Compilazione dei documenti contabili primari. Linee guida per la preparazione e la manutenzione della documentazione primaria in contabilità

Documenti di origine contabilità utilizzato in ogni impresa. Tutti loro sono importanti a modo loro e devono essere presi in considerazione nel lavoro senza fallo. Sono redatti secondo le forme dei documenti contabili primari dei registri contabili. Il loro elenco completo e le regole di progettazione sono presentati in questo articolo.

Caratteristiche del progetto

Parlando di documenti primari, si intendono quei documenti responsabili di ciascuno degli eventi economici che si sono verificati nell'impresa. Quando si prepara questo tipo di documentazione, ogni contabile deve ricordare quelle forme specifiche e chiaramente fissate documenti primari e non esistono registri contabili. La scelta spetta all'impresa. È lui che decide quale delle possibili forme gli è conveniente utilizzare nelle sue attività. È anche importante indicare tutti i dettagli durante la compilazione del modulo dei documenti contabili primari. Hanno solo un elenco obbligatorio da cui nulla può essere escluso. Vale la pena notare che le informazioni su quale forma di documenti contabili primari la società utilizza devono essere indicate senza fallo politica contabile aziende. Questo è un punto molto importante.

Elenco dei documenti contabili primari

L'elenco principale comprende nove titoli importanti:

1. Lista imballaggio.
2. Forme calcolate.
3. Verbale di accettazione.
4. Documenti di movimento dei cespiti.
5. Vaglia.
6. Documenti per transazioni in contanti.
7. Rapporto avanzato.
8. Informazioni contabili.
9. Agire prescrivendo la compensazione.

Questo elenco di documenti contabili primari è generalmente accettato ed è utilizzato in tutte le imprese.

Lista imballaggio

Questo documento contabile principale deve riflettere tutti i movimenti di merci valori materiali... La fattura deve contenere i dati specificati nella fattura. Vale la pena notare che questo documento deve essere redatto in due copie. Come certificazione di questo documento, viene utilizzata la firma del capo e il sigillo dell'organizzazione. Per quanto riguarda il modulo di registrazione della fattura, di solito le aziende utilizzano TORG-12. Di solito è utilizzato dalle società all'ingrosso. Il modulo deve contenere i dettagli sia del contratto sulla base del quale viene eseguita la transazione, sia i dettagli della lettera di vettura. Include anche informazioni sui partecipanti all'operazione e sulle merci trasferite. La fattura deve contenere le informazioni sui documenti allegati. Per quanto riguarda le firme, vengono messe da entrambe le parti. È importante sapere che le organizzazioni il cui lavoro non prevede l'uso di un sigillo hanno il diritto di non certificare questo tipo di documento con esso.

Moduli di calcolo

Insediamento dichiarazione di pagamento compilato secondo il modulo T-49. La forma di questo documento contabile principale è il numero 0301009. Il suo utilizzo è limitato solo alle imprese che svolgono attività di bilancio o governative. Secondo questo documento, viene effettuato un conto completo e un'ulteriore maturazione salari dipendenti. I dati principali del modulo di questo tipo sono la scheda attività, l'aliquota tariffaria, l'importo delle detrazioni e dell'offset. Altre organizzazioni, così come i singoli imprenditori, assegnano i salari al proprio personale nel modulo 0504401. La base per i calcoli è anche il foglio delle ore di lavoro. La necessità di questa documentazione è dovuta alla necessità di ridurre il flusso di lavoro nell'organizzazione. Questo documento contabile primario è compilato dal personale contabile, che, dopo aver preparato i documenti, li trasferisce alla cassa. Dopo che tutti i fondi specificati nel documento sono stati rilasciati al personale, dovrebbero essere restituiti al reparto contabilità. Il modulo consegnato ai cassieri deve essere firmato dal responsabile dell'azienda.

Verbale di accettazione

Il motivo della registrazione di questo documento contabile primario è il trasferimento al cliente del lavoro o dei servizi svolti dall'impresa. Conferma che tutti gli accordi sono stati rispettati e il cliente è soddisfatto dei risultati ottenuti. La forma dell'atto non ha un formato stabilito obbligatorio. Ma c'è un elenco di dati che dovrebbe contenere. Comprende marchi come il nome della società, la data di formazione del documento, la riflessione della persona che ha redatto il documento, il formato del lavoro, la posizione e le firme delle persone responsabili. C'è anche forma uniforme KS-2. Non si applica a tutti i tipi di lavoro o servizi. può essere utilizzato solo se l'appaltatore è impegnato costruzione di capitali... Se questo modulo viene rivisto, può essere utilizzato per lavori di costruzione e installazione in strutture civili o residenziali.

Documenti di movimento dei cespiti

NEL in questo caso i dipendenti dell'impresa utilizzano le seguenti varietà documentazione primaria:

• Modulo OS-1 - un atto che descrive il fatto dell'accettazione o del trasferimento di immobilizzazioni. Questa forma di documenti contabili primari viene utilizzata in caso di trasferimento di oggetti. Va notato che edifici o strutture non appartengono a loro.
• OS-1a: questo modulo si applica a edifici o strutture.
• OS-4 - emesso in caso di cancellazione delle immobilizzazioni dell'azienda.
• INV-1 - Questo è adatto per registrare il fatto di un inventario.
• INV-1a - adatto per i casi di inventario delle attività immateriali.

Ciascuna di queste forme ha una forma unificata. Il suo utilizzo è obbligatorio nella preparazione della documentazione contabile primaria.

Vaglia

Questo documento è redatto secondo il modulo OKUD 0401060. Durante la formazione del modulo, è necessario osservare diverse fasi di riempimento:

1. Inserendo il numero e la data del pagamento.
2. Indicazione del tipo di pagamento in un'apposita colonna. In questo caso, puoi utilizzare un contrassegno come "Urgente" o "Posta".
3. Registrati Ci sono 28 codici da 01 a 28. Possono essere contribuenti, banche, istituti di credito e altri.
4. Inserimento dell'importo del pagamento. Deve essere scritto in parole e numeri.
5. TIN, KPP, nome, coordinate bancarie.
6. È inoltre necessario registrare dettagli del destinatario simili.
7. Questa fase prevede l'indicazione di codici e cifre aggiuntivi: tipo, ordine e codice.
8. Inserimento delle informazioni sul pagamento successivo.
9. Firma della PP.

A seconda del tipo di pagamento, questo modulo viene compilato in tutto o in parte.

Transazioni in contanti

In questo caso è possibile emettere due moduli base. Il primo è un ordine in contanti in entrata, il secondo è un ordine in uscita. Quindi, PKO viene emesso nei casi in cui ne arrivano di nuovi alla cassa denaro contante... Il formato di questo documento contabile primario è regolato dal Comitato statale di statistica della Federazione Russa. Compilalo su carta nel modulo KO-1 o in formato elettronico. Il documento è firmato dal capo contabile e rimane per l'archiviazione nel reparto contabilità. Per quanto riguarda l'ordine in contanti delle spese, le caratteristiche del suo design sono simili. La sua unica differenza è l'obiettivo. Viene compilato in caso di emissione di fondi. Un'altra caratteristica è la vastità delle opzioni di riempimento: può essere Word ed Excel. La documentazione contabile primaria di questo tipo è redatta nel modulo KO-2.

