L'indennità giornaliera minima. Organizziamo e paghiamo viaggi di lavoro. Rapporto anticipato dei dipendenti

Nell'attuale 2016 erano previsti cambiamenti nella regolamentazione del pagamento delle spese di viaggio, ma ciò non è ancora avvenuto. Allo stato attuale, le norme della normativa sul pagamento delle spese di viaggio continuano ad operare, come prima, comprese le diarie.

Rimborso delle spese aggiuntive relative ai viaggi di lavoro

Il concetto di spesa giornaliera nella composizione del viaggio è divulgato dall'art. 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Secondo lei, la diaria è Spese addizionali causati dalla residenza del lavoratore distaccato al di fuori del suo luogo di residenza permanente, previo indennizzo da parte del datore di lavoro.

In sostanza, le diarie sono pagamento del risarcimento rimborsare le spese del dipendente causate dall'esercizio di funzioni ufficiali al di fuori del luogo di lavoro a tempo indeterminato. Hanno lo scopo di coprire le spese personali del dipendente durante il viaggio di lavoro (ad esempio cibo, ecc.) Allo stesso tempo, il dipendente non è obbligato a rendere conto di queste spese al datore di lavoro.

Approvato il regolamento sulle specificità di invio dei lavoratori in trasferta. La risoluzione del governo della Federazione Russa del 13.10.2008 N 749 (di seguito il regolamento sulle caratteristiche), nella clausola 11, stabilisce che l'indennità giornaliera è rimborsata al dipendente per ogni giorno di viaggio d'affari, compreso fine settimana e giorni non lavorativi. vacanze, così come per le giornate on the road, compreso il tempo di sosta forzata.

Tuttavia, l'invio di un dipendente in viaggio d'affari di un giorno (o quando ha l'opportunità di tornare al suo luogo di residenza su base giornaliera) non comporta l'obbligo del datore di lavoro di pagare la diaria. Inoltre, anche l'inclusione di una condizione in merito nella normativa locale sui viaggi di lavoro nell'organizzazione non la renderà legale e il datore di lavoro si assumerà dei rischi fiscali.

Tuttavia, se nella citata legge locale sui viaggi di lavoro questi pagamenti sono chiamati in modo diverso (ad esempio, compensazione per viaggi di lavoro di un giorno), il problema può essere risolto.

Spese giornaliere

Legislativamente, l'importo dell'indennità giornaliera è fissato solo per le organizzazioni di bilancio, ma non per quelle commerciali. In essi, la procedura per il pagamento delle spese di viaggio dovrebbe essere determinata da un contratto collettivo o da un atto normativo locale dell'organizzazione ai sensi dell'art. 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa (di solito questo è il regolamento sui viaggi d'affari o l'ordine con lo stesso nome).

Allo stesso tempo, la legislazione fiscale (paragrafo 12, comma 3, articolo 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa) stabilisce taglia massima al giorno, non soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche: 700 rubli. per viaggi di lavoro in Russia, 2500 rubli per viaggi di lavoro all'estero. Se questi importi vengono superati, il datore di lavoro è obbligato a trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche dal dipendente.

Pertanto, molte organizzazioni commerciali per comodità nelle loro normative locali fissano questi importi come diari, sebbene la deviazione da essi in qualsiasi direzione non costituirà una violazione della legge.

Procedura per il pagamento delle spese di viaggio giornaliere

Questi costi nel contratto possono essere designati come:

• indennità per il viaggio dell'appaltatore / dipendenti dell'appaltatore (via ferrovia o aereo, autobus interurbano, trasporto passeggeri terrestre urbano, taxi, ecc.);
• rimborso delle spese di soggiorno (pagamento di un albergo o altro alloggio);
• rimborso spese alimentari (basato su bollette ristorazione o ricevute per acquisti di generi alimentari);
• compenso per altre spese che il contraente/esecutore ha concordato con il committente.

