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Modello di ricevuta di cassa. Lavorare con i contanti. Un esempio di compilazione di un ordine di cassa

La rigorosa osservanza della disciplina del contante dovrebbe essere una delle responsabilità prioritarie del settore economico dell'impresa. In questa situazione, dovrai lavorare con documenti speciali che confermano il movimento delle finanze attraverso la cassa dell'impresa.

Uno degli elementi importanti della documentazione principale è un mandato in contanti per le spese, la cui forma è presentata sul nostro sito Web. Le regole con cui è compilato e la sua forma sono regolate dalla legge. La conoscenza delle normative pertinenti eliminerà la presenza di errori durante la compilazione dei campi selezionati e la conservazione dei record in questo segmento delle attività contabili.

Correttezza del riempimento

L'uso di un warrant in contanti sul conto è regolato dal regolamento BR 373-P. Il concetto di questo documento è sancito anche dalla legislazione.

RKO è il documento principale che le persone giuridiche utilizzano per riflettere il flusso di cassa in contabilità.

Le persone autorizzate sono tenute ad emetterlo per ogni transazione di addebito relativa al movimento di contanti dalla cassa dell'organizzazione. Per questo, viene redatto un modulo RKO appropriato. Tutte le azioni che possono essere eseguite in una situazione del genere, ad esempio da un singolo imprenditore, sono regolate dalla Direttiva della Banca Centrale dell'11 marzo 2014 "Sulla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti di IP".

Per le imprese vengono scritte alcune regole di registrazione, in base alle quali vengono distribuite le responsabilità per la compilazione del modulo corrispondente. In diverse situazioni, hanno diritto a compiere tale operazione le seguenti persone:

capo contabile (se questa posizione è disponibile);
cassiere aziendale;
il primo capo o imprenditore individuale in modo indipendente.

La validità dell'ordine è limitata. Oggi è 1 giorno lavorativo. Ciò significa che l'importo emesso sotto il documento deve essere ricevuto alla data indicata in esso. Se ciò non è possibile, è necessario emettere un nuovo modulo.

Per non commettere errori nella progettazione, dovresti studiare attentamente l'esempio della compilazione di un mandato di cassa del conto. Non sono ammesse correzioni della data (cancellazione, sbavature con un correttore, altre modifiche) o altre informazioni. Ne basta una copia.

Esempio di compilazione di un conto in contanti warrant

La parte inferiore deve contenere le firme dei funzionari autorizzati della società o dell'organizzazione. Il numero di queste persone è limitato. Le carte con le loro firme di esempio devono essere conservate dallo specialista che emette i fondi per questo documento.

Di norma, i firmatari della RKO sono:

cassiere e contabile;
il capo con diritto di prima firma e il cassiere (in assenza di una posizione di ragioniere nello stato);
il primo capo o imprenditore individuale.

Le firme devono essere apposte accanto ai cognomi e alle iniziali indicati. La Banca Centrale consente la registrazione di RKO solo in forma cartacea. Il riempimento può essere eseguito utilizzando l'input macchina (computer/stampante) o una penna a sfera (i documenti progettati con penne gel non sono accettati a causa della loro breve durata). Il colore dell'inchiostro deve essere blu (viola) o nero. Altri colori come il rosso o il verde non sono accettati.

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Funzioni di cassa

Il cassiere che emette fondi esegue le seguenti azioni:

Per prima cosa viene effettuata una verifica della presenza di tutte le firme necessarie. Controllano con campioni della carta, che è sempre nel registratore di cassa.
L'importo, che è indicato in parole, deve corrispondere a quello indicato in numeri, ed è scritto senza errori di ortografia.
I documenti giustificativi specificati nel modulo RKO devono essere disponibili. Sono allegati all'ordine.
Viene effettuata la verifica dei dati del destinatario dei fondi (informazioni sul passaporto, nome completo) con quelli indicati nel modulo compilato.
In assenza di commenti, il cassiere emette fondi al destinatario.
L'ordine viene inviato al destinatario per la firma.
Successivamente, il cassiere appone un timbro sul fronte e lo certifica con la propria firma.

Se il documento contiene correzioni o cancellazioni visibili, tale modulo non dovrebbe essere accettato per l'esecuzione.

È necessario sapere che l'ordine di spesa deve rimanere alla cassa e non essere consegnato al destinatario dei fondi.

