La procedura per l'organizzazione della contabilità primaria. Cosa sono i documenti contabili primari: tipi di contabilità primaria nell'organizzazione

introduzione

Quando le relazioni di mercato iniziarono a formarsi nel paese, divenne necessario adottare un nuovo approccio alla creazione di contabilità nelle aree delle attività finanziarie ed economiche delle imprese e delle organizzazioni. Poiché l'uso inefficace della contabilità porterà inevitabilmente a una diminuzione della produzione e delle vendite, che di per sé ridurrà il reddito delle imprese e, possibilmente, il profitto dell'impresa diminuirà inevitabilmente. Attraverso un'attenta contabilità e auditing, queste riserve possono essere identificate e utilizzate.

La fase iniziale della registrazione sistematica delle singole transazioni è la contabilità primaria, che caratterizza i processi e i fenomeni aziendali che si verificano nell'organizzazione. I documenti primari in questa fase del lavoro contabile riflettono le informazioni iniziali sui processi e sui fenomeni che si verificano in numerose aree: magazzini, punti di ricezione e spedizione, ecc.

La rilevanza dell'argomento del lavoro del corso è che la contabilità primaria è la base della contabilità.

L'effettiva organizzazione del sistema contabile primario è ancora un problema che richiede una soluzione permanente. Ciò è dovuto al fatto che, sebbene oggi una parte significativa delle imprese russe abbia già attraversato tutte le crisi politiche ed economiche del periodo iniziale, una certa esperienza è stata accumulata nel funzionamento in un'economia di mercato e l'approccio al fare impresa è cambiato radicalmente , tuttavia, la necessità di migliorare la contabilità primaria è ancora rilevante. ...

Il mantenimento dei documenti contabili primari viene effettuato in conformità con i documenti normativi con stati diversi.

L'obiettivo principale del lavoro del corso è studiare gli attuali metodi di flusso documentale dei documenti contabili primari.

In accordo con questo obiettivo, lo studio ha fissato i seguenti compiti:

Definire il concetto di documenti contabili primari e mostrare la loro importanza nell'organizzazione della contabilità in un'organizzazione;

Considerare la classificazione dei documenti contabili primari;

Mostra le forme esistenti dei documenti contabili primari;

Caratterizzare il sistema di circolazione documentale dei documenti contabili primari;

Considerare il flusso di lavoro dei documenti primari nelle organizzazioni di varie forme di proprietà;

Considera i modi per migliorare la contabilità primaria.

Fondamenti di contabilità primaria in azienda

Il concetto di documenti contabili primari e il loro significato

Documento: informazioni documentate con dettagli che ne consentono l'identificazione, registrate su un supporto tangibile. Nella contabilità, le transazioni commerciali sono registrate nel documento, cioè i fatti dell'attività economica.

Transazione commerciale - un evento che caratterizza le singole azioni economiche (fatti) che causano cambiamenti nella composizione, nell'ubicazione della proprietà e (o) nelle fonti della sua formazione.

Le transazioni commerciali possono essere suddivise in tre gruppi:

1) il movimento di beni materiali e la trasformazione di alcuni beni materiali in altri;

2) entrate e uscite di denaro;

3) pagamenti in contanti.

I suddetti tre gruppi di transazioni commerciali corrispondono a tre tipi di documenti:

1) materiale, ad esempio: un atto di cancellazione della letteratura dal fondo della biblioteca, un atto di accettazione e trasferimento di attrezzature in ufficio;

2) contanti, ad esempio: ricevuta di cassa, ordine di pagamento, estratto conto;

3) liquidazione, ad esempio: avviso, busta paga.

I documenti del sistema contabile sono di grande rilevanza pratica, giuridica, di controllo e analitica, organizzativa, gestionale ed economica.

Il significato pratico dei documenti nelle attività operative ed economiche risiede nel fatto che registrano correttamente e tempestivamente tutte le azioni amministrative ed esecutive (rilascio di beni materiali dal magazzino alla produzione, pagamenti in contanti dalla cassa, accettazione delle fatture dei fornitori e trasferimento di fondi da conti correnti, ecc.).

Il significato giuridico dei documenti risiede nel fatto che forniscono fondamenti basati su prove di indicatori contabili e di rendicontazione, stabiliscono la responsabilità degli esecutori per le transazioni commerciali eseguite. I documenti o i dati documentali sono utilizzati come elementi probativi per l'elaborazione di un giudizio di revisione sull'affidabilità del bilancio di un'entità economica, nonché come elementi probativi nella risoluzione di controversie economiche e giudiziarie sorte tra organizzazioni o tra un'organizzazione e autorità di controllo fiscale in merito reati fiscali, ecc ecc.