Il rimborso delle spese di viaggio nel 2016 non è diverso dai periodi precedenti.

È probabile che i cambiamenti arrivino l'anno prossimo. Il governo ha già preparato un disegno di legge corrispondente.

Durante i giorni di trasferta, il lavoratore ha diritto a guadagni medi e diaria per ogni giorno di calendario del viaggio. L'azienda ha il diritto di decidere autonomamente quanto pagare al giorno. Analizzeremo come pagare correttamente i viaggi di lavoro in Russia e all'estero.

La procedura per il pagamento delle indennità giornaliere ai dipendenti

L'indennità giornaliera è la spesa aggiuntiva del dipendente relativa al suo soggiorno fuori dal luogo di residenza.

Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare ai dipendenti l'indennità giornaliera (paragrafo 3, parte 1 dell'articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

• per tutti i giorni mentre è in viaggio d'affari;
• per i fine settimana e le festività non lavorative, nonché per i giorni di viaggio, anche durante lo scalo forzato (clausola 11 del Regolamento sui viaggi di lavoro). Ad esempio, un dipendente è andato in viaggio d'affari la domenica ed è tornato la settimana successiva il sabato. Viene corrisposta l'indennità giornaliera per il sabato e la domenica.

L'indennità giornaliera per i viaggi d'affari di un giorno in Russia non viene pagata, ma il datore di lavoro ha il diritto di fornire un risarcimento nei regolamenti locali dell'organizzazione al posto dell'indennità giornaliera per tali viaggi. Maggiori informazioni sull'indennità giornaliera per viaggi di lavoro di un giorno più avanti in questo articolo.

• per 9 giorni - 40 euro per ogni giorno;
• per 1 giorno di ritorno in Russia - 700 rubli.

Tariffa (con riserva) euro:

• alla data del pagamento anticipato (30 maggio) - 70 rubli. per 1 euro;
• alla data di approvazione rapporto anticipato(14 giugno) - 68 rubli. per 1 euro.

Soluzione... Le spese per le imposte sul reddito saranno incluse nell'importo di:

40 euro x 70 rubli. x 9 giorni = 25.200 rubli.

Indennità giornaliera in Russia = 700 rubli.

Totale: 25.200 rubli. + 700 sfregamenti. = RUB 25 900

Indennità giornaliera per viaggi di lavoro in Russia e all'estero

L'azienda ha il diritto di decidere autonomamente quanto pagare ai dipendenti per una giornata di viaggio d'affari (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). L'importo dell'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro deve essere fissato nei documenti interni dell'organizzazione, ad esempio nel regolamento sui viaggi di lavoro.

I contabili conoscono circa 700 e 2.500 rubli. - se l'importo della diaria non supera questi importi, non dovrai pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche da questi importi. Pertanto, alcune aziende stanno introducendo queste indennità giornaliere per comodità. Ma questo non significa affatto che l'organizzazione possa stabilire l'importo delle indennità giornaliere per i dipendenti di 700 e 2.500 rubli. e non un rublo in più o in meno. Puoi, ad esempio, fissare l'indennità giornaliera di almeno 4.000 rubli. per ogni giorno di viaggio d'affari in Russia, ma poi da 3 300 rubli. dovrà trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche (4.000 rubli - 700 rubli = 3.300 rubli).

Di norma, le diarie corrisposte a un dipendente non sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche se il loro importo non supera:

• RUB 700 - per ogni giorno di viaggio d'affari sul territorio della Russia;
• RUB 2500 - per tutti i giorni quando si viaggia all'estero.

Produzione: in quanto tale il limite dell'indennità giornaliera per organizzazioni commerciali no. Ci sono solo importi che non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche (700 e 2.500 rubli). Quindi quanto pagare al giorno? Decidi da solo (fissa la decisione nei documenti interni dell'organizzazione).