Rapporto avanzato

Come tutti i documenti primari e i registri contabili, questo modulo è un rapporto sulle attività dell'impresa. Infatti, viene redatto un rapporto anticipato nei casi in cui un dipendente debba rendere conto dei fondi ricevuti dalla cassa e spesi per le esigenze dell'azienda. Le principali informazioni incluse in questo modulo sono:

• L'importo dei fondi ricevuti da un dipendente dell'impresa.
• Lo scopo per cui sono stati spesi i fondi.
• Costi effettivi.
• Saldi o eccedenze che il dipendente ha dovuto pagare dal proprio budget.

Queste posizioni sono certamente molto importanti, ma sono considerate nulle se non sono allegati documenti giustificativi al modulo di relazione anticipata. Per quanto riguarda la progettazione di questo tipo di documentazione primaria, è semplificata grazie alla presenza di una forma unificata. Si chiama AO-1. Se l'azienda desidera sviluppare una propria forma, anche questo è consentito. La cosa più importante è aggiungere tutti i dettagli necessari al documento. Molto spesso, le aziende utilizzano un modulo unificato. Il modulo è redatto in un unico esemplare entro tre giorni dalla data di emissione del denaro. Il documento deve essere approvato dal responsabile del dipendente che ha ricevuto la presentazione. È possibile inviare una relazione anticipata sia in formato cartaceo che elettronico.

Informazioni contabili

Questo tipo di documentazione primaria viene redatto in tre condizioni:

1. Se è necessario correggere un errore commesso nel processo di formazione delle transazioni contabili standard.
2. Per eseguire un'operazione che richiede la dispersione manuale delle cariche.
3. Quando si registrano transazioni che coinvolgono documenti contabili atipici.

Molto spesso, una dichiarazione contabile viene ancora utilizzata per indicare errori. Questo documento può essere definito universale, poiché è adatto sia per il periodo corrente che per qualsiasi altro. Il vantaggio di questo modulo per periodo attuale, è la capacità di mantenere gli importi di fatturato corretti. Ciò si ottiene inserendo un annullamento o registrando importi aggiuntivi. Forma chiara e consolidata certificato contabile si applica solo a strutture statali... Altri contribuenti possono utilizzare il proprio modulo. È importante solo che includa le seguenti informazioni:

1. Nome dell'azienda.
2. Il titolo del documento e la data della sua formazione.
3. L'essenza dell'operazione.
4. Importi e quantità richieste.
5. Firme di tutte le persone responsabili.

Vale la pena notare che se la società prevede di utilizzare il proprio modulo, deve indicare questo fatto nella politica contabile.

Legge sulla compensazione

L'essenza di questo modulo è riflettere il rimborso dei debiti reciproci tra l'impresa e il dipendente. Per poter effettuare una compensazione, è necessario compilare un atto e un accordo sul comportamento di questa operazione. L'atto viene redatto nella fase in cui l'impresa propone un contro-debito al proprio dipendente ed è conveniente che le parti lo compensino con il debito. Se tali condizioni sono convenienti per entrambi i partecipanti, viene redatto un accordo speciale che conferma il desiderio delle parti di compensare.

La documentazione primaria serve come base per effettuare registrazioni contabili nei registri contabili. Questi moduli hanno lo scopo di registrare su carta l'attendibilità del fatto di una transazione commerciale che ha comportato un cambiamento nella situazione economica dell'impresa. Il design dell'organizzazione primaria è regolato dalla legge. Ogni modello deve essere conforme ai requisiti della Legge del 06.12.2011 n. 402-FZ.

Forme e tipi di documentazione primaria

Le forme dei documenti primari utilizzati dalle entità aziendali possono essere unificate e sviluppate dalle parti della transazione in modo indipendente. L'elenco dei moduli standard che sono obbligatori per l'uso in situazioni specifiche è approvato dalla legge. In tali modelli, le organizzazioni non hanno il diritto di modificare in modo indipendente la struttura o il contenuto. I documenti non unificati possono essere creati da un'azienda tenendo conto delle specificità delle sue attività. Sono soggetti ad approvazione da atti locali della società.

La classificazione della documentazione primaria assume la suddivisione in forme per uso interno ed esterno. I documenti interni descrivono le transazioni che interessano le attività di un'istituzione, la società che ha compilato questo certificato. Quelle esterne sono progettate per fissare accordi e i loro risultati tra due o più partecipanti.

I moduli interni sono generalmente suddivisi nei seguenti gruppi:

1. Tipo amministrativo: utilizzato per impartire istruzioni e istruzioni alle unità strutturali e al personale.
2. Il tipo esecutivo di modelli viene utilizzato per visualizzare le transazioni che sono state eseguite nel periodo corrente.
3. Documenti per registrazione contabile - il loro scopo è sistematizzare l'intero complesso di eventi e generalizzare le informazioni documentarie ricevute (un chiaro esempio sono i registri contabili).

I registri contabili includono libri e riviste, schede contabili. Questo tipo di documentazione può essere suddiviso in sottospecie, che differiscono nel modo di compilare e mantenere:

• cronologico: tutte le operazioni in esse contenute sono mostrate in stretta conformità con la cronologia effettiva degli eventi;
• sistematico (ad esempio, un libro cassa);
• combinato;
• analitico;
• sintetico, che comporta una ripartizione degli importi per contabilità generalizzata.

La documentazione principale può assumere la forma di un accordo tra contraenti, fatture per il pagamento, fattura, atti di accettazione e consegna delle attività completate. I documenti principali includono una serie di moduli per gli accordi con il personale. Questa categoria include scheda attività, libro paga.

NOTA! La capitalizzazione e la dismissione dei beni dell'impresa viene redatta utilizzando l'organizzazione primaria. Questa categoria di documenti è caratterizzata dalla presenza di moduli standard. In precedenza, erano obbligatori per tutte le entità aziendali. Ora ogni organizzazione decide autonomamente se utilizzare la carta intestata consigliata o sviluppare i propri modelli.

Particolare attenzione nella pratica contabile è riservata al registratore di cassa primario. È unificato. La modifica della serie di requisiti o della struttura del modello può invalidare anche la forma di forza giuridica firmata. Questo gruppo include tutti i tipi di documenti che mostrano la ricevuta di denaro nella cassa, la loro disposizione. Includono il libro cassa, che riassume l'intera gamma di azioni con denaro contante.

Classificazione delle organizzazioni primarie per fasi di imprenditorialità

A seconda della fase in cui si trova l'impresa, viene utilizzata l'una o l'altra forma di documentazione contabile primaria. Di solito le transazioni, in termini di fornitura di documenti, possono essere suddivise in tre fasi.