Finalità di erogazione dei fondi

Esiste un elenco regolamentato di circostanze per le quali è consentita l'emissione di fondi. Questi includono:

trasferimento dell'importo richiesto sul conto bancario della società;
emissione dell'importo ad un dipendente della società che compirà atti volti all'interesse della società; in tale situazione, devono essere indicati gli obiettivi dell'evento (secondo l'Istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa n. 1843-U) e l'ora degli eventi organizzativi;
emissione a un dipendente dell'impresa per spese personali;
prelievo di contanti di un singolo imprenditore per le esigenze di una persona giuridica, dove è l'unico dipendente.

Un esempio di compilazione dell'RKO per il pagamento degli stipendi

Flusso di documenti per RKO

Al termine della giornata lavorativa, tutti i registratori di cassa devono essere registrati nell'apposito Giornale, in base al quale sono tenuti. Grazie a questa procedura, il lavoro del cassiere viene controllato in modo che durante le verifiche non ci siano incomprensioni con i saldi di cassa. Il giornale di registrazione è tenuto nella forma KO-3. I singoli imprenditori effettuano voci per ogni RO nel libro cassa.

Il processo di conservazione delle copie cartacee è organizzato dal capo dell'impresa o da una persona autorizzata tramite ordine scritto.

La forma dell'attuale documento approvato è presente nel regolamento. Il modulo finito viene compilato sulla base delle informazioni in esso specificate.

Regole per la compilazione di un documento

Il modulo KO-2 può essere compilato sia a mano che con l'aiuto di programmi speciali che aiutano ad automatizzare l'immissione di informazioni nei campi designati del documento. Il titolo deve contenere il nome (completo o abbreviato), secondo gli atti statutari. Se non ci sono suddivisioni strutturali, viene inserito un trattino nel campo corrispondente.

Immettere le seguenti informazioni nelle colonne appropriate:

Numero del documento. La numerazione avviene "attraverso", secondo i numeri di serie del registro e si effettua in questo modo fino alla fine dell'anno.
codice OKPO. È tratto dal documento rilasciato dalle autorità statistiche durante la registrazione dell'impresa.
Data di. La data di erogazione corrente in formato a otto cifre, dove le prime due cifre del numero, quindi il numero di serie del mese in due cifre, quindi le quattro cifre dell'anno.
Debito credito. I conti di contabilità sono inseriti. Le persone giuridiche sul sistema fiscale semplificato non compilano.
Importo rub., kop. Scriviamo in modo leggibile i numeri, separando i penny con una virgola.
Problema. La colonna è compilata con il dativo (a chi?) con il nome completo del destinatario (Ivanov Ivan Ivanovich).
Codice di destinazione. È necessario compilare se l'organizzazione utilizza la codifica delle transazioni di addebito/incasso.
Base. Specifica il tipo di transazioni di spesa.
Somma. Indichiamo il valore in parole (lettere) in rubli e copechi in numeri.
Appendice. I dati vengono inseriti se esiste una documentazione primaria che conferma la base per l'emissione. Devono essere inseriti i numeri dei documenti e le date della loro compilazione.
Avuto. Questo campo nel documento deve essere compilato dal destinatario dei fondi stesso. Le informazioni sui fondi sono inserite in parole, i copechi sono indicati in numeri. Viene apposta la firma del destinatario, vengono indicati la data e il luogo correnti. È consentito compilare i dati dal cassiere.
Emesso dal cassiere. Le informazioni vengono inserite dal cassiere stesso dopo l'emissione del denaro. Ci deve essere un cognome con le iniziali e una firma di conferma.

La maggior parte delle entità aziendali deve conservare i registri di tutte le transazioni in contanti in conformità con la legge. Ciò significa che le operazioni per l'incasso e l'esborso di denaro alla cassa devono essere adeguatamente documentate. Consideriamo più in dettaglio la documentazione delle transazioni di addebito alla cassa, che prevede l'emissione di un modulo di rimborso spese (RKO).

Un ordine di cassa spese (RKO) è un documento in base al quale il denaro viene emesso dalla cassa di un'organizzazione.

Deve essere cancellato ogni volta che il contante viene emesso dalla cassa di un'entità economica.

L'obbligo di emetterlo è previsto dal documento normativo della Banca centrale della Federazione Russa. Solo i singoli imprenditori che conservano i registri secondo uno schema semplificato hanno ricevuto un'esenzione dal rilascio di questo documento.

Le transazioni di spesa per le quali viene compilato il materiale di consumo comprendono:

Pagamento dalla cassa ai dipendenti di importi per finanziare attività economiche in conto.
Riscossione di proventi e altri contanti alla banca;
Quando si pagano gli stipendi ai dipendenti in contanti dalla cassa, compresi i soggetti con contratto di lavoro;
Negli altri casi previsti dalla legge.