Come calcolare i giorni di viaggio di lavoro per i quali è necessario pagare la diaria

Se un dipendente viaggia in viaggio d'affari in un'auto personale e aziendale, i giorni possono essere contati utilizzando un promemoria. Il suo dipendente deve fornire al ritorno da un viaggio d'affari insieme ai documenti che confermano l'uso del trasporto per viaggiare fino al luogo del viaggio d'affari e ritorno ( lettera di vettura, ad esempio nel modulo n. 3), cambiali, ricevute, assegni circolari, altri documenti attestanti il ​​percorso). Negli altri casi, il numero di giorni per i quali devi pagare la diaria è determinato dai documenti di viaggio.

Indennità giornaliera in valuta estera

Indennità giornaliera per viaggi di lavoro al di fuori della Federazione Russa, pagare l'importo stabilito nei documenti interni dell'azienda.

Indennità giornaliera per un viaggio di lavoro di un giorno

Secondo la legge, non esiste un periodo minimo di viaggio d'affari. Il viaggio su istruzioni del datore di lavoro può essere di un giorno. Organizziamo un viaggio come un viaggio di lavoro di più giorni (emettiamo un ordine, mettiamo il segno appropriato nella scheda attività: "K" o "06").

Quindi il dipendente riferisce del viaggio. Il datore di lavoro gli rimborserà le spese come le spese di viaggio, nonché altri importi concordati. E l'indennità giornaliera? Per legge, diarie per "mini-viaggi" in tutta la Russia non sono pagati. Lasciare un dipendente completamente senza soldi, anche durante un viaggio di lavoro di un giorno, non è una buona idea, anche se è legale. Come uscire dalla situazione?

Pagamenti per viaggi di lavoro di un giorno anziché diaria

Il datore di lavoro, di sua propria decisione, può pagare al dipendente un determinato importo invece della diaria.

Indennità giornaliera per viaggi di lavoro di un giorno:

• all'estero - nella misura del 50% dell'indennità giornaliera per viaggi di lavoro stabilita nei documenti locali della società;
• in Russia - in generale, non vengono pagati, ma puoi impostare tu stesso il pagamento al dipendente.

Imposta sul reddito delle persone fisiche dall'indennità giornaliera per viaggi di lavoro di un giorno

In precedenza, la situazione con la tassazione dell'indennità giornaliera e il rimborso di altre spese per viaggi di lavoro di un giorno era controversa. Oggi possiamo dire con sicurezza che la situazione si è stabilizzata e la tendenza generale è la seguente: i pagamenti per i viaggi di lavoro di un giorno non sono soggetti all'imposta sul reddito delle persone fisiche. Tuttavia, le posizioni dei vari dipartimenti differiscono:

1. Il parere del Ministero delle finanze della Federazione Russa: spese documentate associate a un viaggio di lavoro di un giorno (ad esempio, spese alimentari), non è necessario tassare l'intera imposta sul reddito delle persone fisiche. Se non c'è nulla per confermare tali spese, allora sono esenti da tasse entro 700 rubli. per un viaggio d'affari nazionale e 2.500 rubli. per un viaggio d'affari di un giorno all'estero (Lettera del Ministero delle finanze della Russia del 01.03.2013 n. 03-04-07 / 6189).
2. Il parere della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa: pagato al dipendente denaro contante(dette diarie) non sono tali in virtù della definizione contenuta nella normativa del lavoro, tuttavia, in base alla loro focalizzazione e contenuto economico, possono essere riconosciute come compensazione per altre spese relative a viaggi di lavoro effettuati con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro , e quindi non sono reddito (beneficio economico) di un lavoratore dipendente soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (Delibera del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa dell'11.09.2012 n. 4357/12).

Indennità giornaliera per un viaggio di lavoro nei paesi della CSI

I viaggi di lavoro nei paesi della CSI (ad esempio, in Kazakistan, Bielorussia, ecc.) Sono un caso speciale. Con tali viaggi d'affari, non mettono un segno sul passaporto sull'attraversamento del confine. L'indennità giornaliera per tali viaggi è conteggiata in un ordine speciale: la data di attraversamento della frontiera è determinata dai documenti di viaggio (clausola 19 del regolamento n. 749 "Sulle specifiche dell'invio di lavoratori in viaggio d'affari").