1. Determinazione dei termini della transazione. I partner sono d'accordo, sviluppando un consenso che si adatta a entrambe le parti. Denaro e beni non sono ancora passati di mano in mano, i servizi non sono stati ancora forniti, il lavoro non è stato eseguito, ma tutto è pronto per l'inizio dell'interazione. Il risultato di questa fase saranno i seguenti tipi di organizzazioni primarie:
   • accordo (sono possibili varie forme);
   • una fattura per il pagamento.
2. Remunerazione dell'operazione. Il pagamento può essere effettuato in varie forme. Questo punto importante viene registrato dalla primaria che conferma il trasferimento di denaro:
   • se il pagamento non è stato effettuato in contanti, sarà confermato da un estratto del conto corrente, assegno del terminale di pagamento, ecc .;
   • se il denaro è stato trasferito in "contanti", la conferma sarà un assegno circolare, un modulo di segnalazione rigoroso o una ricevuta per un ordine in contanti in arrivo.
3. Trasferimento di merci, prestazione di servizi, esecuzione di lavori... Ha pagato la festa, ora è tempo che l'altra parte adempia ai suoi obblighi. Il fatto che lo abbia fatto in buona fede e che la prima parte non abbia lamentele sarà dimostrato dai seguenti documenti primari:
   • lettera di vettura (se la merce è stata trasferita);
   • ricevuta di vendita (può essere emessa insieme al registratore di cassa o essere inserita in un unico documento);
   • atto di servizi resi (o lavoro svolto).

Questi documenti devono essere presentati alle autorità fiscali, poiché confermano le spese sostenute dalla prima parte, che incide direttamente sulla base imponibile.

Controllo, archiviazione e organizzazione della contabilità dei documenti primari

La contabilità per la documentazione primaria dovrebbe essere organizzata in modo che ogni modulo passi attraverso il sistema di registrazione all'interno dell'azienda. Ciò è necessario per ridurre al minimo il rischio di perdere certificati e altri moduli. L'impiegato o altra persona responsabile conserva le registrazioni della registrazione dei documenti. Tutti i moduli in arrivo vengono elaborati come in arrivo. I moduli in uscita sono moduli creati all'interno dell'azienda (indipendentemente dal fatto che vengano rilasciati a organizzazioni di terze parti o rimangano nell'azienda).

La documentazione in entrata deve attraversare diverse fasi di contabilità e registrazione:

1. Accettazione.
2. Elaborazione iniziale.
3. Distribuzione per tipi di moduli e loro scopo.
4. Iscrizione in giornali contabili con apposizione di timbro sul documento e assegnazione di un numero in entrata con data di accettazione.
5. Avvistamento da parte della direzione dell'azienda (quando il direttore guarda la corrispondenza in arrivo, mette giù le risoluzioni).
6. Esecuzione del documento.

Per organizzare un sistema di flusso di documenti efficace e garantire il controllo sulla sicurezza dei moduli, è necessario sviluppare e approvare un programma di flusso di documenti con una nomenclatura di casi. Nel programma, è necessario divulgare le fasi di esecuzione, registrazione dei documenti, la procedura per il loro trasferimento in magazzino con l'indicazione dei tempi, elencare i dipendenti responsabili di ciascuna fase.

È necessario conservare la documentazione primaria eseguita e riflessa nella contabilità per almeno 5 anni. L'Ordine del Ministero della Cultura del 25.08.2010 n. 558 fornisce una classificazione dei moduli con riferimento alla tempistica della sua presentazione all'archivio:

• la documentazione amministrativa deve rimanere disponibile per 75 anni (se ordini e ordinanze incidono sullo svolgimento dell'attività principale dell'azienda) o 5 anni, a condizione che il modulo rifletta la soluzione di questioni amministrative;
• i moduli che accompagnano l'attuazione delle transazioni commerciali sono soggetti a conservazione per 3-5 anni.

RIFERIMENTO! Legge n. 402-FZ all'art. 29 la durata di conservazione è limitata a 5 anni. La legislazione fiscale prescrive di garantire la sicurezza e la disponibilità delle scritture contabili per almeno 4 anni.

Condizioni speciali e periodi di conservazione sono previsti per tali forme:

1. I documenti, con l'ausilio dei quali si è riflessa la capitalizzazione dei beni soggetti ad ammortamento, non possono essere presentati all'archivio per 4 anni dalla data di cancellazione di questo immobile.
2. Se la documentazione primaria è stata redatta nel periodo in cui si è verificata una perdita, che viene utilizzata per ridurre l'importo dell'imposta sul reddito, deve essere conservata fino a quando cessa l'impatto sulla base imponibile dei risultati di tale perdita.
3. Operazioni caratterizzanti primarie per l'emergenza crediti, dovrebbe essere conservato per 4 anni dalla data di riconoscimento del debito insoluto come senza speranza (se tale fatto si verifica).

Per i moduli elettronici, i periodi di conservazione sono identici ai documenti cartacei. La procedura per la cancellazione dei beni primari dovrebbe essere eseguita con la partecipazione di una commissione appositamente creata.

Approvazione delle forme di documentazione primaria

La documentazione primaria non unificata può essere sviluppata da entità aziendali in modo indipendente. Per tali moduli, il criterio principale per il rispetto della legislazione è il rispetto degli standard della legge n. 402-FZ in parte dettagli richiesti:

• titolo del documento;
• data di registrazione;
• informazioni sull'azienda che compongono il modulo con cui è possibile identificare l'azienda;
• il contenuto della transazione commerciale visualizzata, indicando il valore dell'oggetto della transazione;
• portare contatori naturali e valori quantitativi;
• presenza delle firme dei responsabili funzionari (con l'indicazione obbligatoria della posizione e del nome completo).

RICORDA! Per utilizzare modelli sviluppati in modo indipendente come documentazione principale, è necessario approvarli mediante un atto locale dell'azienda.

Contanti e documenti di pagamento appartengono a un gruppo di moduli strettamente regolamentati. Le imprese, in base al loro ordine o qualsiasi altro ordine, non sono autorizzate a rimuovere righe, celle da esse o modificare la struttura. Le aziende possono apportare modifiche a modelli non uniformi, aggiungere e rimuovere blocchi di informazioni. Quando sviluppi nuovi moduli da solo, puoi prendere campioni standard come base.

Per l'approvazione dell'organizzazione principale, è possibile fare i suoi esempi in un'appendice separata alla politica contabile. La seconda opzione: per ogni modulo, il manager emette un ordine per l'azienda. Il testo dell'ordine contiene informazioni sull'introduzione in contabilità di nuove forme di documentazione, che devono essere redatte secondo un unico modello. I moduli stessi sono inclusi nell'ordine come allegati separati.

Se un'organizzazione utilizzerà i moduli standard raccomandati dai dipartimenti competenti per riflettere le singole transazioni, questi moduli non devono essere approvati da atti interni. Per correggere una tale decisione, è sufficiente effettuare una registrazione nel principio contabile sull'uso di modelli standardizzati.

Quando si introducono nuove forme di documenti nel sistema di gestione dei documenti, è consigliabile approvarli per ordine.

Quello che un contabile dovrebbe sempre ricordare

Lo stato ideale della documentazione primaria è condizione necessaria nessun problema con verifiche fiscali e audit, prove della sua innocenza in una controversia con una controparte, ecc. Di seguito sono riportate alcune importanti sfumature che un contabile dovrebbe sempre ricordare quando lavora con organizzazioni primarie.