Il controllo e il valore analitico dei documenti risiede nel fatto che servono come fonte di dati di controllo nell'attuazione del controllo in azienda sui movimenti di proprietà al fine di stabilire la legalità e la fattibilità economica delle operazioni eseguite. Inoltre, i documenti sono una fonte per ottenere prove di audit per i revisori esterni quando conducono audit sia obbligatori che proattivi al fine di risolvere ragionevolmente gli obiettivi e gli obiettivi dell'audit stipulato dal contratto tra l'entità economica e l'organizzazione di audit. Lo scopo dell'audit è esprimere un parere: sull'affidabilità delle dichiarazioni finanziarie (contabili) degli enti sottoposti a revisione, sulla conformità della procedura per l'introduzione della contabilità degli enti sottoposti a revisione con la legislazione della Federazione Russa.

I documenti servono anche come base per l'esecuzione e fonte di informazioni per il controllo e l'audit. Lo scopo dell'audit è determinare la legalità, la completezza e la tempestività dei pagamenti reciproci e degli accordi dell'oggetto sottoposto a revisione e del bilancio federale, i bilanci dei fondi statali fuori bilancio, nonché l'efficacia e l'uso mirato dei fondi pubblici. Pertanto, la differenza tra un audit e un audit è che l'audit è di natura consultiva, mentre lo scopo dell'audit è identificare le violazioni.

I documenti sono importanti anche per l'analisi delle attività produttive, economiche e finanziarie al fine di identificare le cause ei colpevoli di carenze, perdite di fondi materiali e monetari, costi improduttivi, per identificare le riserve inutilizzate (nascoste) e la loro mobilitazione nella produzione.

La rilevanza organizzativa e gestionale dei documenti risiede nel fatto che attraverso l'utilizzo sistematico delle informazioni contenute nei documenti contabili, è possibile ottenere un'interazione ottimale di tutte le funzioni gestionali (contabilità, pianificazione, previsione, controllo, analisi, regolazione) e di tutti i sistemi del meccanismo economico per raggiungere gli indicatori economici pianificati e massimizzare i profitti.

Il significato economico dei documenti risiede nel fatto che consentono di rafforzare la contabilità analitica nell'organizzazione e nelle sue divisioni, operando sui principi dell'autocontrollo, dell'autosufficienza e dell'autofinanziamento. I dati dei documenti primari vengono utilizzati per determinare importanti indicatori economici e di produzione, come la produttività del lavoro, la produttività del capitale, l'efficienza dei materiali, ecc.

Pertanto, il documento contabile primario è una prova scritta che la transazione commerciale è legalmente vincolante e non richiede ulteriori spiegazioni e dettagli. Possono essere presi in considerazione solo i documenti primari correttamente eseguiti che avranno valore legale.

L'affidabilità delle informazioni contabili dipende direttamente dalla qualità del documento redatto. Pertanto, ciascun documento contabile primario deve essere redatto nel rispetto delle regole e dei requisiti stabiliti.

Il mezzo materiale più comune è un modulo contabile (un foglio di carta stampato in modo tipografico) in cui vengono inserite le informazioni su una transazione commerciale. Possono essere compilati a mano o automatizzati, come determinato nelle istruzioni per la preparazione dei documenti contabili primari. Alcuni documenti devono essere compilati solo con l'uso della tecnologia (ordini di pagamento).

Un documento contabile in forma è spesso redatto in più copie, che è disciplinato dalle regole di contabilità e dalle relative istruzioni.

I documenti contabili primari sono importanti non solo in materia contabile, ma anche in relazione alla normativa fiscale, in particolare alla determinazione dell'ambito degli obblighi. Pertanto, è estremamente importante che la persona responsabile della compilazione della documentazione primaria conosca tutte le sfumature della contabilità e, inoltre, comprenda la loro classificazione per semplificare il lavoro.

Cosa sono i documenti contabili primari

Sono considerati documenti primari quei documenti che registrano determinate azioni economiche che sono già state realizzate. L'uscita in contabilità e l'iscrizione a registro è possibile solo se esiste la documentazione contabile primaria. È considerato parte integrante del sistema di gestione aziendale. Sulla base di ciò, si può tranquillamente affermare che i documenti contabili primari costituiscono evidenza documentale di operazioni effettuate connesse all'attività economica dell'ente e aventi un effetto economico.

Classificazione

Tutti i punti che riguardano la questione delle organizzazioni primarie sono soggetti alle disposizioni e alle norme di 402-FZ. Il regolamento indica che questi certificati sono necessari quando si interagisce con le strutture fiscali a conferma della correttezza dei calcoli. Ciò significa che le autorità fiscali non avranno alcun reclamo sul processo di determinazione della base imponibile.