Rapporto di indennità giornaliera in viaggio d'affari

Al ritorno da un viaggio di lavoro, il lavoratore deve fornire al datore di lavoro entro tre giorni lavorativi:

• un resoconto anticipato degli importi spesi in relazione al viaggio;
• il pagamento finale dell'anticipo in contanti a lui concesso prima della partenza per un viaggio d'affari per le spese di viaggio (clausola 26 del regolamento sui viaggi d'affari n. 749).

Come parte di un documento anticipato con Il dipendente non è obbligato a comunicare né l'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro in Russia, né l'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro al di fuori della Federazione Russa, né per i viaggi di un giorno o di altro tipo. Non esistono documenti giustificativi per l'indennità giornaliera. Il datore di lavoro paga l'indennità giornaliera - X rubli, il dipendente li spende su sua richiesta.

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Indennità giornaliera per viaggi di lavoro nel 2016: norme e contabilità

Le indennità giornaliere per viaggi di lavoro nel 2016 (norme e contabilità) sollevano interrogativi. Le diarie per l'imposta sul reddito ei contributi non sono standardizzati. Ma se hai prescritto l'importo della diaria nel contratto collettivo (di lavoro) o nell'ordine del dirigente, dovrai applicare il limite.

Cosa prendere per l'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro nel 2016

Quando si calcola l'imposta sul reddito, le diarie non devono essere razionate. L'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro nel 2016, le norme e la contabilità dipendono dall'importo previsto dai documenti interni: un contratto collettivo, regolamenti sui viaggi di lavoro, ecc.

Non è necessario maturare contributi (anche per infortuni) per diaria. Il fatto è che questi pagamenti sono una garanzia fornita dalla normativa vigente. Pertanto, le diarie nell'importo stabilito dai documenti interni dell'organizzazione sono esenti da contributi. Dalle diarie, il cui importo eccede le norme stabilite dall'azienda, devono essere calcolati i contributi.

Ma con l'imposta sul reddito delle persone fisiche, la situazione è diversa. Le diarie non sono soggette a questa tassa entro i limiti di 2500 rubli. al giorno essere in viaggio d'affari all'estero. Per viaggi in tutta la Russia - entro 700 rubli. per un giorno in viaggio d'affari. Se la società emette una diaria superiore a queste norme, è necessario trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche. Ma non dall'intero importo, ma dalla differenza tra l'importo effettivo del pagamento e il limite. Ad esempio, un'azienda paga un'indennità giornaliera di 3.000 rubli. per tutti i giorni di un viaggio di lavoro all'estero. L'imposta sul reddito delle persone fisiche deve essere trattenuta da 500 rubli. (3000 - 2500).

Quando l'indennità giornaliera per i viaggi di lavoro nel 2016 può essere inclusa nelle spese

L'indennità giornaliera per trasferte di lavoro nel 2016 deve essere presa in considerazione alla data di approvazione della relazione anticipata. Questa regola si applica sia all'accantonamento che al metodo di cassa... Il fatto è che quando a un dipendente viene emesso un pagamento anticipato per un viaggio di lavoro (tenendo conto dell'importo approssimativo dell'indennità giornaliera), non vi è alcuna spesa. È possibile determinare l'importo della diaria per tutti i giorni di viaggio di lavoro solo dopo che il dipendente ha presentato una relazione anticipata.

Indennità giornaliera ai fini fiscali

Pur riconoscendo l'indennità giornaliera per un viaggio d'affari all'estero di un giorno, si ricorda che il dipendente ha diritto al 50 percento dell'importo indicato nella normativa locale atto normativo organizzazioni (approvato articolo 20 del Regolamento). Cioè, se il contratto collettivo stabilisce un'indennità giornaliera per viaggi di lavoro per un importo di 2.500 rubli, per un viaggio di lavoro di un giorno, solo 1.250 rubli possono essere riconosciuti come spese.