1. Il primario è l'unica prova. Senza la documentazione primaria, è impossibile provare i fatti di consegna, costi, prestazioni o inadempimento dei termini della transazione. Il tribunale non diventerà nemmeno un assistente: ci sono precedenti quando i querelanti sono stati negati o gli imputati hanno lasciato le rivendicazioni a causa della mancanza di prove di alcune fasi della transazione a causa della mancanza di una serie di documenti primari.

   IMPORTANTE! In rari casi, è possibile provare il fatto della prestazione di servizi senza l '"organizzazione primaria": il tribunale può prendere in considerazione ulteriori pareri di esperti e documentazione laterale. Qualora sia stato fornito il fatto dell'opera, l'assenza dell'atto sottoscritto dal cliente non lo libererà dal pagamento.

2. Meglio senza errori, ma i piccoli difetti non sono irti. Un terribile sogno di qualsiasi contabile è il rifiuto di rimborsare l'IVA a causa di dati errati nei documenti primari. Ma se gli errori sono minori, la detrazione non deve essere negata. La rilevanza degli errori è regolata dalla Parte 2 dell'Art. nove Legge federale del 06 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità". Le autorità fiscali lo hanno confermato in una lettera del 12 febbraio 2015 n. GD-4-3 / [email protected]). La cosa principale è che i dati presentati dovrebbero indicare con precisione il fatto del pagamento e della consegna delle merci (fornitura di servizi). Quindi, ad esempio, se non c'è alcun riferimento al contratto nella lettera di vettura o il peso del carico non è indicato, questo è un inconveniente, ma non un motivo per rifiutare l'IVA. Ma se mancano il nome e la data di redazione del documento, il costo totale della merce e una serie di altri dettagli obbligatori, il tribunale può considerare tale transazione non realistica.
3. Attenzione, firma falsa! Se le firme delle persone responsabili sui documenti sono falsificate o il documento è firmato da una persona che non ha l'autorità per farlo, tale primaria non sarà riconosciuta dalle autorità. Inoltre, è molto importante che la firma venga fornita di propria mano: i facsimili non saranno validi.
4. Il primario con un errore non viene sostituito. Se, ad esempio, le fatture in cui viene rilevato un errore possono essere riscritte pubblicando un nuovo documento corretto con gli stessi dettagli, questo numero non funzionerà con la documentazione principale. Nonostante il fatto che a volte i tribunali riconoscano i documenti correttivi, è meglio correggere l'errore secondo le regole dell'Art. 7 della "Legge sulla contabilità" - inserire nel documento la data della modifica e certificarla con le firme delle persone autorizzate.
5. La traduzione non è sempre necessaria. Naturalmente, il testo principale è compilato nella lingua dello stato. Ma a volte la traduzione di singole parole da una lingua straniera risulta essere inappropriata, ad esempio, se questo è il nome di un marchio o di un prodotto.
6. Primario elettronico - solo con EDS... Oggi, non è necessario limitarsi alla forma cartacea della documentazione primaria, la legge consente anche i media elettronici. Ma sarà equiparato alla carta solo se certificato da una firma digitale qualificata. Una firma digitale non qualificata è consentita solo in alcuni casi speciali specificatamente specificati e la firma primaria non è inclusa in essi.

Tutte le transazioni commerciali eseguite presso l'azienda devono essere documentate senza errori. Per ogni operazione devono essere redatti adeguati documenti contabili primari di supporto.

Documenti contabili principali: cosa li riguarda?

I documenti contabili primari sono suddivisi in documenti amministrativi e documenti di origine.

I primi includono, prima di tutto, vari tipi di ordini, ordini per eseguire tutti i tipi di operazioni. Di norma, questi moduli sono approvati dal personale direttivo dell'impresa.

I documenti a discarico includono documenti che confermano il fatto dell'operazione.

Inoltre, i moduli amministrativi e giustificativi possono essere combinati in un documento contabile, che conterrà sia un ordine per eseguire un'azione che una conferma dell'esecuzione di tale azione.

I documenti contabili di supporto possono essere altrimenti chiamati documenti contabili primari. Primario moduli contabili - questa è la prima evidenza dell'operazione e sono obbligatori per la riflessione dell'operazione in contabilità. Tutte le transazioni nel reparto contabilità dovrebbero essere riflesse solo dopo una corretta esecuzione voucher; tagliando... Va ricordata una regola importante: "Nessun documento - nessun cablaggio!"

È importante non solo avere una forma a discarico, ma anche formarla correttamente. Gli errori possono renderlo non valido, quindi quando ricevi un modulo, assicurati di controllare tutte le righe per verificarne la correttezza. È imperativo verificare la presenza delle firme dei responsabili, la presenza di un sigillo e deve essere chiaro e leggibile. Solo con la corretta registrazione puoi essere sicuro che in futuro non avrai problemi con le autorità di controllo. I documenti primari correttamente eseguiti nel reparto contabilità devono contenere un determinato insieme di dettagli.

Dettagli obbligatori dei documenti primari:

• nome e codice del modulo;
• data di preparazione;
• nome dell'azienda;
• tipo di transazione commerciale e suo contenuto;
• misure naturali e monetarie dell'operazione;
• firme delle persone responsabili.

Goskomstat della Russia ha stabilito forme unificate di documenti primari che devono essere utilizzati durante l'elaborazione delle transazioni commerciali.

Per la contabilità vengono utilizzati moduli standard di documenti contabili primari transazioni in contanti, per, immobilizzazioni, beni immateriali, inventario, transazioni commerciali e transazioni relative a.

Se è necessario apportare modifiche ai moduli unificati esistenti, integrarli con i requisiti e le righe necessarie, la società deve emettere un ordine o un ordine per inserire ulteriori dettagli. Quando si modifica la forma standard del documento contabile principale, vale la pena ricordare che non è possibile eliminare i dettagli esistenti, ma solo integrarli.

Se un modulo unificato non è approvato per alcun documento contabile primario, l'organizzazione sviluppa in modo indipendente un modulo conveniente per se stesso, in questo caso i requisiti principali per i moduli modificati sono la presenza in essi di tutti i dettagli obbligatori sopra specificati.

Il diritto di firmare i documenti primari può essere assegnato solo a una certa cerchia di persone, il cui elenco di nomi e posizioni deve riflettersi nel documento corrispondente per il diritto di firmare questo o quel documento (ad esempio, utilizzando il collegamento è possibile scaricare un esempio di procura).

Se è stato commesso un errore in un documento contabile principale già redatto, è possibile modificarlo se non si tratta di un modulo di cassa o banca. Per questi ultimi non sono ammesse correzioni. Se in forme monetarie vengono commessi errori, quindi tale modulo viene cancellato e scartato, dopodiché viene compilato nuova forma... Esempi di moduli che non possono essere corretti sono gli incassi e gli incassi, gli incassi e gli annunci di anticipo contante.

Le correzioni nei documenti contabili primari vengono eseguite come segue: è necessario cancellare i dati errati e scrivere le informazioni corrette in alto, quindi è necessario indicare la data del cambiamento, la firma. Le correzioni devono essere coordinate con le persone che le hanno apportate questa forma e quelli che lo hanno firmato. All'atto dell'approvazione, accanto all'emendamento, è necessario indicare la frase: “corretto e approvato”.

