Modulo buste paga. Libro paga libro paga: le sfumature della stesura e un campione
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Lo stipendio dipende da salario regione e valutare la necessità e la complessità delle funzioni lavorative del dipendente. Per l'emissione, viene redatto un libro paga e sulla base di esso vengono effettuati i pagamenti corrispondenti.
Concetti
Diamo una definizione.
Libro paga - Si tratta di un documento contabile che contiene tutti i dati sullo stipendio di ogni dipendente.
Scopo del documento
La procedura del libro paga inizia con la compilazione della scheda e termina con l'emissione di denaro o il trasferimento sul conto corrente dei dipendenti.
Il libro paga gioca un ruolo importante in questo processo. È il documento finale in cui viene inserito l'importo totale per l'emissione di ciascun dipendente. Viene emesso quando il denaro viene emesso tramite la cassa o tramite bonifico su un conto corrente.
La dichiarazione ha una forma chiaramente strutturata. È composto nel suo insieme dall'impresa o da divisioni se il personale è piuttosto numeroso.
Le informazioni vengono inserite in esso dai fogli di paga per salaricompilato per ogni dipendente.
Standard applicabili e forme di dichiarazione
Le seguenti forme di dichiarazione sono sancite dalla legislazione:
- T-51 - calcolato;
- T-49 - regolamento e pagamento;
- T-53 - pagamento.
T-51 stimato
Busta paga secondo il modulo n. T-51 si riferisce alla documentazione contabile primaria.
Questo modulo è adatto per i dipendenti che percepiscono la retribuzione sul proprio conto corrente.
L'importo indicato con il cognome del dipendente deve essere accuratamente trasferito all'ordine di flusso di cassa per lui redatto.
Quando si sceglie una forma di transazione non in contanti con i dipendenti di un'organizzazione, non è richiesta la compilazione di altre forme di libro paga.
Pagamento T-53
Il modulo del libro paga n. T-53 include l'importo dei pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione e lo stipendio dei dipendenti.
La differenza rispetto al modulo n. T-51 è che non registra il numero di ore di lavoro effettive.
Regolamento e pagamento T-49
Il libro paga nel modulo n. T-49 è un documento in base al quale lo stipendio viene calcolato e pagato ai dipendenti dell'organizzazione.
Questo modulo semplifica e riduce il flusso di lavoro nella contabilità. È una combinazione delle prime due affermazioni. Viene utilizzato quando si pagano gli stipendi ai dipendenti in contanti.
Consigli: quando si paga con i dipendenti in modo non in contanti, utilizzare una dichiarazione nel modulo n. T-51.
Per i singoli imprenditori
Le dichiarazioni di stipendio per i singoli imprenditori sono simili alla loro compilazione presso le imprese.
Quando si emette denaro ai propri dipendenti dalla cassa, è necessario formare un accordo e un libro paga. Questo è il documento principale per il calcolo degli stipendi. Devono indicare quanto maturato periodo di riferimento importi e detrazioni per violazioni.
Nella colonna da pagare l'importo sarà ottenuto sottraendo alla maturazione dei reati.
Casi di compilazione
Dal nome segue che il rendiconto viene compilato previo pagamento del salario.
Include tutti i ratei e le detrazioni che il dipendente ha avuto per l'ultimo periodo di rendicontazione (mese).
La dichiarazione è un documento obbligatorio per dichiarazioni contabili.
Quando distribuisce denaro tramite il cassiere, ogni dipendente appone la propria firma al ricevimento. Il fatto di pagamento in tempo è confermato.
Dichiarazioni di emissione e buste paga nel flusso di documenti
Registrazione e riempimento
Il modulo buste paga consente di includere più dipendenti nell'elenco, quindi non è necessario emettere una spesa e un ordine di cassa per ciascuno.
Gli svantaggi includono l'apertura del salario di ciascun dipendente agli altri.
Dopo la registrazione, la dichiarazione viene controllata dal capo. Dopo aver apposto la sua firma, il direttore consegna il documento alla cassa. Solo allora puoi iniziare a emettere denaro.