Come applicare una nota spese

Quando si emette denaro dalla cassa, viene redatto un RKO, per il quale è possibile utilizzare un modulo standardizzato o un modulo sviluppato sulla base, tenendo conto delle specifiche esistenti delle attività dell'impresa.

Un estratto del documento viene eseguito da uno specialista dell'ufficio contabilità, un cassiere e un altro funzionario che, in virtù delle sue funzioni, deve occuparsi dell'esecuzione di tali documenti.

La compilazione dei materiali di consumo può essere gestita dal capo contabile o dal capo in autonomia. Inoltre, uno specialista invitato dall'esterno può svolgere queste funzioni, ma esiste una restrizione in base alla quale non ha il diritto di apporre le sue firme sul documento. In questo caso, l'avvistamento è effettuato dal capo della compagnia.

La base per il pagamento in contanti è, nella maggior parte dei casi, l'applicazione di dipendenti che sono persone materialmente responsabili. Deve necessariamente riflettere lo scopo dell'utilizzo dei fondi, nonché il visto del direttore. Non è necessario redigere una domanda solo in caso di pagamento degli stipendi ai dipendenti.

Attenzione! Dal 19 agosto 2017, secondo l'Istruzione della Banca centrale della Federazione Russa, una domanda per l'emissione di denaro non può essere emessa se c'è un ordine o un altro ordine da parte della direzione dell'azienda di pagare in contanti in determinate aree.

Dopo la preparazione iniziale del documento, viene trasferito al cassiere, in cui il cassiere ne verifica la correttezza, la presenza di tutti i dettagli richiesti, inclusa la firma del capo.

Se viene commesso un errore durante l'emissione di un materiale di consumo, non è possibile apportare correzioni da esso. Deve essere ristampato. Successivamente, il cassiere corregge il modulo nel registro di registrazione.

Attenzione! Prima dell'effettivo pagamento del denaro, il cassiere deve verificare l'identità del destinatario. A tal fine dovrà verificare i dati indicati in cassa con la carta d'identità a lui presentata. Inoltre, l'addetto alla cassa deve inserire i dettagli principali del documento presentato nella RKO.

Dopodiché, l'importo richiesto indicato nel materiale di consumo viene trasferito insieme ad esso al destinatario, che verifica l'effettiva disponibilità di denaro, e quindi inserisce il proprio visto a conferma di ricevuta di pagamento.

Quindi l'RKO viene restituito al cassiere, il quale, a conferma dell'emissione, appone anche la sua firma su questo documento, oltre alla stampa "Pagato". Il destinatario del denaro può essere un fiduciario, nel qual caso deve anche presentare una procura per il diritto di rappresentare gli interessi della persona. In questo caso, la procura è allegata al materiale di consumo.

Al termine del turno, il cassiere deve presentare una relazione all'ufficio contabilità, alla quale allega tutti i documenti di cassa della giornata, comprese le spese.

Scarica nota di debito modulo unificato KO-2 modulo 2018

Compilazione del campione di ordini in contanti di spesa nel 2018

Nel caso in cui un ordine di spesa venga emesso in una divisione separata, il suo nome deve essere inserito nella colonna "Divisione strutturale". In caso contrario, è necessario inserire un trattino qui.

A destra del nome c'è una colonna in cui è necessario inserire il numero di serie del modulo, quindi la data della sua esecuzione. La data deve essere inserita nel formato GG.MM.AAAA.

La prossima è una tabella in cui è necessario inserire le informazioni sulla contabilità dell'operazione: i corrispondenti conti di debito e credito, il codice dell'unità strutturale (se presente), il conto della contabilità analitica.

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Importante! Un conto per la contabilità analitica deve essere registrato solo se utilizzato nell'impresa.

L'ultimo campo di questa tabella è il codice di finanziamento target. Anche questo campo deve essere compilato solo quando tali codici vengono utilizzati nell'azienda.

Nella colonna "Problema" viene inserito il nome completo. cittadino a cui vengono trasferiti i fondi. Non è possibile inserire il nome di un'azienda qui.

IN colonna "Base"è necessario annotare il motivo per cui il denaro viene emesso dalla cassa. Qui puoi inserire, ad esempio, “Pagamento stipendi”, “Al sub-report”, “Per materiali” e così via.

Nella colonna "Importo" è scritto in lettere l'importo della transazione, lo spazio rimanente nel campo deve essere barrato.

IN colonna "Applicazione"è necessario registrare le informazioni sul documento sulla base del quale viene eseguita l'emissione. Questi possono essere i dettagli di una ricevuta, un estratto conto del dipendente, un libro paga, ecc.