Documenti contabili primari. Trattamento

All'ingresso in azienda viene verificata la correttezza di compilazione dei documenti contabili primari: tutte le righe sono state compilate, gli importi sono calcolati correttamente, ci sono firme e sigilli, tutti i dati sono stati inseriti correttamente. Successivamente, il modulo deve essere registrato in riviste speciali. Ad esempio, il modulo del libro paga T-53 viene registrato nel modulo del registro delle buste paga T-53a e le ricevute di cassa e gli ordini di addebito vengono registrati nel registro dei documenti di cassa in entrata e in uscita dal modulo KO-3. Dopo la registrazione, i documenti vengono trasferiti al reparto contabilità per l'archiviazione, dove vengono archiviati nelle cartelle appropriate e conservati lì per un certo periodo di tempo. Dopo un certo periodo di tempo, il documento viene trasferito nell'archivio. Il periodo di conservazione dei documenti primari è determinato e regolato dalla legislazione archivistica. Archiviazione e sistematizzazione documenti contabili in azienda si chiama flusso di lavoro. Ulteriori informazioni sull'archiviazione e la distruzione di documenti in formato.

La legge, che determina i termini di conservazione dei documenti contabili primari, è denominata Legge Federale del 22.10.2004 n. 125-FZ "Sugli archivi nella Federazione Russa".

Il responsabile dell'organizzazione è responsabile della corretta organizzazione dello stoccaggio e dello smaltimento. Il capo contabile è responsabile della sicurezza e della corretta esecuzione dei documenti.

Sul nostro sito puoi scaricare molti moduli e moduli di documenti contabili primari nella sezione "", dove troverai sia moduli vuoti che campioni del loro riempimento con brevi consigli per la registrazione. Per comodità di trovare il modulo richiesto, sono divisi in sezioni in cui puoi facilmente capire e trovare il modulo richiesto.

Video tutorial. Eliminazione di documenti in 1C Accounting: istruzioni passo passo

Video lezione pratica sull'eliminazione di documenti in 1C Accounting 8.3. Condotta da Olga Likina: esperta del sito “Accounting for Dummies”, contabile paghe di LLC “M.video management. La lezione copre istruzioni passo passo per eliminare i documenti.

Video lezione "Come redigere la documentazione primaria per un'impresa"

Guarda la video lezione dell'insegnante del sito “Accounting for Dummies” Gandeva N.V.

Contabilità primaria rappresenta la fase iniziale della percezione sistemica della registrazione delle singole operazioni che caratterizzano processi e fenomeni aziendali che si verificano nell'organizzazione. I suoi oggetti sono: approvvigionamento, acquisizione e consumo risorse materiali, i costi di produzione, la movimentazione di semilavorati e lavori in corso, il volume della produzione, la sua spedizione e vendita, accordi con fornitori, acquirenti, clienti, banche, autorità finanziarie, fondatori, ecc.

Le informazioni iniziali sui processi e sui fenomeni economici si riflettono nei documenti primari.

Documento contabile primario - si tratta di un certificato scritto di esecuzione di una transazione commerciale, che è legalmente vincolante e non richiede ulteriori spiegazioni e dettagli.

Il documento contabile principale deve avere:

• nome - il contenuto finanziario ed economico della transazione commerciale. Un documento che non ha un nome, così come un documento con un nome poco chiaro e scarsamente leggibile, non avrà valore legale;
• nome e, in alcuni casi, indirizzi e conti di regolamento presso banche delle parti (legali e individui) partecipando a questa transazione commerciale. Un documento principale che non contiene il nome e gli attributi corrispondenti di almeno una delle parti della transazione commerciale perde la sua destinazione e non può essere eseguito;
• data di compilazione. In assenza o scrittura indistinta della data, il documento perde la sua destinazione nel tempo. In effetti, un tale documento non ha valore legale;
• il contenuto di una transazione commerciale (oggetto di documentazione) derivante dal nome del documento in cui è disponibile in forma generale;
• strumenti di misurazione della transazione commerciale in corso. L'assenza di contatori nel documento lo priva della base contabile e di calcolo;
• firme delle persone responsabili - il direttore dell'organizzazione e il capo contabile.

I documenti vengono compilati dagli addetti alla contabilità in modo chiaro e leggibile utilizzando la scrittura manuale con inchiostro o penna a sfera, su una macchina da scrivere o utilizzando il computer.

Di norma, i moduli standard vengono utilizzati per i documenti sotto forma di moduli, che sono di natura interdipartimentale. Ciò include le forme di ordini, fatture, fatture, buoni, estratti conto, ecc. I documenti principali dovrebbero essere redatti al momento della transazione e, se ciò è impossibile per ragioni oggettive, immediatamente dopo il suo completamento.

Se si verifica un errore nei conti dell'azienda, è possibile utilizzare il metodo di registrazione negativa o di storno. In questo caso la voce errata viene ripetuta con inchiostro rosso o colori standard (blu, nero), racchiudendola in una cornice rettangolare.

Il colore rosso o la cornice rettangolare annulleranno l'immissione errata e quindi inseriranno correttamente. Esiste un modo possibile per correggere gli errori nei conti cancellando e correggendo ulteriormente (la registrazione errata viene cancellata con una riga e sotto di essa viene inserita una voce corretta indicando la data della correzione e la firma del contabile, se necessario, viene redatto un certificato che rivela la necessità di correzione e il motivo dell'errore).

Non dovrebbero esserci correzioni, cancellazioni o macchie in contanti e documenti bancari.

Nel lavorare con qualsiasi documento, il contabile fa affidamento su alcuni principi e fondamenti metodologici sanciti nei documenti ufficiali.

Sulla base dei documenti primari, le registrazioni vengono effettuate in registri contabili, schede, estratti conto, diari, nonché su dischi, floppy disk e altri supporti.

I documenti contabili sono esterni e interni

Documenti esterni entrare nell'organizzazione dall'esterno - da agenzie governative, organizzazioni superiori, banche, ufficio delle imposte, da fondatori, fornitori, acquirenti, ecc., sono compilati secondo moduli standard... Esempi di tali documenti sono, richiesta di pagamento-ordine, richiesta di pagamento, fattura fornitore, ecc.

Documenti interni vengono compilati direttamente nell'organizzazione.

• amministrativo;
• a discarico (esecutivo);
• combinato;
• registrazione contabile.

Amministrativo - si tratta di documenti che contengono ordini, istruzioni sulla produzione, esecuzione di determinate operazioni aziendali. Questi includono ordini del capo dell'organizzazione e delle persone da lui autorizzate a svolgere operazioni commerciali.

Buoni I documenti (esecutivi) certificano il fatto delle transazioni commerciali. Questi includono ricevute, atti di accettazione dei materiali; atti di accettazione e cessione di immobilizzazioni; documenti di accettazione da parte dei lavoratori dei manufatti, ecc.

Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Ciò include ordini di cassa per entrate e uscite, buste paga per l'emissione di stipendi ai dipendenti dell'organizzazione, note spese persone responsabili, ecc.

Documenti contabili sono compilati nel caso in cui non ci siano documenti standard per la registrazione delle transazioni commerciali, nonché quando si riepilogano ed elaborano documenti di origine e amministrativi. Questi sono certificati, liste di distribuzione, ecc.