Ogni dipendente appone la propria firma nella riga di fronte al proprio cognome.
In assenza di un dipendente sul posto di lavoro e in caso di mancato pagamento dello stipendio, il cassiere deposita l'importo totale non pagato.
Se nell'organizzazione è consuetudine utilizzare il modulo n. T-49, gli altri moduli non vengono redatti.
In caso di pagamenti non in contanti con i dipendenti, viene redatto solo il modulo n. T-51.
Il libro paga viene compilato dal contabile in 1 copia.
Motivi per il riempimento - foglio di tempo, tavolo del personale, domande di ferie, carte personali dei dipendenti, ecc.
Da riempire su entrambi i lati:
- 1 pagina - frontespizio. Il nome completo dell'organizzazione, la data di preparazione, il periodo per il quale è stato redatto il documento e importo totale emettere.
- 2 pagina - una tabella con un elenco di dipendenti (posizione, numero di personale), accanto a ciascun cognome è lo stipendio e l'importo totale per il documento da emettere.
Dopo la stesura da parte del contabile, il documento viene trasferito al manager per la certificazione. Solo dopo che tutte le firme sono state firmate, il cassiere ha il diritto di iniziare a pagare lo stipendio.
Numerazione
Con un numero elevato di dipendenti, il documento verrà stampato su più pagine.
A ciascuno è assegnato il proprio numero. I fogli sono legati in un unico documento. Il numero di fogli è indicato nella colonna appropriata.
Persone responsabili
Quando si compila una dichiarazione salariale, le persone responsabili sono il capo dell'organizzazione e capo contabile.
In caso di mancato pagamento della partecipazione o del pagamento quantità maggiore al capo contabile verrà inflitta una sanzione amministrativa. Senza la firma di un funzionario, la dichiarazione è considerata legalmente invalida.
Responsabilità del cassiere: accettazione, stoccaggio, consegna e consegna i soldi tramite busta paga. In assenza di un cassiere, le funzioni lavorative sono assegnate a un contabile.
Chi firma?
Il diritto di firmare il libro paga è imposto al compilatore del libro paga (capo contabile) e al revisore dei conti (manager).
In assenza del capo contabile il giorno in cui viene emesso lo stipendio, viene nominato un altro contabile per redigere e firmare la dichiarazione.
In assenza del capo, deve firmare il suo sostituto o altro funzionario autorizzato a firmare.
Puoi apportare correzioni?
Sono consentite correzioni.
Devono essere osservate le seguenti regole:
- le informazioni errate vengono cancellate con una riga;
- l'opzione corretta è scritta in alto;
- per la certificazione vengono apposte le firme delle persone responsabili;
- è indicata la data della correzione.
Forme
È possibile scaricare gratuitamente moduli di dichiarazione sul nostro sito Web:
Termini di rilascio
Il termine per l'emissione degli stipendi in busta paga è limitato a 3 giorni dalla data di compilazione del modulo.
Se il dipendente non riceve fondi entro 3 giorni dalla data di registrazione della dichiarazione:
- un dipendente con una dichiarazione si rivolge al cassiere per ricevere uno stipendio;
- in attesa del prossimo esborso di fondi presso l'impresa (pagamento anticipato o stipendio);
- ricezione dei fondi il giorno dei pagamenti depositati, se previsto.
Archiviazione e contabilità
Archiviato nel reparto contabilità. È ricucito nell'archivio insieme ad altri documenti di cassa.
Periodi di conservazione
Secondo la legge federale "sulla contabilità" il documento si riferisce documentazione primaria e viene conservato per 5 anni.
Azioni in caso di smarrimento
Secondo la Lettera del Ministero del Lavoro del 27 novembre 2001, n. 8389-YL, il datore di lavoro è responsabile della tenuta del libro paga.
