411).
Distruzione dei documenti
La distruzione dei documenti nell'organizzazione è effettuata in conformità con i requisiti delle regole di base del lavoro degli archivi dell'Organizzazione (approvato dalla decisione del Collegio Rosarhiv il 6 febbraio 2002). Distruggere, di regola, documenti con scaduto Conservazione.
I dettagli per la distruzione seleziona una commissione di esperti. Allo stesso tempo, la Commissione di esperti è elaborata con un atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. Un inventario dei casi con tempo temporaneo di stoccaggio per un certo periodo di tempo è allegato all'atto. Affari e atti dovrebbero essere considerati dalla Commissione di esperti in un unico complesso e approvato dal capo dell'organizzazione. I casi inclusi nell'atto approvato sull'assegnazione dei documenti per la distruzione sono separati da altri casi e sono conservati in un luogo appositamente riservato. I documenti selezionati sono selezionati per la distruzione e inclusi in atti vengono trasmessi alla distruzione.
Viene fornita la seguente procedura per la distruzione dei documenti dell'organizzazione. Le cartelle con documenti (azioni) da distruggere vengono trasmesse per l'elaborazione (smaltimento). Prima di passare le cartelle con i documenti sono imballati e in casi necessari sigillato.
I casi da distruggere vengono trasmessi per il riciclaggio (smaltimento). Il trasferimento dei casi è redatto dall'accettazione del passaggio, che indica la data di trasferimento, il numero di disegnati a mano e il peso della carta per rifiuti di carta. Il caricamento e lo smaltimento dello smaltimento sono effettuati sotto il controllo del dipendente responsabile della garanzia della sicurezza dei documenti di archivio.
La Commissione di esperti dovrebbe risolvere il fatto della distruzione di tutti i documenti (trasmissione per l'elaborazione) e redigere un altro atto sulla distruzione dei documenti. Una fattura è allegata all'atto, in base alle quali i documenti sono stati trasmessi all'elaborazione. Questo atto è anche approvato dal capo dell'organizzazione. L'atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione insieme ai discretioni, l'atto di distruzione dei documenti è memorizzato nell'archivio dell'azienda nel formativo.
Responsabilità per la sicurezza dei documenti
In relazione ai documenti contabili e riportanti, la legislazione stabilisce la responsabilità amministrativa di violare i tempi dello stoccaggio dei documenti sulla base dell'art. 15.11 Codice amministrativo. Secondo questa norma, una grave violazione delle regole contabili e contabili e la presentazione dei rapporti contabili, nonché l'ordine e le scadenze per la conservazione dei documenti contabili implicano l'imposizione di un ammendo amministrativo sui funzionari dell'importo da due a tre mila rubli .
Allo stesso tempo, il leader dell'organizzazione sarà responsabile dell'organizzazione dello stoccaggio di documenti contabili primari, registri contabili e bilanci nell'organizzazione (parte 3 dell'articolo 17 della legge n. 129-FZ).
Inoltre, una violazione dell'ordine di archiviazione dei documenti, che ha causato la loro perdita, può comportare la responsabilità fiscale dell'organizzazione ai sensi dell'art. 120 o 126 NK RF.
La norma dell'arte. 120 Codice fiscale della Federazione Russa stabilisce la responsabilità fiscale per una violazione lorda delle norme contabili al reddito e (o) costi e (o) oggetti fiscali. Allo stesso tempo, secondo la grave violazione delle norme per il reddito e le spese contabili e gli oggetti fiscali ai fini dell'art. 120 Codice fiscale della Federazione Russa si riferisce all'assenza di documenti primari o della mancanza di fattura o registri contabili. La pena per questa violazione è da 5.000 a 15.000 rubli. A seconda della durata della violazione. Se la violazione ha portato a un mancato pagamento dell'imposta, l'importo della multa sarà il 10% della quantità di tasse non retribuite, ma non meno di 15.000 rubli.
Applicare sanzioni ai sensi dell'art. 120 Codice fiscale della Federazione Russa giustificata se la violazione della procedura per la conservazione dei documenti ha comportato la loro perdita, che è stata confermata dai tribunali arbitrali.
Ad esempio, il FAS del distretto nord-ovest nella decisione del 4.08.04 nella causa n. A13-4401 / 03-11 indica la legalità dell'uso dell'ammenda ai sensi dell'art. 120 Codice fiscale della Federazione Russa dovuta al fatto che la società non ha garantito la sicurezza e il ripristino dei documenti contabili primari distrutti dal fuoco. Una posizione simile aderisce al FAS del distretto di Moscow nella decisione del 23.09.08. No. KA-A40 / 8513-08-2 nella causa n. A40-52908 / 07-115-325.
La norma dell'arte. 126 del codice fiscale della Federazione Russa stabilisce la responsabilità della mancata presentazione dell'autorità fiscale i documenti necessari per il controllo fiscale. La penalità per questa violazione è impostata nella quantità di 50 rubli. Per ogni documento imprevisto.
Tuttavia, va notato che l'applicazione della responsabilità ai sensi dell'art. 120 e 126 del codice fiscale russo dipendono dalla colpa del violatore. Pertanto, in una situazione in cui si è verificata la perdita di documenti non è dovuta alla colpa del contribuente, l'applicazione della responsabilità sarà irragionevole.
Per quanto riguarda la violazione delle norme per lo stoccaggio della documentazione del personale, l'organizzazione può essere applicata ai funzionari dell'organizzazione dell'organizzazione. 13.20 Codice amministrativo. Secondo questo standard, la violazione delle regole di stoccaggio, ritiro, contabilità o utilizzando documenti d'archivio implica l'avvertimento o l'imposizione di un ammendo amministrativo sui funzionari - da 300 a 500 rubli.
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