Successivamente, il capo dell'azienda e il capo contabile hanno firmato questo documento, che ne verificano la correttezza dell'esecuzione e danno anche il permesso per l'operazione.

Nella colonna successiva, il cassiere deve inserire le informazioni sul documento che il destinatario ha presentato - di solito si tratta di un passaporto.

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori, l'ordine deve essere firmato anche dal cassiere che ha eseguito l'operazione.

Le sfumature dell'utilizzo di un materiale di consumo

Quando un vaglia viene emesso a una persona giuridica (ad esempio, il pagamento di beni o materiali), è impossibile inserire semplicemente il suo nome come destinatario.

Nella colonna "Problema" è necessario annotare il nome completo. un dipendente della società fornitrice che riceve i fondi. Oppure, se è ancora necessario indicare il nome dell'azienda, è consentito il seguente contenuto: "LLC Firm through Ivanov A. A.". IN colonna "Applicazione" in tal caso vengono registrati gli estremi della procura presentata.

Se il materiale di consumo viene emesso per la consegna di proventi in contanti alla banca, nella colonna "Emissione" è impossibile annotare frasi come "Entrate", "Resa dei proventi" o simili. Qui è necessario specificare il nome completo. dipendente responsabile che esegue questa azione, e in colonna "Applicazione"- dettagli del bando per la consegna del contante.

Quando si emettono gli stipendi ai dipendenti, è possibile emettere un unico ordine di spesa per l'intero importo del pagamento. In questa situazione, nella colonna "Problema" è scritto - "Ai dipendenti dell'impresa". IN colonna "Base" le informazioni sulle retribuzioni vengono registrate. I campi dell'ordine "A", "Ricevuto" e "Firma" devono essere lasciati vuoti.

Un esempio di compilazione di un mandato di cassa del conto in un sottoreportpuò essere scaricato dal nostro sito Web qui sotto. Dall'articolo imparerai cosa devi inserire in ogni riga del modulo quando emetti un mandato in contanti di spesa (RKO).

Come emettere denaro in un sub-report

Un contabile, quando emette contanti a una relazione su un mandato in contanti di spesa, deve aderire a determinate regole stabilite dalla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti (clausola 6 dell'istruzione della Banca centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210 -U). Considera i passaggi principali durante l'emissione di denaro:

Viene ricevuta una domanda dal dipendente, che contiene una richiesta per l'emissione di un determinato importo per un determinato periodo, scritta in forma libera indirizzata al capo. Si controllano la decisione del capo, la sua firma e la data. Invece di una domanda, un documento amministrativo compilato (istruzione / ordine) può essere trasferito all'ufficio contabilità. Tale dichiarazione (istruzione / ordine) funge da base per l'emissione di denaro sul conto.

IMPORTANTE! Dal 19/08/2017, l'assenza di debito su importi contabili non costituisce un vincolo per la ricezione di un nuovo anticipo (clausola 1.3 della Direttiva n. 4416-U).

Inoltre, in un'unica copia, viene emesso un mandato in contanti. Firmato da un contabile o da un manager (se non c'è un contabile e lui (il manager) combina la posizione di un contabile e di un manager).
L'RKO emesso insieme alla domanda viene trasferito al cassiere, che controlla tutti gli articoli del materiale di consumo per il corretto riempimento, controlla il documento: i motivi per l'emissione.
Il cassiere prepara il denaro, controlla l'identità del contabile in base al passaporto da lui ricevuto e gli consegna il registratore di cassa per la firma.
Dopo che il dipendente ha firmato l'ordine di cassa, il cassiere emette il denaro e mette la sua firma nel registratore di cassa.
Quindi viene effettuata una registrazione nel libro cassa.

IMPORTANTE! I singoli imprenditori, in conformità con le istruzioni della Banca centrale della Federazione Russa n. 3210-U, dal 06/01/2014, possono, a loro discrezione, non redigere ordini di credito e di debito e non tenere un libro di cassa.

Campione RKO per il rilascio al sub-report: in cosa consiste il documento

Osservando la forma di un ordine di spesa in contanti, possiamo dividerlo condizionatamente in tre parti principali:

il primo contiene i dettagli del documento;
nella seconda si scrive per quali scopi ea chi viene emesso il denaro, con l'inserimento dei relativi conti e firme dei responsabili;
nel terzo, con le firme degli esecutori testamentari, viene redatta la stessa procedura di emissione del contante.