In conformità alla normativa vigente, la documentazione primaria è soggetta a conservazione obbligatoria per 4 anni. Durante questo periodo, le autorità fiscali possono in qualsiasi momento richiedere documenti per l'esame e la verifica. Inoltre, la documentazione primaria serve spesso come base di prova nelle controversie.

Si precisa che forme specifiche di documentazione primaria non sono sancite a livello legislativo. Su questo tema, un'entità aziendale ha l'opportunità di scegliere l'opzione che soddisferà le sue esigenze e servirà da valido aiuto per ulteriori lavori.

Documenti contabili primari: lista

Di norma, l'elenco completo dei certificati che svolgono funzioni fondamentali rimane invariato e approvato al più alto livello. Attualmente questa categoria comprende:

1. Del contratto. Specificano i termini specifici della transazione, le responsabilità delle parti e le questioni finanziarie. In generale, sono qui indicate tutte le condizioni che sono in un modo o nell'altro legate alla transazione. Si noti che per alcune transazioni non è richiesta la forma scritta del contratto. Quindi, dal momento in cui l'acquirente riceve la ricevuta di vendita, la transazione si considera conclusa.
2. Conti. Con l'aiuto di documenti di questo tipo, l'acquirente conferma la sua disponibilità a pagare la merce (servizio) del venditore. Inoltre, le fatture possono contenere termini aggiuntivi della transazione e prezzi specifici fissi che il venditore stabilisce per i suoi prodotti e servizi. Se per qualche motivo l'acquirente non è soddisfatto del prodotto (servizio) presentatogli, sulla base della fattura ha il diritto di richiedere il rimborso dei suoi fondi.
3. Lista imballaggio. Visualizza un elenco completo di tutte le merci o materiali trasferiti. La lettera di vettura dovrebbe essere redatta in più versioni, a seconda del numero di partecipanti alla transazione.
4. Certificato di accettazione.È redatto sulla base dei risultati della prestazione del servizio come conferma che il risultato del lavoro soddisfa i criteri precedentemente indicati ed è pienamente approvato dalla parte ricevente.
5. Dichiarazioni di calcolo. Visualizzano tutte le domande relative al pagamento degli stipendi al personale assunto. Inoltre, tutte le informazioni relative a bonus, bonus e altri meccanismi di incentivi finanziari per i dipendenti dovrebbero essere visualizzate qui.
6. Certificati di consegna e accettazione n. OS-1. Questo tipo di documentazione viene utilizzata per registrare eventuali attività legate all'ingresso o all'uscita di cespiti.
7. Documenti in contanti, a cui appartengono gli ordini di cassa di entrata e di spesa e, inoltre, il libro di cassa. Contengono informazioni finanziarie, effettuate nel quadro dell'attuazione, una serie di operazioni.

Classificazione

I tipi di documenti primari nella contabilità sono piuttosto diversi e dipendono principalmente dallo scopo specifico dell'utilizzo del documento nel prossimo futuro. Tuttavia, la caratteristica di classificazione più popolare è la divisione della documentazione primaria in interna ed esterna.

Un documento interno è di proprietà dell'azienda e viene emesso da essa per risolvere determinati problemi. È compilato dagli specialisti dell'impresa ed estende i suoi effetti esclusivamente all'interno della giurisdizione dell'impresa. Pertanto, la categoria specificata è costituita da quei documenti necessari per l'efficace svolgimento delle attività commerciali all'interno di una società. Allo stesso tempo, se un documento arriva all'azienda dall'esterno o viene redatto dagli specialisti dell'azienda e successivamente trasferito ad altre entità legali (autorità fiscali, clienti, ecc.), allora sarà riconosciuto come esterno.

A loro volta, anche i documenti interni hanno le proprie caratteristiche di classificazione, che consentono di raggrupparli in tre categorie:

1. Amministrativo (organizzativo). Indicano le informazioni che devono essere portate a conoscenza dei dipendenti, delle strutture e delle filiali dell'azienda e dei loro responsabili. Con il loro aiuto, l'azienda emette determinati ordini che devono essere seguiti con attenzione. Questo gruppo include una varietà di ordini, ordini e molto altro.
2. Esecutivo (a discolpa), che mostrano inizialmente i fatti che confermano lo svolgimento di determinate operazioni economiche e il loro completamento.
3. Documenti contabili. Questa categoria è generalizzata ed è necessaria per sistematizzare le informazioni contenute in altri documenti e la loro ulteriore raccolta in un unico documento.

In determinate circostanze, la documentazione può anche essere combinata. Questo gruppo include quei documenti che possono contenere contemporaneamente le caratteristiche chiave della documentazione organizzativa e dei voucher. Gli esempi più eclatanti qui sono vari ordini di cassa, reclami, segnalazioni anticipate e molto altro.