In caso di smarrimento, è necessario emettere un ordine per istituire una commissione per indagare sull'incidente. Comprende i dipendenti contabili, ufficio del personale eccetera. La Commissione dovrebbe richiedere note esplicative a tutte le parti responsabili della custodia. Dopo aver condotto un'indagine, viene redatto un atto. Indica i motivi che hanno portato alla perdita della dichiarazione e raccomandazioni per misure per ripristinarla.
L'opzione migliore per risolvere il problema è il recupero dei documenti. Per fare ciò, il libro paga viene ristampato. Vengono apposte tutte le firme, inclusi i dipendenti.
Se è impossibile compilare le righe a causa di alcuni dipendenti, è necessario lasciarle vuote o indicare "Impossibile ripristinare".
Sulla dichiarazione ripetuta, è necessario fare l'iscrizione "Duplicate".
Pertanto, il libro paga è un documento integrale nel calcolo del libro paga dei dipendenti. A seconda del metodo di emissione del denaro, il documento è suddiviso nei moduli n. T-51, n. T-53, n. T49.
Come sapete, oggi esistono varie forme di remunerazione dei dipendenti dell'azienda. A seconda della forma di pagamento e dei suoi componenti, alcuni documenti vengono utilizzati per la contabilità.
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In generale, le forme di stipendio più comuni oggi sono:
- Stipendio.
- Senza stipendio.
- Salario +% delle vendite.
- Il sistema è su commissione.
- Tariffario e non tariffario.
Con un sistema tariffario, il dipendente ha diritto a pagamenti aggiuntivi a seconda delle condizioni di lavoro (pesante, nocivo, ecc.). Inoltre, viene stabilito un tale supplemento atti legali, il cui elenco è presentato nel TC.
Parte dell'abbigliamento stabilito dal datore di lavoro, prescritto in contratto di lavoro ed è invariato rispetto al contratto di lavoro.
Senza forma di calcolo dello stipendio rappresenta i pagamenti costruiti solo sulla base del lavoro svolto, cioè una sorta di salario a cottimo. Questa forma di pagamento viene calcolata in base ai report dei dipendenti, agli ordini di lavoro completati e così via.
Forma salariale +% delle vendite, la forma di calcolo più comune, qui avrai bisogno di un rapporto sulle vendite, sia del dipendente stesso che del capo del dipartimento, se presente.
Cos'è il libro paga e quando viene utilizzato.
Il libro paga riflette tutti i ratei del libro paga per i dipendenti dell'azienda. È un documento contabile. A seconda della struttura dell'azienda, il libro paga può essere costituito da:
- Una parte, che riflette i dati sugli stipendi di tutti i dipendenti dell'impresa.
- Diversi pezzi. Qui i pagamenti sono suddivisi a seconda delle divisioni, dei reparti dell'azienda.
Il libro paga è necessario per contabilizzare calcoli accurati per ciascuno dei dipendenti dell'azienda e per la contabilità stipendi... La dichiarazione include informazione completa per il periodo di lavoro, cioè si calcola l'orario di lavoro, si tiene conto delle ferie, delle assenze per malattia e dei ritardi.
Esistono diversi moduli per il calcolo corretto:
- Libro paga T-49. Questa forma libro paga è usato per reportistica primaria... Qui vengono prese in considerazione 23 colonne, in cui sono scritti in dettaglio tutti i ratei di stipendio stimati. Quando si compila il modulo T-49, non è necessario compilare altri moduli. Questo documento contiene spese generali e detrazioni, grazie alle quali viene visualizzato il risultato complessivo.
- Libro paga T-51. In senso figurato, data forma utilizzato per il pagamento non in contanti dei salari. Redatto esclusivamente in un unico esemplare e compilato da un commercialista.
- Numero di libro paga T-53.Viene utilizzato per l'emissione di salari, dichiarati dai dipendenti con una lista. Compilato sulla base del modulo T-51. Il documento è costituito dai dati personali del dipendente, ovvero:
- l'importo esatto pagato.
Regole di riempimento
La compilazione del libro paga è un'attività molto responsabile. Richiede molta attenzione.