Qui puoi scaricare il modulo di un ordine di spesa in contanti sotto forma di KO-2, approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88.

Consideriamo un esempio di riempimento riga per riga di registratori di cassa per un sottoreport: quali informazioni e come dovrebbero essere inserite in esso.

Nome della riga
Organizzazione	Il nome è scritto come indicato negli atti costitutivi
	Viene apposto il codice ricevuto in fase di registrazione al dipartimento di statistica
Suddivisione strutturale	Se esiste una tale unità, la riga viene compilata, in caso contrario viene inserito un trattino
Numero del documento	Viene indicato il numero RKO successivo
Data di preparazione	La data di emissione del denaro è scritta nel sottoreport
Codice unità strutturale	Il codice assegnato viene inserito nella filiale esistente
Conto corrispondente	In caso di emissione, il conto 71 viene inserito nel sub-report
Codice analitico contabile	Viene scritto il codice assegnato a un contabile specifico
	Il punteggio è 50
Importo, rub., kop.	L'importo da pagare è indicato in numeri.
	Viene inserito il nome completo della persona responsabile
Base	In caso di rilascio, nel sub-relazione è scritto: “sotto il verbale” è indicata la finalità, ad esempio, “per l'acquisto di merce” o “per le spese di viaggio”, e il documento è “dichiarazione del dipendente "
	I rubli sono scritti in lettere maiuscole, copechi: in numeri, lo spazio vuoto della linea è barrato
Appendice	Il documento è indicato: la domanda del dipendente e la data della sua redazione
Supervisore, Capo Ragioniere	Le persone responsabili sono firmate con la decodifica del nome completo.
	Il contabile a parole indica l'importo con una lettera maiuscola e fa un trattino nello spazio libero, quindi annota la data di ricezione dei fondi
	Il contabile mette la sua firma, confermando la ricezione dei fondi.
	Inserire i dati del documento di identità del dipendente a cui viene rilasciato il contante
Emesso dal cassiere	Il dipendente che ha emesso i segni di denaro e fa una trascrizione completa del suo F.I.O

Non sono consentite correzioni durante la compilazione dell'RKO. Il documento deve essere formattato senza errori e macchie. Nell'organizzazione, il capo può svolgere le funzioni di contabile e cassiere. In questo caso, si raccomanda di rilasciare un documento amministrativo sull'assegnazione delle funzioni di contabile al capo.

Per scoprire quali documenti regolano le regole per la compilazione di un mandato di cassa del conto, leggi l'articolo .

Motivi nel registratore di cassa al momento dell'emissione di un sub-report

Come abbiamo già scoperto, il denaro sul conto può essere emesso sulla base di un documento amministrativo emesso o di una dichiarazione contabile firmata dal capo. La domanda può essere scritta a mano o presentata in forma cartacea. Potrebbe assomigliare a questo:

Direttore di Rassvet LLC

MM Shipovalov

dall'autista Yu. V. Zvyagintsev

Dichiarazione

Ti chiedo di darmi 1.000 rubli. 00 kop. (mille rubli) per un periodo di 10 giorni di calendario per l'acquisto di carburante e lubrificanti per un'auto aziendale.

Yu.V.Zvyagintsev 05/11/2018

autorizzo

Direttore ______________ MM Shipovalov 05/11/2018

In caso di emissione di un registratore di cassa, nella riga di indicazione della base, viene scritto “sotto il verbale” e viene indicato il documento (“estratto conto”) con la data di compilazione. Si raccomanda inoltre che il modulo di domanda sia approvato con un'ordinanza sui principi contabili come allegato al regolamento sulle transazioni con i responsabili.

IMPORTANTE! Dal 01/06/2014, sulla base del fatto che un dipendente di un'organizzazione è una persona che lavora sia con un contratto di lavoro che con un contratto di diritto civile, è possibile emettere denaro ai sensi della denuncia anche a persone che hanno stipulato un contratto di diritto civile con l'organizzazione.

Vuoi sapere quando il direttore può ricevere denaro sul conto? Poi leggi l'articolo .

Un esempio di compilazione del registratore di cassa per una persona responsabile

Per un contabile alle prime armi, così come per quei contabili praticanti che vogliono verificare la correttezza della compilazione del registratore di cassa per una persona responsabile, suggeriamo di scaricare un esempio di compilazione di un ordine di spesa per un sub-report proprio qui.

Risultati

Va ricordato che prima di iniziare a compilare la RKO, il commercialista deve ricevere dal dipendente una propria dichiarazione manoscritta, vistata dal responsabile. È necessario redigere un conto in contanti con attenzione, non è possibile commettere errori e apportare correzioni. Per fare ciò, ti consigliamo di scaricare il nostro campione e di averlo sempre a portata di mano.