Anche i documenti contabili sono suddivisi in una tantum e cumulativi. I documenti primari una tantum vengono utilizzati nella registrazione di ogni transazione commerciale. I documenti cumulativi vengono redatti durante un certo periodo di graduale accumulo di transazioni commerciali omogenee. Alla fine del periodo, i totali vengono calcolati in questi documenti secondo gli indicatori corrispondenti. Esempi di documenti cumulativi sono ordini di lavoro mensili di due settimane, carte limite per il rilascio di materiali dai magazzini dell'organizzazione, ecc.

I documenti contabili si dividono in primari e consolidati

Documenti di origine sono redatte al momento della transazione commerciale. Un esempio di tali documenti sono le fatture per l'emissione di materiali dai magazzini dell'organizzazione alle officine.

Documenti consolidati compilato sulla base di documenti primari, ad esempio, buste paga.

Al momento della correzione dei dati nei documenti primari, appaiono le informazioni contabili che non vengono registrate automaticamente. Tutte le caratteristiche quantitative e qualitative sono sottoposte a controllo logico, aritmetico e legale prima della compilazione dei documenti primari. Questo controllo viene effettuato sia dagli addetti alla manutenzione contabilità primariae dipendenti dei servizi di gestione.

Firmando ricevute e spese, ordini di cassa, buste paga, ordini di pagamento e reclami, altro documenti bancari, il capo dell'organizzazione analizza a fondo ogni transazione commerciale.

• lavoro preliminare prima della redazione dei documenti primari;
• preparazione dei documenti primari;
• approvazione dei documenti primari;
• il lavoro del reparto contabilità nella preparazione e nell'elaborazione dei documenti primari.

La raccolta di informazioni contabili implica il lavoro appropriato di vari servizi dell'organizzazione. Questa fase è caratterizzata da il livello più alto analiticità ed efficienza della contabilità.

La seconda fase del processo contabile è l'elaborazione delle informazioni contabili. Implica la partecipazione diretta all'ottenimento di informazioni contabili da parte dei dipendenti dei servizi di gestione funzionale. Pertanto, quando si contabilizzano gli inventari sulla base di documenti primari, viene fornito il raggruppamento e la generalizzazione dei dati nelle schede di inventario del magazzino dei materiali. I dati mensili di carte e libri vengono trasferiti ai rapporti sulla circolazione dei beni materiali. NEL scadenze i responsabili del magazzino ei capi reparto inviano questi rapporti al reparto contabilità dell'organizzazione.

Anche i dirigenti sono coinvolti nel trattamento dei dati. Quindi, con l'aiuto dei dipendenti di vari servizi di gestione, vengono identificati gli autori di carenze e perdite.

Dopo aver verificato i calcoli aritmetici, la legalità e l'opportunità delle transazioni commerciali formalizzate, i documenti contabili vengono registrati, quindi il raggruppamento economico dei loro dati viene eseguito nel sistema di conti sintetici e analitici della contabilità mediante registrazione nei registri contabili.

I registri contabili sono tabelle di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e le fonti della sua formazione. Servono per riflettere le transazioni commerciali.

I registri contabili, a seconda della struttura, sono suddivisi in cronologici e sistematici. Nei registri cronologici, le transazioni commerciali si riflettono nella sequenza della loro esecuzione. I registri contabili sistematici sono utilizzati per raggruppare le transazioni commerciali secondo criteri stabiliti.

I registri contabili sono tenuti sotto forma di libri contabili, schede, estratti conto, riviste e anche supporti per macchine.

La contabilità sintetica viene eseguita in registri sistematici e la contabilità analitica - in registri analitici. Le iscrizioni nei registri vengono effettuate sia manualmente che mediante tecnologia informatica.

L'insieme e l'ubicazione dei dettagli nel registro determinano la sua forma, che dipende dalle caratteristiche degli oggetti presi in considerazione, dallo scopo dei registri e dalle modalità di registrazione. La registrazione contabile è intesa come la registrazione delle transazioni commerciali nei registri contabili.

Nei libri mastri, tutte le pagine sono numerate e rilegate. Nell'ultima pagina, indicare il numero e certificarlo con le firme delle persone autorizzate. In alcuni libri, ad esempio, nel registratore di cassa, le pagine non sono solo numerate, ma anche allacciate con spago, fissate con un sigillo di cera. A seconda del volume degli account nel libro, una o più pagine vengono assegnate per uno o un altro account. Libri mastri utilizzato per la contabilità sintetica e analitica.

Le carte sono fatte di carta spessa o cartone sfuso, senza essere fissate insieme. Sono conservati in scatole speciali - armadietti. Le carte vengono aperte per un anno e registrate in un apposito registro per garantire il controllo sulla loro sicurezza.

Le banconote differiscono dalle carte in quanto sono fatte di carta più leggera e hanno un formato più grande. Sono archiviati in cartelle speciali chiamate registrar. Vedomosti è generalmente aperto per un mese o un trimestre.

Le registrazioni nei registri contabili dovrebbero essere chiare, concise, chiare e leggibili. Dopo aver registrato una transazione commerciale nel registro contabile, viene apposta un'apposita marcatura sul documento primario per facilitare la successiva verifica della correttezza della registrazione. A fine mese i risultati sono riepilogati su ciascuna pagina dei registri contabili. Le registrazioni finali dei registri sistematici e analitici devono essere verificate mediante la redazione di dichiarazioni revolving.

Dopo l'approvazione relazione annuale i registri contabili sono raggruppati, intrecciati e depositati nell'archivio corrente dell'organizzazione.

Modi per correggere le voci errate nei registri contabili

Esistere tre modi per correggere registrazioni errate nei registri contabili: correttivo, ingresso aggiuntivo, storno.

Metodo di correzione può essere applicato solo se gli errori sono stati scoperti prima della compilazione del bilancio o se sono avvenuti nei registri contabili senza inficiare la corrispondenza dei conti. Questo metodo consiste nel barrare con una linea sottile di testo, numeri, importi e iscrizioni errati accanto o sopra il testo corretto o importi con una prenotazione corrispondente.

Ad esempio, se invece di 100 rubli. riflette 200 rubli, quindi dovresti cancellare 200 rubli. e scrivi in \u200b\u200balto "100 rubli", e sul lato indica: "200 rubli sono barrati e 100 rubli sono scritti in alto, corretto per credere (data, firma)".

Sul documenti di denaro non sono ammesse correzioni e macchie, anche se specificate, soprattutto nei numeri.

Voci aggiuntive vengono effettuati nei casi in cui l'importo di una transazione commerciale è erroneamente sottostimato. Ad esempio, un fornitore ha trasferito 150 rubli da un conto corrente. Questo transazione d'affari riflesso dalla corretta corrispondenza dei conti, ma il suo importo è sottostimato a 100 rubli. La registrazione contabile seguente è stata fatta: addebito del conto "Liquidazioni con fornitori", accredito del conto "Conto corrente" - 100 rubli.

Ma poiché i fornitori dovrebbero trasferire 150 rubli, l'importo mancante di 50 rubli. è necessario effettuare una registrazione supplementare: addebito del conto "Liquidazioni con fornitori", accredito del conto "Conto corrente" - 50 rubli.