Dopo aver compilato la dichiarazione, è necessario registrarla nel giornale. Tale rivista cambia una volta all'anno:
- Quindi, sul primo foglio devi indicare nome, cognome e patronimico del dipendente o il nome dell'azienda.
- La colonna successiva è dedicata a codice di classificazione dell'azienda e numero di conto corrispondente.
- Viene indicata la data di compilazione della dichiarazione.
- Quindi viene prescritto l'intero importo fondi emessi, sia in formato digitale che a parole.
- Alla fine del primo foglio è scritto data del periodo di regolamento.
- Inoltre, la dichiarazione è certificata dal capo.
- Quindi viene emesso lo stipendio stesso e viene compilata la dichiarazione. Cioè:
- Il nome completo del dipendente è registrato.
- Al contrario, l'importo dell'emissione è prescritto.
- E nell'ultima colonna, la firma del dipendente al ricevimento dei fondi.
- Dopo l'intero processo, è necessario presentare una dichiarazione al capo contabile per la verifica.
- Il foglio è chiuso.
- Il nome completo dell'azienda è scritto sul frontespizio del documento, così come il codice dell'organizzazione, il numero della dichiarazione e la data di completamento.
- La parte tabellare della dichiarazione include i dati personali dei dipendenti- Nome completo, numero di serie e personale del dipendente e sua posizione, così come il numero di ore lavorate, l'importo dei pagamenti per ciascuno dei dipendenti. Anche l'importo dei fondi trattenuti, se presenti, è indicato qui.
Correzione del libro paga
Certo, è meglio non correggere nulla nei documenti contabili, in primo luogo, da un punto di vista estetico, sembra brutto e, in secondo luogo, le correzioni comportano alcune difficoltà.
Tuttavia, il fattore umano non sempre gioca nelle mani, soprattutto perché spesso tali errori di battitura non sono fatti intenzionalmente, quindi dovresti farlo:
- Con attenzione, cancella il frammento da correggere con una linea retta.
- Scrivi l'opzione corretta vicino o sopra.
- Tutte le persone che, prima della correzione, hanno firmato la dichiarazione, devono ripetere questa procedura per certificare la nuova iscrizione.
- Data corretta.
Chiudi libro paga
La chiusura della busta paga avviene nella data indicata nel frontespizio. Allo stesso tempo, non tutti i lavoratori possono ricevere i salari entro quel momento. In questo caso, il contabile deve eseguire le seguenti operazioni:
- Vicino al nome del dipendente, che non ha ricevuto lo stipendio, viene apposta la scritta "Depositato".
- Di seguito dalla parte tabellare della dichiarazione, viene calcolato e indicato l'importo totale emesso e l'importo totale depositato.
- Cassiere / contabile oppure il manager certifica la dichiarazione con una firma.
- Inoltre, è scritto ricevuta del prelievo , dove è indicato l'importo emesso. Il numero d'ordine viene inserito nella colonna corrispondente dell'estratto conto.
- Successivamente, viene inviata la dichiarazione all'archivio contabile per l'archiviazione.
Vale la pena considerare che il libro paga è soggetto a audit fiscale, quindi, sia durante la compilazione che durante la chiusura, vale la pena prestare particolare attenzione a questo documento.
Archiviazione e contabilità
Come sai, molti documenti contabili conservato a lungo negli archivi dell'azienda. Quindi, il libro paga viene mantenuto per 5 anni se il controllo della rendicontazione viene effettuato durante questo periodo. In caso contrario, il documento viene conservato per 75 anni.
La contabilizzazione delle retribuzioni viene eseguita sulla base del modulo B-8. Il libro paga tiene conto di vari incrementi, bonus, detrazioni e altri pagamenti previsti dal Codice del lavoro della Federazione Russa.
C'è anche un punto importante da considerare. Se, dopo 3 giorni dalla data del pagamento, il dipendente non riceve uno stipendio, i dati vengono inseriti nella colonna del deposito e trasferiti all'estratto conto del mese successivo.