Registri contabili e loro classificazione

Quando si effettua una transazione, viene preparata la documentazione primaria. Non appena completato, tutte le informazioni in esso specificate devono essere duplicate nell'apposito registro contabile. Ed è una sorta di vettore che accumula le informazioni principali sulla transazione. Sulla base dell'essenza del registro, si possono distinguere diverse caratteristiche di classificazione. Ad esempio, in apparenza, i registri appaiono davanti agli utenti sotto forma di libri, semplici fogli e schede contabili.

In base ai meccanismi di tenuta del registro si possono distinguere altri 3 gruppi:

1. Cronologico, in cui sono indicati tutti gli eventi accaduti con il rigoroso rispetto della tempistica. Cioè, prima devi indicare quelle operazioni che si sono verificate in precedenza e così via. Tali registri sono i più complessi, poiché contengono un'enorme quantità di informazioni e molto spesso non è possibile prendere in considerazione alcuna azione.
2. Sistematico, in cui inizialmente tutte le operazioni sono registrate sotto forma di indicatori economici. Pertanto, i registri di questo tipo riflettono l'effetto economico delle transazioni commerciali completate e analizzano gli indicatori delle spese e delle entrate. L'esempio più eclatante di un registro sistematico è il libro di cassa.
3. Combinato, che hanno caratteristiche fondamentali sia dei registri sistematici che cronologici.

Contenuto della documentazione primaria

Molti utenti hanno una domanda su cosa appartiene ai documenti contabili primari e quali requisiti sono loro imposti. A livello legislativo esistono diverse disposizioni che stabiliscono che determinate informazioni debbano essere presenti nei documenti della coppia primaria. In particolare, ai sensi della clausola 2 dell'articolo 9 di FZ-402, la documentazione primaria deve contenere le seguenti informazioni:

• Titolo del documento;
• Data di preparazione;
• informazioni sulla persona che ha redatto il documento specificato (nome completo dell'impresa);
• l'essenza dell'attività economica associata a questo documento;
• calcoli finanziari relativi alla transazione avvenuta;
• le firme dei funzionari responsabili dell'operazione e le loro iniziali.

Esempio di documento contabile primario

Regole di scartoffie

Il legislatore stabilisce alcune regole per la redazione dei documenti contabili primari. Pertanto, uno dei requisiti chiave è l'accuratezza e l'assenza di errori grammaticali e di punteggiatura e refusi. Se il servizio fiscale scopre alcune carenze, l'autore del reato dovrà rifare nuovamente il documento e, in caso di violazione ripetuta, è possibile ricevere multe. In generale, su questo tema, occorre prestare molta attenzione alle seguenti raccomandazioni:

1. È consentito l'uso di penne a sfera ea inchiostro, computer speciali e computer.
2. La compilazione può iniziare quando si suppone che vengano eseguite determinate transazioni commerciali che devono essere visualizzate. Allo stesso tempo, in situazioni eccezionali, è del tutto possibile redigere un documento dopo il completamento della transazione.
3. Tutti i dati calcolati devono essere visualizzati sia in forma numerica che scritta. Pertanto, dovrebbe esserci una copia accanto a ciascun numero.
4. È estremamente importante compilare tutti i dettagli indicati nel modulo. Se per qualche motivo non ci sono informazioni, non puoi lasciare una riga vuota. Dovrebbe apparire un trattino.

Se non aderisci a questi consigli, puoi incontrare difficoltà significative. Quindi, se il servizio fiscale durante l'audit riconosce il documento come errato, ci saranno dubbi sulla correttezza dei calcoli e sulla determinazione della base imponibile.

Se per qualche motivo è necessario apportare determinate correzioni, in nessun caso dovresti utilizzare correttori e ombreggiature, poiché sono inaccettabili. Le correzioni possono essere effettuate nei seguenti modi:

1. Correzione del contorno. Se vengono indicate informazioni errate, devono essere barrate con una linea sottile e accanto ad esse devono essere indicati i dati corretti. Allo stesso tempo, deve esserci una nota a piè di pagina al posto di ciascuna di tali correzioni. "Fede corretta" indicando la data della modifica e la firma del funzionario che ha apportato la modifica. Tuttavia, notiamo che nel caso di documenti che mostrano la ricevuta e la spesa dei fondi, questo metodo sarà inappropriato.
2. Entrata aggiuntiva. Questo metodo viene utilizzato in situazioni in cui i valori totali delle transazioni vengono elaborati con indicatori significativamente ridotti. Per non redigere il documento in modo nuovo, è possibile effettuare registrazioni aggiuntive per gli importi mancanti nel periodo corrente o successivo.
3. Inversione. Le voci errate vengono corrette con valori negativi. Tutte le informazioni specificate in modo errato vengono ripetute con inchiostro rosso e le voci corrette sono indicate accanto ad esse.