Un documento interno che descrive la procedura per gli insediamenti con le persone responsabili può aiutare a seguire la procedura per l'emissione di fondi nell'ambito del rapporto e controllarne l'uso previsto.

È possibile scaricare un esempio di tale documento nell'articolo.

È impossibile immaginare la nostra società senza transazioni legate in un modo o nell'altro al denaro. Ogni giorno, innumerevoli organizzazioni scambiano denaro con individui. E, naturalmente, sono stati creati documenti speciali per la legittimità di questo processo. Uno di questi documenti è l'RSC.

.Eccellere

Un conto in contanti warrant è un documento su presentazione del quale si riceve denaro dalla cassa. Questo documento ha una forma unificata KO-2, confermata dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18.08.98 n. 88.

Secondo gli articoli 14 - 21 della "Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nella Federazione Russa", approvata con decisione del Consiglio di amministrazione della Banca centrale russa del 22 settembre 1993 n. 40, esistono alcune regole per la compilazione il modulo KO-2 e l'emissione di contanti dalle casse delle organizzazioni.

In quali casi viene utilizzata la forma KO-2?

Secondo il regolamento della Banca di Russia n. 373-P, l'uso del modulo KO-2 è consentito nei seguenti casi:

Se necessario, trasferire i proventi in contanti dell'organizzazione sul conto corrente della banca.
Quando il denaro deve essere utilizzato da un dipendente per svolgere attività commerciali ai fini di questa organizzazione. In questo caso, il documento deve indicare l'importo dei fondi da emettere e il periodo per il quale viene emesso.
Quando si emettono fondi a un dipendente per spese personali.
Quando sono necessari contanti per le esigenze dell'impresa (ad esempio, riparazione di apparecchiature), il documento indica lo scopo specifico della loro emissione, che non contraddice la Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 1843-U.
Quando un imprenditore privato ritira denaro per i bisogni della propria impresa privata, mentre la sua impresa non ha altri dipendenti oltre a lui.

Compilazione di una ricevuta di cassa

Solo un contabile (o una persona responsabile di questo) ha il diritto di compilare il documento. Il documento viene rilasciato in un'unica copia.

Se ci sono errori nell'esecuzione del documento, questo è considerato non valido.

Completamento dell'intestazione

Nel titolo del documento è necessario indicare il nome dell'organizzazione e, se disponibile, il nome dell'unità strutturale. In caso contrario, viene posizionato un trattino.

Compilando il grafico

Il codice del modulo per OKUD (classificazione tutta russa della documentazione di gestione) è 0320002. Il codice di un'impresa (organizzazione) per OKPO (classificazione generale delle imprese e delle organizzazioni) si trova in Rosstat (ex Goskomstat).

Il numero del documento deve corrispondere al numero del registro delle ricevute e dei documenti di cassa delle spese. Il diario ha la forma KO-3.

La data di redazione del mandato di cassa di spesa deve corrispondere alla data di prelievo del contante dalla cassa. Nella colonna corrispondente, la data è indicata in numeri arabi nel seguente formato: GG.MM.AAAA.

La colonna "Debito, codice dell'unità strutturale" deve essere compilata se l'operazione di emissione di denaro viene eseguita nell'unità strutturale dell'organizzazione (un'unità strutturale è un dipartimento che lavora in una direzione individuale e non si sovrappone alla attività principale dell'organizzazione, ad eccezione dell'ufficio del personale, della contabilità e dell'amministrazione generale (un esempio di tale unità: reparto negozi). In caso contrario, viene posizionato un trattino.

La colonna "Debito, conto di compensazione, sottoconto" dovrebbe indicare il numero di conto e, se necessario, il numero del sottoconto, il cui addebito riflette il prelievo di fondi dalla cassa dell'organizzazione. In altre parole, qui dovrebbe essere indicato il numero del conto su cui devono essere ricevuti i fondi.

Nella colonna "Debito, codice contabilità analitica" è indicato il codice contabile corrispondente al conto indicato nella colonna "Debito, conto di compensazione, sottoconto". Questa colonna è compilata se l'organizzazione prevede l'utilizzo di tali codici. In caso contrario, la colonna viene barrata.

La colonna "Credito" deve contenere il numero del conto, sul cui credito vengono prelevati i fondi dalla cassa. Questo è il numero del conto da cui viene trasferito il denaro.

Nella colonna "Importo, strofina. poliziotto." indicare in numeri arabi in rubli russi la quantità di denaro emessa dalla cassa dell'organizzazione.