Va anche notato che per l'anno scorso, il software di contabilità apparso è stato notevolmente modernizzato. E nel contesto di questo argomento. Vale a dire, tutti i processi di accumulo avvengono automaticamente.
Persone responsabili
Le persone responsabili del libro paga sono il capo contabile e il proprietario dell'azienda. Cioè, il contabile è responsabile di tutti i pagamenti aggiuntivi, nonché delle detrazioni dagli stipendi. Inoltre, se il documento non porta la firma del capo contabile, i documenti non sono validi.
Il cassiere, se fa parte del personale dell'azienda, è impegnato nella ricezione, nell'archiviazione, nell'emissione e nella contabilità dei fondi. In assenza di un cassiere presso l'impresa, le sue funzioni sono svolte da un contabile.
Secondo la legislazione della Federazione Russa, la trattenuta dei salari per più del periodo specificato nel Codice del lavoro della Federazione Russa minaccia di responsabilità penale, materiale o amministrativa. Pertanto, se il commercialista è assente dal posto di lavoro per malattia o ferie il giorno in cui viene emesso lo stipendio, il dirigente deve nominare un sostituto contabile.
Pagamento dei salari secondo la dichiarazione
Di norma, i dipendenti ricevono lo stipendio 2 volte al mese. Inoltre, molto spesso questo è il 15 ° e il 30 ° giorno di ogni mese. Poiché le procedure monetarie sono sempre molto responsabili, in azienda viene assegnato un posto speciale per l'emissione di uno stipendio. Questa è la cassa o gli uffici di un contabile o manager.
Quando riceve i fondi, un dipendente dell'azienda deve ricalcolare l'importo, firmare sulla ricevuta dell'importo corrispondente, il che significa che è d'accordo con l'importo ricevuto e non ha reclami.
Il libro paga viene redatto da un cassiere, contabile o manager. Se un dipendente non può ricevere uno stipendio a causa di malattia, viaggio di lavoro o altri, allora "Depositato" viene scritto davanti al suo nome proprio nella dichiarazione.
Al termine dell'emissione della retribuzione ai dipendenti, il preposto redige una nota spese. Il numero di spesa viene registrato nell'estratto conto.
Pagamento degli stipendi a carte bancarie
In conformità con la risoluzione del Goskomstat, se la società emette salari tramite bonifico bancario, cioè, sulla carta, solo il libro paga con il numero T-51 viene compilato in formato elettronico. Allo stesso tempo, devono essere indicati tutti i dettagli necessari:
- Nome completo del dipendente.
- Posizione.
- Tasso tariffario.
- Numero del personale.
- La quantità di tempo lavorato.
Un libro paga è un modo per elaborare i pagamenti in contanti alla cassa di un'impresa in accordi con i dipendenti.In questo caso, l'accantonamento stesso avviene mediante la redazione di un libro paga, che, a sua volta, è strettamente correlato alla forma del libro paga.Ad esempio, per il calcolo degli stipendi, si possono utilizzare buste paga nel modulo 49, secondo il foglio presenze del modulo T12, ecc. Ciò che deve essere esattamente utilizzato viene determinato in base alle caratteristiche delle attività dell'impresa stessa.
Se lo stipendio viene calcolato, il suo pagamento viene effettuato tramite un libro paga sotto forma di T-53. Ricordiamo che è possibile non utilizzare le due forme precedenti se il calcolo e il pagamento dello stipendio al personale sono effettuati in modo universale. Ciascuno decorato dichiarazione di pagamento Il T-53 viene inserito cronologicamente nel registro delle buste paga.
Compilando il modulo T-53
Nome dell'organizzazione o imprenditore individuale. Se lo stipendio è calcolato per uno specifico unità strutturale, quindi indichiamo il suo nome, se per l'intera impresa - metti un trattino.
Codice OKPO. Può essere visualizzato nella notifica di Rosstat.
Conto di compensazione. Conto 70 - "Pagamenti con personale per manodopera".