Il documento primario può essere redatto sia in forma scritta che in forma elettronica. Di recente, molte aziende hanno duplicato informazioni e compilato versioni sia cartacee che elettroniche. I primi vengono successivamente utilizzati per interessi interni, ma su richiesta vengono inviate copie elettroniche per la verifica al Servizio fiscale federale.

Si possono trarre diverse conclusioni. Lo stato non approva alcun modulo obbligatorio per la documentazione primaria, che conferisce agli enti economici il diritto di determinare in modo indipendente la forma del documento, che sarà ulteriormente utilizzato nella pratica. Immediatamente dopo la registrazione del documento, tutti i dati da esso devono essere trasferiti al registro contabile.

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introduzione

La base per la prosperità di qualsiasi organizzazione è la contabilità, indipendentemente dalla forma organizzativa e giuridica dell'organizzazione, dalla sua struttura, struttura e tipo di attività, poiché lo scopo principale della contabilità è fornire agli analisti le informazioni necessarie per prendere decisioni. Queste decisioni riguardano l'allocazione e l'uso di risorse economiche limitate: denaro, terra, lavoro, ecc. La distribuzione e l'uso di queste risorse determina i prezzi, i salari, la produzione di beni e servizi, l'adeguatezza delle nostre scorte, la qualità dei sistemi di trasporto, nonché quali paesi stanno prosperando e quali stanno vivendo una recessione. Poiché praticamente qualsiasi impresa influisce sulla situazione economica nella regione, nella regione, nel paese. E qui la contabilità gioca un ruolo importante. E questo significa che la posizione di qualsiasi organizzazione dipende dalla corretta organizzazione della contabilità.

Nella mia tesina, voglio analizzare e analizzare cos'è la documentazione, qual è il suo ruolo e la sua posizione nel lavoro di un'impresa (organizzazione) e quali sono i principi di redazione della documentazione in contabilità. Infatti, secondo la legge, i documenti contabili sono una sorta di documenti giustificativi che hanno valore legale.

1. Il concetto di documenti primari

Sotto documento primario in contabilità, un modulo cartaceo è destinato alla registrazione delle informazioni iniziali.

Il concetto di "documento" è più ampio di quello di "documento primario". Documenti nella vita di tutti i giorni significano anche qualsiasi documento commerciale, qualcosa che certifica ufficialmente l'identità del portatore (passaporto, ecc.), qualsiasi prova scritta.

L'etimologia della parola "documento", che deriva dal latino documentum - evidenza, è indicativa. Ragionieri tra la fine del XIX e l'inizio del XX secolo amavano sottolineare il potere probatorio del documento primario, il che significava la sua capacità di fungere da prova in tribunale. Questa funzione del documento primario è ora completamente preservata.

La definizione di cui sopra del documento primario contiene diversi punti essenziali.

I. Un'indicazione del supporto cartaceo è importante. Sebbene il materiale del corriere possa teoricamente essere qualsiasi cosa, tradizionalmente, nella mente del contabile, il documento primario è associato a un foglio di carta.

Con l'avvento e lo sviluppo della scrittura, diversi popoli hanno utilizzato vari materiali come supporto, ma oggi la stragrande maggioranza dei documenti primari esiste in forma cartacea. Lo dobbiamo al livello tecnologico di sviluppo della civiltà: ormai da diversi secoli la carta è un vettore standard di informazioni e solo con l'avvento della tecnologia informatica le sue posizioni sono in qualche modo vacillate.

II. Il documento principale viene utilizzato per registrare le informazioni. Il rapporto tra il documento e il fatto registrato dell'attività economica è in molti casi bilaterale e interdipendente:

Da un lato, il fatto verificatosi dell'attività economica richiede la sua registrazione;

D'altra parte, alcuni fatti dell'attività economica non sono considerati perfetti senza la loro registrazione scritta. Inoltre, in alcuni casi, il mancato rispetto della forma scritta dell'operazione comporta automaticamente la sua nullità.

Quindi, c'è sia un feedback diretto che un feedback tra il fatto dell'attività economica e il documento primario.

III. Il documento primario registra solo le informazioni iniziali e non operative o di reporting. Naturalmente sia l'uno che l'altro possono essere stampati su carta: i moduli con i dati operativi o di rendicontazione contenuti in essi sono chiamati resoconti o rendiconti. Ma il documento principale è considerato solo il modulo con le informazioni iniziali. Questa circostanza è sottolineata dal nome del documento "primario", vale a dire. iniziale, ingresso.