Ulteriori registrazioni vengono effettuate nel mese corrente o successivo. Questa regola per la correzione degli errori viene applicata in due casi: se i dati del documento primario non sono registrati in una riga separata nel registro contabile e quando un importo erroneamente sottostimato di una transazione commerciale si riflette nel registro contabile.

Metodo di inversione consiste nel fatto che l'inserimento errato, prevalentemente digitale, viene eliminato da un numero negativo, cioè la corrispondenza errata e l'importo vengono ripetuti in inchiostro rosso. Allo stesso tempo, una voce corretta viene eseguita con inchiostro normale. Gli storni si verificano quando le fatture non corrispondono correttamente o quando viene registrato un importo esagerato.

Quando si sommano i risultati delle operazioni, le voci effettuate con inchiostro rosso vengono sottratte.

L'attività della funzione contabilità è parte integrante del funzionamento dell'impresa; coinvolge i dipendenti che eseguono una serie di azioni: dal calcolo all'esecuzione e manutenzione della documentazione primaria. Molto diverso è anche il grado di responsabilità dell'azienda o del suo diretto responsabile per gli errori commessi: se riguardano puramente problemi interni, non devi nemmeno parlare di una multa; se parliamo di documenti di pagamento, sulla base dei quali in futuro verranno pagate le tasse, il trasgressore potrebbe dover affrontare non solo una sanzione pecuniaria, ma anche la reclusione. Questo è il motivo per cui il lavoro ben organizzato con le organizzazioni primarie è una delle aree di lavoro prioritarie di una persona giuridica.

Il termine "documentazione primaria", in contrasto o simile, è utilizzato esclusivamente nella funzione contabilità, che, se è necessario risolvere congiuntamente problemi organizzativi, crea difficoltà per i rappresentanti di altri dipartimenti dell'impresa. Di seguito verrà descritto qual è l'organizzazione primaria nel suo complesso, e anche un elenco indicativo dei documenti in essa contenuti.

Qual è la documentazione principale in contabilità?

Stranamente, il principale atto normativo utilizzato per organizzare il lavoro del dipartimento contabile, la legge federale "On contabilità"No. 402-FZ, adottato il 6 dicembre 2011 e contenente modifiche del 29 luglio 2018, non fornisce una definizione univoca di questa frase. Ai sensi del comma 1 dell'articolo 9 di detta legge, possono essere attribuiti alla documentazione primaria eventuali documenti debitamente eseguiti e ufficialmente certificati, che riflettano un particolare episodio della vita economica di un'impresa.

Tali episodi includono la ricezione di denaro in cambio di prodotti forniti dalla società, servizi offerti o lavori eseguiti, o, al contrario, il trasferimento di denaro in cambio dell'acquisto di articoli di magazzino. Su richiesta del responsabile dell'impresa (clausola 4 dello stesso articolo), l'elenco dei documenti contabili primari può contenere anche informazioni su accordi reciproci non correlati a transazioni finanziarie.

Importante:il criterio principale per la documentazione primaria in contabilità è la presenza del fatto di trasferire fondi da una persona (dipendente, imprenditore individuale, aziende) a un altro. Pertanto, l'elenco delle entità primarie non sarà incluso in nessuna condizione, ma un ordine in contanti in entrata o in uscita è abbastanza.

A PARTIRE DALarchiviazione rock dei documenti primari nella contabilità - almeno cinque anni dall'anno di immatricolazione. Come dimostra la pratica, il più delle volte rappresentanti della Federal servizio fiscale richiedono organizzazioni primarie nel primo o tre anni; in futuro, le carte possono essere trasferite nell'archivio per l'archiviazione e, trascorso il periodo specificato, possono essere distrutte in conformità con i regolamenti interni dell'impresa e le prescrizioni della legislazione nazionale.

Tuttavia, poiché nella pratica burocratica russa è solitamente più difficile smaltire i documenti che continuare a conservarli, l'elemento principale che è diventato non necessario può essere lasciato nell'archivio fintanto che c'è abbastanza spazio; nessuna punizione per questo né dalla legge federale specificata n. 402-FZ, né da altri regolamenti non fornito.

Inoltre, la manutenzione della documentazione primaria può essere assegnata sia a uno che a più dipendenti dell'azienda, a seconda delle loro qualifiche e del numero di dipendenti. Se il caso riguarda un singolo imprenditore che non ha specialisti pertinenti sotto la sua supervisione, ha il diritto, a sua scelta, di redigere documenti per proprio conto o di coinvolgere società terze che forniscono tali servizi nel caso.

Elenco dei documenti contabili primari

Nell'ultima edizione della legge federale n. 402-FZ (o meglio, al paragrafo 4 dell'articolo 9 del documento), il diritto di determinare quale documentazione appartiene alla primaria è trasferito al capo (direttore generale, direttore) dell'impresa. Firma, secondo la prassi consolidata, un elenco già predisposto dal capo contabile, pur potendo assumere il lavoro (dall'analisi delle attività alla sintesi dei risultati) interamente su se stesso.

Di conseguenza, non è necessario parlare di un unico elenco di documenti primari; si può solo nominare il più frequentemente incluso in questo elenco di documenti:

1. Contrarre... Il punto più controverso dal punto di vista della proprietà dei documenti: molto spesso i contratti vengono archiviati non nel reparto contabilità, ma nell'ufficio legale o addirittura nel reparto del personale. D'altra parte, è la firma del contratto che diventa il primo passo verso un nuovo fatto della vita economica dell'impresa, quindi, molti manager, dai loro ordini, attribuiscono contratti di acquisto e vendita, prestazione di servizi, esecuzione di lavori, locazione e altri direttamente collegati al movimento flussi di cassa, alla primaria. In effetti, un contratto adeguatamente redatto contiene tutti i segni di un documento primario elencati nel paragrafo 2 dell'articolo 9 della legge federale n. 402-FZ - il che significa che non vi è alcuna violazione evidente in questo caso.
2. Punto... Sulla base della fattura proposta, l'acquirente (consumatore) trasferisce i fondi al venditore (fornitore) prima o dopo aver ricevuto i beni o servizi. L'accettazione di una fattura può essere considerata come un effettivo consenso al suo pagamento. Inoltre, questo documento primario può contenere (o essere duplicato in conformità con il contratto) le condizioni per la fornitura di inventario o lavoro, nonché i metodi di pagamento con il venditore e anche la procedura per il rimborso in caso di mancato rispetto da parte di una o entrambe le parti della transazione dei loro obblighi ...
3. Lista imballaggio... Questo documento, immancabilmente incluso nel primario, contiene un elenco completo degli articoli di inventario emessi o trasferiti: come prodotti finiticosì come singoli elementi o materie prime. Il numero di copie della lettera di vettura non è regolamentato: deve corrispondere al numero di parti della transazione. E, naturalmente, ogni copia deve essere certificata dalle firme di tutti gli appaltatori; impronte di sigilli o timbri in questo caso sono facoltative.
4. Certificato di accettazione... Il documento principale redatto sulla base dei risultati della fornitura di servizi, dell'esecuzione del lavoro o della fornitura di articoli di inventario. Firmato dai rappresentanti di entrambi gli appaltatori; se uno di loro (solitamente il destinatario) rifiuta di firmare, il documento può essere certificato unilateralmente (immancabilmente alla presenza di osservatori). Il certificato di accettazione può contenere anche commenti, chiarimenti o chiarimenti aggiuntivi fatti dalle parti alla tabella corrispondente. L'uso di sigilli o timbri di organizzazioni per la certificazione è facoltativo. Una variazione di questo documento, inclusa anche nel documento primario, è un atto di accettazione e trasferimento di immobilizzazioni (OS-1), che riflette il movimento delle immobilizzazioni dell'azienda.
5. Busta paga... Fornisce dati sulla retribuzione di tutti i dipendenti dell'azienda, inclusi incentivi e compensi: bonus, pagamenti aggiuntivi e così via. Questo documento primario è certificato dalle firme del capo contabile e del capo dell'impresa; inoltre, a differenza dei due punti sopra elencati, per confermare la forza giuridica della dichiarazione, su di essa viene apposta un'impronta "viva" del sigillo o del timbro dell'organizzazione.
6. Documenti in contanti... Questi includono reddito e ordini di spesa e un libretto di cassa. È dal loro contenuto che è possibile ottenere il quadro più completo del movimento dei flussi finanziari. KO-1, KO-2 e KO-4 contengono informazioni su ogni fatto della vita economica - quindi, le persone autorizzate saranno guidate da loro in primo luogo durante il controllo. Documenti di cassa aggiuntivi utilizzati con un'intensità leggermente inferiore (registro di registrazione ordini in contanti KO-3 e il libro dei flussi di cassa KO-5) fanno riferimento anche alla documentazione primaria, redatta e conservata secondo le regole generali.