Del regolamento approvato con decreto del governo della Federazione russa del 13 ottobre 2008 n. 749). Cioè, se il contratto collettivo stabilisce un'indennità giornaliera per viaggi di lavoro per un importo di 2500 rubli, quindi per un viaggio di lavoro di un giorno, non imporre premi assicurativi su un importo entro 1250 rubli.

Nel 2015 la procedura per l'elaborazione dei viaggi di lavoro è cambiata più di una volta. Le nuove regole hanno notevolmente semplificato l'elenco dei documenti obbligatori e facilitato il lavoro dell'istituzione. Ora non è più necessario emettere un certificato di viaggio, un incarico di servizio, un resoconto di viaggio di lavoro, registri di viaggio di lavoro. Su quali documenti devono essere redatti quando si invia un dipendente in viaggio d'affari nel 2016, quali confermeranno la durata del suo viaggio e cos'altro deve essere fornito al dipendente al momento del ritorno - nell'articolo.

Ordine di viaggio d'affari

Le regole per l'invio di dipendenti in viaggio d'affari sono stabilite dal regolamento approvato dal governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 (di seguito - il regolamento n. 749). Quindi, secondo la clausola 7 del regolamento n. 749, la base per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari è una decisione scritta del datore di lavoro. La forma in cui dovrebbe essere redatto nel regolamento n. 749 non è precisato. La maggior parte delle istituzioni usa un ordine (ordine) per questo.

Per quanto riguarda la forma di tale ordine, puoi utilizzare:

- o forma unificata N. T-9 (quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari) o N. T-9a (quando diversi dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari), approvato con ordinanza del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1;

- o sviluppato e approvato in modo indipendente.

Nell'ordine indicare le seguenti informazioni:

- il nome dell'ente;

- il nome del documento e la data della sua redazione;

- Nome completo del dipendente, sua posizione e suddivisione strutturale in cui lavora;

- il luogo in cui viene inviato il dipendente (paese, città, organizzazione);

- la durata del viaggio di lavoro, comprese le date di inizio e fine del viaggio;

- lo scopo del viaggio di lavoro;

- il tipo di trasporto su cui il dipendente effettua un viaggio di lavoro (personale, ufficiale, di proprietà di terzi);

- la base per la pubblicazione dell'ordine;

- l'organizzazione che pagherà il dipendente.

Vi ricordo che in generale, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, vengono rimborsate le seguenti spese (parte 1 dell'articolo 168 Codice del Lavoro RF, par. 1 comma 11 del Regolamento n. 749):

- Per viaggiare;

- affittare uno spazio abitativo;

- connesso alla vita fuori dal luogo di residenza permanente - indennità giornaliera (costi aggiuntivi);

- sostenute dal lavoratore con il permesso del datore di lavoro (altre spese).

Per quanto riguarda l'indennità giornaliera, non sono corrisposte le trasferte di lavoro nella zona, da cui il lavoratore ha la possibilità di rientrare giornalmente nel luogo di residenza permanente in base alle condizioni dei collegamenti di trasporto, nonché alla natura del il lavoro svolto durante il viaggio d'affari.

L'ordine di inviare un dipendente in viaggio d'affari è firmato dal capo dell'istituzione (la persona da lui autorizzata per questo). Ti consiglio di familiarizzare un dipendente con esso sotto la firma. Dal momento che se viene portato alla responsabilità disciplinare per il mancato rispetto di questo ordine, saranno necessarie prove adeguate. In caso contrario, tale coinvolgimento può essere riconosciuto illegittimo. Poiché è possibile solo per l'inadempimento o l'esecuzione impropria da parte di un dipendente per sua colpa delle mansioni lavorative a lui assegnate (parte 1 dell'articolo 192 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Ci vogliono 75 anni per archiviare gli ordini per l'invio durante i viaggi di lavoro. La base è il paragrafo "b" dell'articolo 19 della Sezione II dell'Elenco dei documenti archivistici amministrativi tipici generati nel corso delle attività agenzie governative, corpi il governo locale e organizzazioni, indicando i periodi di conservazione, approvato per ordine Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010 n. 558.