Documento primario come base per le registrazioni contabili. La documentazione è uno dei principi della contabilità. La documentazione si riferisce al processo di formalizzazione di ogni fatto di attività economica soggetto a registrazione come documento primario. La formulazione del principio documentante è attribuita a W. Schweiker (1549, Germania).

Poiché un certo numero di oggetti è registrato sotto forma di un fatto di attività economica e gli oggetti sono presi in considerazione nei conti contabili, ogni documento primario può essere caratterizzato da un certo numero di conti. L'istituzione della corrispondenza tra il documento primario ei conti (corrispondenza dei conti) è talvolta chiamata cessione del conto (dall'italiano conto - conto). Spesso, i documenti primari vengono redatti a causa del fatto che è stata effettuata una registrazione contabile: il documento principale viene ricevuto dall'ufficio contabilità, sulla base del quale viene effettuata la registrazione contabile corrispondente.

La documentazione è una fase intermedia tra l'osservazione di un oggetto e nella realtà e la sua registrazione nel sistema contabile. La registrazione stessa delle informazioni mediante un documento primario non può essere considerata come immissione di informazioni nel sistema, poiché l'esistenza di un documento non garantisce che le informazioni entrino nella matrice dei dati operativi. Naturalmente, con la forma del libro di contabilità, questa affermazione è abbastanza relativa, ma con la forma del computer, non ci sono dubbi.

In ossequio al principio della documentazione, ogni fatto di attività economica oggetto di registrazione deve essere formalizzato come documento primario. Da qui un altro nome per i documenti primari - a discarico. Resta inteso che il commercialista si giustifica presentando il documento che è servito come motivazione per effettuare la registrazione contabile.

Non si può dire che una metodologia contabile inapplicabile disponga di un'attuazione rigorosa e coerente di questo principio.

Innanzitutto, in alcuni casi, la registrazione dei documenti per ogni fatto di attività economica non è chiamata necessità economica, ma le peculiarità della metodologia contabile (più spesso alla fine del periodo contabile). Tali registrazioni possono essere redatte da un rendiconto contabile, ma possono anche non essere redatte, come solitamente avviene nella pratica.

In secondo luogo, esiste un'ampia classe di registrazioni contabili, la cui registrazione è interamente determinata dalla registrazione di altre registrazioni effettuate parallelamente alle stesse. Ad esempio, la ricezione del pagamento da parte dell'acquirente comporta l'esecuzione non solo delle registrazioni di questo, ma anche della registrazione dell'avvenuto adempimento degli obblighi al bilancio per il pagamento delle imposte indirette. Pertanto, un documento può servire come base per eseguire più registrazioni contabili contemporaneamente.

In terzo luogo, diversi documenti primari spesso servono come base per fare un record. Un tipico esempio è il rilascio di merci alle condizioni di un prestito commerciale, in cui all'acquirente può essere consegnata una fattura, una fattura, una fattura e talvolta altri documenti primari.

In questo caso, tutti questi documenti potrebbero essere combinati in uno, ma questo non è sempre fattibile. La registrazione di alcuni fatti di attività economica con un documento primario è praticamente impossibile. Quando si acquistano beni in contanti, c'è un fatto dell'attività economica: lo scambio reciproco e simultaneo di valori. Ma in contabilità, la registrazione di questo fatto è divisa in almeno due fasi:

1. Pagamento in contanti;

2. Trasferimento di merci.

Il pagamento in contanti è registrato da un ordine di incasso e il trasferimento della merce è registrato da una fattura per il suo rilascio a lato. È difficile inserire questi documenti primari in uno solo a causa del fatto che i locali di cassa e magazzino sono geograficamente separati e, di fatto, ci sono due oggetti di attività economica, ognuno dei quali richiede la propria registrazione. Come si vede, l'applicazione pratica del principio documentale è piuttosto contraddittoria.

Registri contabili.

Il concetto di registro contabile è strettamente connesso al concetto di documento primario.

Il registro (dal latino registrum - elenco, elenco) in contabilità è solitamente inteso come vettori e la forma di presentazione dei dati operativi in ​​essi. I registri si distinguono dai documenti primari per due punti:

1. I registri visualizzano dati non di origine e operativi;

2. Il termine presto indica non la natura operativa dei dati, ma la forma della loro presentazione: in questo senso, qualsiasi cella della tabella contenente dati operativi è un registro.

Poiché alcuni documenti primari servono ad accumulare informazioni, ad es. infatti, viene utilizzato come supporto materiale di dati sia iniziali che operativi, non è possibile distinguere chiaramente tra documenti primari e registri contabili; a volte i registri significano direttamente documenti primari.