Nella colonna “Special Purpose Code” è indicato il codice ai fini dell'utilizzo dei fondi ricevuti. Questa colonna non viene compilata se l'organizzazione non utilizza il sistema di codifica appropriato.

Compilando le righe

La compilazione delle righe nel modulo KO-2 viene eseguita come segue:

Nella riga "Emissione __", il nome completo della persona a cui vengono emessi i fondi è scritto in dativo.
Nella riga "Motivo __", il contabile deve indicare il contenuto della transazione finanziaria, ovvero lo scopo, il motivo o in base al motivo per cui i fondi vengono trasferiti a questa persona. A seconda delle finalità descritte nel paragrafo “In quali casi viene utilizzato il modulo KO-2”, nella riga è scritto: “Incassi per bonifico sul conto corrente della banca”, “Per pagare servizi”, ecc.
La riga "Importo __" indica l'importo prelevato dal registratore di cassa. Inoltre, i rubli sono indicati a parole dall'inizio della riga e con una lettera maiuscola e i copechi - in numeri. Lo spazio rimanente dopo la registrazione è barrato. Va inoltre notato che se nella colonna "Importo, strofina. poliziotto." l'importo da emettere è indicato con copechi, indipendentemente dal valore numerico (ad esempio 500-00), quindi nella riga devono essere indicati anche i copechi ("Cinquecento rubli 00 copechi"). Se il valore in copechi (500-) non è indicato, non è nemmeno indicato nella riga ("Cinquecento rubli").
La riga "Appendice __" indica i documenti allegati, in base ai quali i fondi vengono emessi dalla cassa.

Se i fondi vengono emessi a una persona di una società di terze parti, tra i documenti deve avere una procura dalla sua organizzazione per ricevere fondi .

Video: come compilare un mandato di cassa spese

Requisiti per l'operazione

Un ordine di cassa di un contabile emesso da un contabile deve essere registrato nel registro delle entrate e delle spese dei documenti di cassa. Inoltre, è firmato dal capo e capo contabile (o da una persona che abbia l'autorità appropriata). Vale la pena notare che la firma della testa non è richiesta se ce n'è una in altri documenti allegati al materiale di consumo.

Un modulo correttamente compilato viene consegnato al cassiere, che è tenuto a verificare la correttezza del documento ea richiedere l'identificazione. Il cassiere è obbligato ad emettere contanti solo alla persona i cui dati sono indicati nel modulo. Se è stato commesso un errore durante la compilazione del modulo, il cassiere è obbligato a restituire il modulo all'ufficio contabilità.

Inoltre, nella riga “Ricevuto __”, il soggetto a cui viene emesso il denaro dalla cassa deve indicare l'importo ricevuto, già compilandolo con le stesse regole della riga “Importo __” compilato, firmato e apposto la data nelle righe corrispondenti.

I fondi possono essere emessi sia in valuta russa che estera

Dopo l'attuazione dell'operazione per l'emissione di denaro per il regolamento in contanti, il cassiere è obbligato a registrare i dati del passaporto del destinatario nella riga "A __". Quindi firmare, trascrivere la firma e annotare la data dell'operazione nelle apposite righe. Nei documenti allegati al materiale di consumo dovrà timbrare “Pagato” oppure timbrarli indicando la data dell'operazione

È importante ricordare che il modulo d'ordine rimane alla cassa dopo l'emissione del denaro!

Gestione dei registratori di cassa in formato elettronico

Il mantenimento dei registratori di cassa è accettabile anche in formato elettronico. È importante che il design sia conforme alla forma unificata KO-2.

Puoi conservare il modulo KO-2 in programmi speciali, ad esempio BukhSoft Online, 1C: Contabilità, ecc. Allo stesso tempo, vengono preservate la sequenza e le regole per la compilazione del documento.

Un documento compilato sotto forma di KO-2 deve essere stampato su una stampante prima dell'emissione di contanti. Dopo la stampa, viene firmato da persone autorizzate e l'ulteriore procedura non differisce da quella sopra descritta.

Pertanto, il prelievo di fondi utilizzando un mandato in contanti sotto forma di KO-2 è abbastanza legale e non dovrebbe causare difficoltà nell'uso.

L'emissione di contanti dalla cassa dell'organizzazione viene effettuata dal reparto contabilità sulla base di un mandato di cassa spese (RKO). La forma del materiale di consumo è ufficialmente approvata dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88 ed è chiamata modulo unificato n. KO-2.