Documenti che confermano la durata del viaggio d'affari

Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente deve redigere una nota, indicando in essa termine effettivo soggiorno presso la sede di attività (clausola 7 del regolamento n. 749). È necessario in tre casi:

- quando si utilizzano i mezzi di trasporto ufficiali;

- usando trasporto personale;

- quando si utilizza il trasporto, che il dipendente gestisce per delega.

La forma di tale nota è gratuita. Per comodità della sua redazione da parte dei dipendenti, raccomando che per ordine del capo dell'istituzione approvi il modulo di esempio.

La nota deve essere accompagnata da documenti che confermano l'uso del trasporto specificato da parte del dipendente per recarsi nel luogo del viaggio d'affari (ritorno al luogo di lavoro). Quale dipende dal tipo di trasporto utilizzato.

Se il dipendente ha viaggiato con i mezzi pubblici

Verrà confermata la durata del viaggio in treno o altro mezzo pubblico biglietti di viaggio... In caso di smarrimento dei documenti di viaggio, i termini del viaggio d'affari giustificheranno i documenti per l'affitto di un alloggio.

Nota: dal 21 ottobre 2015, ci sono nuove regole per la fornitura di servizi alberghieri nella Federazione Russa. Sono stati approvati dal decreto del governo della Federazione Russa del 9 ottobre 2015 n. 1085 (di seguito - Regolamento n. 1085). Quando a una persona viene fornito un alloggio temporaneo, viene concluso un accordo con lui. La base è un passaporto, nonché altri documenti previsti dal paragrafo 19 del regolamento n. 1085.

Tale accordo si conclude redigendo un documento, che deve contenere, tra cui:

- il prezzo della camera (spazio in camera);

- periodo di permanenza in hotel.

Ciò è affermato nel paragrafo 20 del regolamento n. 1085.

Inoltre, per la sistemazione alberghiera, al dipendente viene rilasciata una ricevuta di cassa o un documento redatto su carta intestata rigorosa responsabilità(Articolo 28 del regolamento n. 1085).

Ma un lavoratore distaccato, con la conoscenza del datore di lavoro, può affittare autonomamente una stanza dal proprietario - persona naturale... Quindi la base per vivere e la conferma delle spese sostenute sarà un contratto di locazione. Deve essere concluso ai sensi dell'articolo 671 Codice civile RF e articolo 30 Codice abitativo rf. In tal caso, al contratto di locazione dovrà essere allegato un documento attestante la ricezione del pagamento da parte del locatore. Tale documento può essere, ad esempio, una ricevuta.

In caso di smarrimento di tali documenti, il dipendente presenta una nota ufficiale e (o) un altro documento per confermare il periodo di soggiorno. Deve contenere la conferma della parte ricevente del dipendente (organizzazione o ufficiale) al momento dell'arrivo (partenza) al luogo del viaggio d'affari (dal luogo del viaggio d'affari). Questa procedura è prevista dal paragrafo 4 della clausola 7 del regolamento n. 749.

È possibile confermare le spese di viaggio durante un viaggio di lavoro con documenti di viaggio elettronici? A questa domanda aiuterà l'ordine del Ministero dei Trasporti della Russia del 21 agosto 2012 n. 322. In conformità con il paragrafo 2 di questo documento, il costo dell'acquisto di un biglietto ferroviario può essere confermato con un tagliando di controllo di un biglietto elettronico documento di viaggio inviato al passeggero in via telematica senza fallo.