L'uso dei termini era praticato nella forma contabile della contabilità e nella contabilità pratica non riceveva distribuzione. Con l'emergere di una forma di contabilità informatizzata, incline a mutuare terminologia dalla teoria dei sistemi informativi o da discipline ad essa vicine nello spirito, la necessità del suo utilizzo in generale è diventata discutibile. Più precisamente, non c'è dubbio: il termine "registri contabili", per il fatto che confonde il supporto e le informazioni registrate su di esso, e inoltre non distingue abbastanza chiaramente le fasi del funzionamento del sistema informativo, è irrimediabilmente obsoleto e non corrisponde al livello delle moderne concezioni scientifiche.

2. Requisitidocumenti contabili primari

Requisiti dei documenti(Elemento essenziale inglese dei documenti) sono un certo insieme di indicatori (dati) che formano le informazioni contabili nella misura in cui consentono di riconoscere il documento come valido e ragionevole per accettarlo per la contabilità. Per questo, i requisiti devono fornire una descrizione esauriente del fatto economico dell'impresa e conferire al documento forza probatoria dal punto di vista giuridico. L'insieme dei dettagli del documento è determinato dal tipo di fatti aziendali. Pertanto, ad esempio, un ordine di incasso ha un requisito individuale, mentre un ordine di spesa ne ha altri. Allo stesso tempo, ci sono dettagli generali o, come vengono ufficialmente chiamati, obbligatori. Sono indicati nei pertinenti documenti normativi del Comitato statistico statale e della Banca centrale della Federazione Russa.

L'elenco citato comprende i seguenti dati obbligatori: il nome del documento (modulo), il nome dell'ente, la data di compilazione, le istruzioni dei soggetti coinvolti nell'operazione, gli strumenti di misurazione dell'operazione (in termini quantitativi e termini di valore), il contenuto della transazione commerciale, i nomi dei funzionari responsabili dell'esecuzione di una transazione commerciale e la correttezza della sua registrazione, le firme personali e la loro decrittazione. Nei moduli standard ufficialmente approvati, tutti i dettagli richiesti sono già disponibili.

A seconda del tipo di fatto aziendale e della tecnologia di elaborazione dei dati, vengono inseriti dettagli aggiuntivi nei documenti primari, che possono includere il numero del documento, l'indirizzo dell'impresa, i motivi per commettere il fatto aziendale e alcuni altri. Per l'elaborazione automatizzata delle informazioni contabili, i dettagli dei documenti sono registrati sotto forma di codici digitali.

I documenti sono accettati per la contabilità se sono conformi alle vigenti norme nazionali che disciplinano la composizione e l'ubicazione dei dettagli in un luogo rigorosamente definito del documento; anche la forma del documento stesso è codificata su scala nazionale.

Il codice del modulo è il numero a sette cifre di un documento pubblicato nel Classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD). Il sigillo certifica quei documenti per i quali è previsto dalle norme della normativa vigente, della politica contabile o dell'accordo delle parti in sede di conclusione di contratti d'affari. Ad esempio, le ricevute per la ricezione di denaro da conti bancari, ordini di trasferimento di denaro (al bilancio, cassa di previdenza sociale contro gli infortuni, ecc.), Matrici di ricevute di cassa, atti di accettazione - consegna del lavoro svolto sono certificati dal sigillo.

I documenti che formalizzare transazioni in contanti simili, pagamenti in contanti da un conto bancario, transazioni con titoli e alcuni altri, sono firmati dal capo e dal capo contabile dell'impresa o dai loro vice, se è stato emesso un ordine corrispondente (istruzioni) per questo.

Quando si redige un documento, vengono compilati tutti i suoi dettagli obbligatori. Le righe e i dettagli liberi, in conformità con la clausola 2.9 del Regolamento sui documenti, sono soggetti a uno spazio vuoto obbligatorio.

I moduli unificati della documentazione contabile primaria devono essere redatti in stretta conformità con le istruzioni per il loro uso e compilazione approvate dal Comitato statale di statistica della Federazione Russa, che riflettono lo scopo del modulo; la procedura per la sua compilazione; gli incaricati della redazione; movimento del documento (le disposizioni del programma di flusso del documento in vigore nell'organizzazione non possono contraddire le istruzioni approvate).

I moduli dei documenti contabili primari utilizzati per la registrazione delle transazioni commerciali, per i quali non sono forniti i moduli standard dei documenti contabili primari, sono redatti secondo le modalità prescritte nel programma di flusso dei documenti in vigore presso l'impresa, nonché in conformità con le disposizioni della politica contabile dell'impresa.

Una serie di documenti redatti dall'organizzazione deve contenere, secondo la procedura vigente, e alcuni altri dettagli richiesti.