Un mandato in contanti di spesa viene emesso secondo la procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, in base alla quale viene emesso da un contabile (o da un responsabile) in un'unica copia.

Compilazione di una ricevuta di cassa

L'intestazione del registratore di cassa indica il nome dell'organizzazione e dell'unità strutturale (se presente). Se non c'è una suddivisione strutturale, viene messo un trattino.

I "Codici" sono scelti tra i riferimenti del Comitato Statale di Statistica. Codice documento per OKUD 0310002.

Il "numero del documento" è indicato in conformità con il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita.

I documenti di cassa sono numerati in ordine a partire dall'inizio dell'anno solare.

Il giorno dell'emissione del denaro dalla cassa viene emesso un mandato di cassa spese, pertanto la data in esso indicata è la data di emissione del denaro. Nel documento la data deve essere indicata nell'apposita colonna, in numeri arabi nel seguente formato: GG.MM.AAAA.

Le colonne "Debito" e "Credito" sono compilate dal contabile che elaborerà questo documento primario.

La colonna "Debito, codice dell'unità strutturale" viene compilata se l'emissione di denaro viene effettuata nell'unità strutturale dell'organizzazione, ad esempio un reparto commerciale, un punto vendita specifico. In caso contrario, la colonna viene barrata. In caso contrario, la colonna viene barrata.

La colonna "Debito, conto di compensazione, sottoconto" dovrebbe contenere il numero del conto e, se necessario, il sottoconto, il cui addebito riflette il prelievo di fondi dalla cassa dell'organizzazione.

La colonna "Debito, codice di contabilità analitica" è compilata se nell'organizzazione è previsto l'uso di tali codici. In questo caso la colonna indica il codice della contabilità analitica per il conto indicato nella colonna precedente, altrimenti viene inserito un trattino.

La colonna "Credito" mostra il numero del conto, sul cui credito vengono emessi i fondi.

Nella colonna "Importo, rub. kop." il contabile indica in cifre la quantità di denaro emessa dalla cassa dell'organizzazione.

La colonna "Codice Finalità" è compilata se l'organizzazione utilizza nelle proprie attività l'apposito sistema di codificazione. In questo caso viene indicato il codice di destinazione per l'utilizzo dei fondi pensionistici.

Nella riga "Dare" sono indicati al dativo il cognome, il nome e il patronimico della persona a cui verrà emesso il denaro dalla cassa.

La riga "Motivo" indica il contenuto della transazione finanziaria.

La riga "Importo" è compilata secondo lo stesso principio di .

Nella riga "Richiesta" indicare gli allegati primari e altri documenti, in base ai quali il denaro viene emesso dalla cassa. Se il denaro viene emesso a un dipendente di un'organizzazione di terze parti, è necessario presentare una procura dalla propria organizzazione per ricevere denaro. La procura resta negli atti del giorno come allegato ad una nota spese oa un estratto conto.

Un RKO completato deve essere registrato in un giornale (modulo n. KO-3) e firmato dal capo e capo contabile dell'organizzazione (o da una persona autorizzata a farlo per iscritto dal capo). Ricordiamo che la firma del gestore sul materiale di consumo non è richiesta se la sua delibera di autorizzazione all'operazione è già sui documenti allegati alla nota di spesa.

La riga "Ricevuto" è compilata dalla persona a cui viene emesso il denaro dalla cassa. In esso, indica la quantità di denaro ricevuta (rubli - in parole, con una lettera maiuscola, dall'inizio della riga; copechi - in numeri). Sotto questa riga, il destinatario firma e inserisce la data di ricezione del denaro.

Quando si emette denaro per pagamenti in contanti a un individuo, il cassiere richiede un documento (passaporto o altro documento) che dimostri l'identità del destinatario. Nella riga successiva dell'ordine di spesa, il cassiere annota il nome e il numero, la data e il luogo di emissione del documento. Può essere qualsiasi documento ufficiale contenente una fotografia e la firma del proprietario.

Si precisa che il documento è indicato indipendentemente da chi sia il destinatario del denaro: un rappresentante di un ente terzo o un dipendente. Non ci sono eccezioni qui.

La riga "Emesso dal cassiere" viene compilata dal cassiere solo dopo l'emissione di denaro su un conto in contanti warrant. In esso, il cassiere deve firmare e indicare il suo cognome e le sue iniziali.

I documenti allegati al materiale di consumo vengono riscattati dal cassiere con la scritta "Pagato" o un timbro che ne indica la data.

Va ricordato che un mandato di cassa di spesa rimane alla cassa e non viene distribuito a persone che hanno ricevuto denaro!