Parliamo ora del trasporto aereo. Se un dipendente si reca al luogo del viaggio di lavoro e torna in aereo, le spese sostenute saranno confermate da:

- itinerario/ricevuta del biglietto elettronico;

- ricevuta cartacea del bagaglio;

- carta d'imbarco.

In caso di smarrimento della carta d'imbarco, il dipendente deve contattare il vettore aereo (il suo rappresentante) per ottenere un documento giustificativo. Tale documento può essere, ad esempio, un certificato contenente le informazioni necessarie per confermare il volo. Questa è l'opinione del Ministero delle finanze della Russia (lettere del 7 giugno 2013 n. 03-03-07 / 21187, del 6 giugno 2012 n. 03-03-06 / 4/61).

Se il dipendente ha guidato in auto

In questo caso, alla nota devono essere allegati i documenti che confermano l'uso di un'auto da parte del dipendente (ufficiale, di sua proprietà o di proprietà di terzi (per procura)):

- scheda percorso o percorso;

- ricevute;

- assegni circolari;

- altri documenti che confermano il percorso di trasporto (ad esempio fatture con indirizzi del fornitore, stampe dei dati del tachigrafo).

Rapporto anticipato

Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente deve comunicare al datore di lavoro le somme spese in relazione al viaggio di lavoro. Deve farlo entro tre giorni lavorativi.

Il lavoratore deve allegare alla relazione anticipata tutti i documenti in suo possesso circa le spese sostenute per un viaggio di lavoro (clausola 26 del regolamento n. 749).

In conformità con questo documento, il pagamento finale viene effettuato per il dipendente rilasciato prima della partenza per un viaggio d'affari, un anticipo in contanti per le spese di viaggio (clausola 10 del regolamento n. 749).

Se il dipendente ha speso meno denaro di quello che gli è stato dato, deve restituire il denaro responsabile non speso al cassiere. Ma è anche possibile un'altra opzione: il dipendente ha speso più soldi di quelli che gli sono stati dati. Cioè, c'è una spesa eccessiva sulla nota spese. In questo caso, l'importo speso viene restituito al dipendente. Ma questo dovrebbe essere fatto solo dopo l'approvazione della relazione anticipata da parte del capo dell'istituzione. I motivi per l'emissione di denaro - (clausola 6 delle Istruzioni della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U "Sulla procedura per il mantenimento transazioni in contanti persone giuridiche... "). Non dimenticare di inserire i tuoi dati vaglia in contanti nella nota spese.

Diari di viaggio

Un'istituzione non ha più bisogno di tenere due riviste:

- contabilizzazione dei dipendenti in pensione per trasferte;

- contabilità dei dipendenti che sono arrivati ​​all'organizzazione a cui sono stati inviati.

Ciò è dovuto al fatto che la clausola 8 (Decreto del governo della Federazione Russa del 29 luglio 2014, n. 771) è stata esclusa dal regolamento n. 749, che ha affermato la necessità di tale contabilità. Le novità sono in vigore dall'8 agosto 2015.

Dal 19 ottobre 2015, anche l'ordinanza del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Russia dell'11 settembre 2009 n. 739n, che ha approvato i moduli di tali riviste, è diventata non valida. Ma, nonostante ciò, i diari di viaggio d'affari possono ancora essere utili all'istituzione. Per continuare a conservare tali registri dei dipendenti, stabilire la procedura contabile appropriata nell'atto normativo locale (parte 1 dell'articolo 8, parte 1 dell'articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Inoltre è possibile prevedere un ordine, sia simile a quello utilizzato in precedenza, sia un altro conveniente per l'ente.

conclusioni

Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, è necessario emettere un solo documento: un ordine (ordine). I documenti che il dipendente deve fornire al rientro da un viaggio di lavoro comprendono:

- un promemoria (i casi della sua preparazione sono considerati sopra);

- documenti che confermano le spese sostenute per un viaggio d'affari (il loro elenco dipende da cosa ha viaggiato il dipendente);

- una relazione anticipata.