La riga "Alla cassa per il pagamento in tempo". Viene indicato il periodo per il quale il denaro viene prelevato dal conto di regolamento dell'organizzazione. Secondo le regole, non è possibile immagazzinare denaro in eccesso limite stabilito, ad eccezione dei fondi destinati all'emissione dei salari - possono essere conservati per 3 giorni. Quindi su questa riga è meglio specificare un periodo di 3 giorni.
Di seguito si riflette stipendio totale in parole e numeri. Il capo dell'organizzazione e il capo contabile hanno messo le loro firme accanto a loro.
Nella tabella, tutto è abbastanza semplice: cognome, iniziali, numero di dipendenti e quantità di denaro che dovrebbero ricevere. Quando si riceve uno stipendio, ogni dipendente deve firmare.
Il denaro non ricevuto dal dipendente per qualsiasi motivo deve essere consegnato alla banca, e nella colonna 5, inserire la voce “Depositato”.
Sotto il tavolo l'importo totale pagato è indicato in lettere e numeri, così come l'importo depositato (se non tutti i dipendenti hanno ricevuto lo stipendio).
Inoltre in fondo al modulo sono indicati:
Dettagli consumabili ordine in contanti, sulla base del quale hanno prelevato denaro dal registratore di cassa
Persona responsabile che ha effettuato il pagamento (nome, posizione e firma)
Nome completo, firma del ragioniere e data di firma del documento
Libro paga: riempimento del campione
Il datore di lavoro è obbligato a informare il dipendente sulla sua retribuzione al momento del pagamento (paragrafo 1 della parte 1 dell'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Questo viene fatto consegnando una busta paga, la cui forma sarà discussa nella nostra consultazione.
Modulo busta paga
Non approvato per legge forma uniforme libro paga. Il Codice del lavoro della Federazione Russa afferma che il datore di lavoro sviluppa la forma della busta paga in modo indipendente (parte 2 dell'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
Buste paga: come emetterle correttamente
Per confermare l'avvenuta consegna della busta paga al dipendente è possibile:
- o fornire una parte a strappo su cui il dipendente firmerà;
- o tenere un registro dell'emissione di buste paga.
Allo stesso tempo, nonostante il fatto che lo stipendio debba essere pagato almeno ogni mezzo mese (parte 6 dell'articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa), è sufficiente emettere la busta paga solo con il calcolo finale, perché non si conoscono ancora le componenti dello stipendio al momento del pagamento dell'acconto.
A proposito, secondo il Ministero del Lavoro, il datore di lavoro può inviare buste paga ai dipendenti tramite e-mail e non distribuirle: questo metodo di emissione di buste paga non sarà una violazione della legislazione sul lavoro Lavoro del 21/02/2017 n. 14-1 / OOG-1560) ...
Cosa dovrebbe contenere la busta paga
Nello sviluppo della forma del libro paga, il datore di lavoro deve necessariamente fornire in esso le seguenti informazioni:
- componenti della retribuzione dovuta al dipendente per il periodo di riferimento;
- altri importi maturati al dipendente, compreso il compenso monetario per il ritardato salario;
- l'importo e i motivi delle detrazioni effettuate;
- generale somma di denaroessere pagato.
Pertanto, il libro paga è una ripartizione dei ratei e delle detrazioni per il mese.
Quanto conservare i fogli di calcolo
Il datore di lavoro deve conservare le buste paga per l'emissione della retribuzione per almeno 5 anni (previa verifica), e in assenza - 75 anni (articolo 412 della Sezione II dell'Ordine del Ministero della Cultura del 25.08.2010 n. 558).
Responsabilità per l'assenza di buste paga
Poiché l'obbligo del datore di lavoro di redigere le buste paga è previsto dal Codice del lavoro della Federazione Russa, la loro assenza può essere qualificata come una violazione della legislazione sul lavoro. Questo minaccia il datore di lavoro con una multa per funzionari e datori di lavoro imprenditoriali individuali per un importo da 1.000 a 5.000 rubli, per datori di lavoro-persone giuridiche - da 30.000 a 50.000 rubli e multe aumentate per violazioni ripetute (
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