Molto spesso, l'organizzazione principale è organizzata secondo il principio cronologico: dal primo documento all'ultimo documento sulla transazione; sono possibili altre opzioni: per accessorio, combinato, ecc.

Come viene redatta la documentazione primaria nel reparto contabilità?

I componenti necessari di qualsiasi documento principale sono:

• intestazione secondo la forma unificata stabilita;
• data della firma (il documento può essere redatto e stampato in qualsiasi momento opportuno);
• nome ufficiale completo dell'organizzazione o impresa (è possibile aggiungere un nome abbreviato);
• descrizione e spiegazione dell'episodio del movimento di fondi, o fatto attività economica;
• il valore dell'operazione in termini fisici (da un lato) e monetari (dall'altro) con l'indispensabile indicazione delle unità di misura;
• nomi in conformità con i regolamenti interni dell'impresa o gli standard statali delle posizioni delle persone responsabili della conclusione del contratto e della transazione;
• firme con trascrizioni dei rappresentanti delle parti della transazione che hanno partecipato alla conclusione del contratto.

Come risulta dal comma 5 del medesimo articolo, attualmente la documentazione primaria della funzione contabilità può essere redatta sia in formato cartaceo che elettronico; in quest'ultimo caso viene certificata con l'ausilio di firme elettroniche digitali qualificate delle parti e trasmessa alle controparti su ogni mezzo idoneo o inviata tramite posta elettronica.

La maggior parte dei documenti primari viene emessa sulla base di moduli unificati che non possono essere modificati; le eccezioni includono contratti, atti di accettazione e trasferimento e una serie di altri documenti, il cui sviluppo della forma e della struttura è direttamente coinvolto nell'entità aziendale.

Alcuni suggerimenti per preparare la documentazione principale:

1. È consentito prendere appunti nella forma a mano con penna a sfera e penne gel con pasta blu o nera; l'inchiostro rosso viene utilizzato per apportare correzioni. Per la compilazione della documentazione primaria in formato elettronico è consentito l'utilizzo di qualunque elaboratore elettronico idoneo dal punto di vista tecnologico.
2. Ciascuno dei documenti principali inclusi nell'elenco deve essere completato in tempo. Compilare e firmare documenti retroattivamente con l'accordo reciproco delle parti è del tutto possibile, ma è altamente sconsigliato informarne le autorità di regolamentazione.
3. Se la procedura per l'inserimento dei dati nel modulo implica la duplicazione di informazioni numeriche (ad esempio l'importo del pagamento) per iscritto, né l'uno né l'altro componente può essere trascurato, altrimenti il \u200b\u200bdocumento potrebbe essere invalidato.
4. Quando si redige un documento reportistica primaria non puoi lasciare campi vuoti. Se non c'è nulla da scrivere in essi, dovresti usare un trattino, o meglio - un segno universale, che è una lettera latina doppia barrata Z.

Importante: non è consentito utilizzare strisce correttive, liquidi, rasoi per correggere errori, o semplicemente cancellare dati inseriti in modo errato fino a quando non sia impossibile leggerli nella documentazione primaria del reparto contabilità. A seconda della situazione, è possibile utilizzare una correzione di struttura per integrare il corpo del record e lo storno. Nel primo caso, l'informazione errata è cancellata con una linea sottile, sopra di essa viene fatta una nota che riflette lo stato reale delle cose, e sul lato della pagina è presente la scritta "Il corretto (si può) credere", accompagnato dalla firma del responsabile e dal sigillo o timbro dell'organizzazione. Nella seconda, le informazioni esistenti vengono integrate con nuove informazioni necessarie per ottenere un quadro esaustivo della transazione. Nella terza, che viene usata particolarmente spesso quando si trovano informazioni esagerate nella primaria, i dati che non corrispondono alla realtà vengono duplicati con pasta rossa, e accanto ad essi, già usuali, vengono forniti quelli corretti. In questo caso è necessaria anche una firma attestante.

I documenti primari, come altri documenti, devono essere formalizzati in modo chiaro, leggibile e bello. Ciò aiuterà in futuro, in caso di situazioni controverse, a stabilire rapidamente la verità, a dimostrare il tuo caso in procedimenti giudiziari o a controllare il lavoro delle persone autorizzate. E un ulteriore incentivo per il rilascio coscienzioso e tempestivo della documentazione sarà il paragrafo 3 dell'articolo 327 del codice penale della Russia, secondo il quale l'uso di documenti falsi è punibile con una multa fino a 80 mila rubli o fino a sei mesi di stipendio del colpevole, arresto fino a sei mesi, lavoro obbligatorio o correttivo fino a 480 ore e 24 mesi rispettivamente.

È difficile dimostrare la tua innocenza o mancanza di corpus delicti e richiede molto più tempo e nervi rispetto alla preparazione di alta qualità della documentazione primaria.

Riassumendo

I documenti primari includono documenti che riflettono episodi di attività economiche di un'impresa o organizzazione. La loro registrazione è gestita dai dipendenti del reparto contabilità e, se non ce n'è, dall'imprenditore stesso o da società che forniscono servizi simili. Un elenco completo della documentazione primaria utilizzata nelle attività della società è approvato dal suo responsabile e solitamente redatto dal capo contabile.

Di solito, il primario si riferisce a contratti, conti, atti di accettazione e trasferimento, comprese immobilizzazioni, documenti di cassa e altri documenti. Devono includere i blocchi elencati nel paragrafo 2 dell'articolo 9 della legge federale n. 402-FZ. È consentito apportare correzioni nei documenti in modi rigorosamente definiti: storno, contorno o iscrizioni supplementari.