Quindi, ad esempio, l'inclusione delle spese di rappresentanza nel costo dei prodotti (lavori, servizi) è consentita solo in presenza di documenti primari giustificativi, che devono indicare la data e il luogo, il programma dell'incontro di lavoro (ricevimento), l'elenco di persone invitate, partecipanti dall'impresa, l'importo delle spese.

Diversamente, diventa problematico attribuire i costi al prime cost.

Tale requisito come il numero di identificazione del pagatore (TIN) deve essere indicato durante la compilazione di domande, dichiarazioni, certificati approvati dal Ministero delle imposte e del servizio fiscale della Federazione Russa (Servizio fiscale statale della Federazione Russa), nonché al momento del prelievo su altri documenti, se ciò è stabilito dai requisiti di atti normativi.

In conformità con la "Procedura e condizioni per l'assegnazione, l'applicazione e la modifica del numero di identificazione del contribuente", approvata con ordinanza del Ministero delle imposte e dei dazi della Federazione Russa del 27 novembre 1998 NGB-3-12 / 309, il codice fiscale (CIF) unitamente al codice della causale di iscrizione al 1° gennaio 2000 deve essere indicato in tutti i documenti utilizzati dall'ente nei rapporti fiscali.

Inoltre, in conformità al paragrafo 7 della lettera del Servizio fiscale statale della Federazione Russa, del Ministero delle finanze della Federazione Russa e della Banca centrale della Federazione Russa del 5, 16 giugno 1995 NN VG-4-12 / 25n, 47, 174, il TIN deve essere indicato al momento della redazione di qualsiasi documento di regolamento e pagamento lungo le linee come "Paginante" e "Destinatario" (mantenuto con l'adozione del nuovo Regolamento della Banca Centrale della Federazione Russa "On pagamenti senza contanti nella Federazione Russa" dell'8 settembre 2000 n. 120-P).

Sul registratore di cassa rilasciato all'acquirente ai sensi della clausola 4 del "Regolamento sull'uso dei registratori di cassa nell'attuazione dei regolamenti in contanti con la popolazione", approvato dalla risoluzione del Consiglio dei ministri - il governo della Federazione Russa del 30 luglio 1993 n. 745 (come modificato da emendamenti e integrazioni), devono essere riportati i seguenti dettagli richiesti:

Nome dell'azienda;

Numero di identificazione dell'organizzazione del contribuente;

Numero di serie del registratore di cassa;

Il numero di serie dell'assegno;

Data e ora di acquisto;

Costo di acquisto (servizio);

Segno di regime fiscale.

Le fatture che servono come base per la compensazione degli importi IVA su beni (prodotti, lavori, servizi) ricevuti da fornitori e appaltatori, ai sensi del paragrafo 5 dell'articolo 169 della parte seconda del Codice Fiscale della Federazione Russa, devono contenere i seguenti dettagli obbligatori :

1) numero di matricola e data di emissione della fattura;

2) il nome, l'indirizzo ei numeri di identificazione del contribuente e dell'acquirente;

3) il nome e l'indirizzo del mittente e del destinatario;

4) il numero del documento di pagamento e di liquidazione in caso di ricezione di acconti o altri pagamenti a titolo di imminente fornitura di beni (esecuzione di lavori, prestazione di servizi);

5) il nome della merce fornita (spedita) (descrizione del lavoro svolto, servizi resi) e l'unità di misura;

6) il numero (volume) dei beni (lavori, servizi) forniti (spediti) in fattura sulla base delle unità di misura per essa adottate;

7) prezzo (tariffa) per unità di misura convenzionato (contratto) al netto dell'imposta e, in caso di applicazione di prezzi regolamentati dallo Stato (tariffe), comprensivi di imposta, tenendo conto dell'importo dell'imposta;

8) il costo dei beni (lavori, servizi) per l'intero importo dei beni forniti (spediti) secondo la fattura (lavori eseguiti, servizi resi) senza imposta;

9) l'importo dell'accisa sui prodotti soggetti ad accisa;

10) aliquota fiscale;

11) l'importo dell'imposta a carico dell'acquirente dei beni (lavori, servizi), determinato sulla base delle aliquote fiscali applicabili;

12) il costo dell'importo totale dei beni forniti (spediti) secondo la fattura (lavori eseguiti, servizi resi), tenendo conto dell'importo dell'imposta;

13) il paese di origine delle merci;

14) il numero della dichiarazione doganale di carico.

Allo stesso tempo, le informazioni sulle clausole 13 e 14 sono indicate in relazione a beni il cui paese di origine non è la Federazione Russa (il contribuente che vende tali beni è responsabile solo della conformità delle informazioni specificate nelle fatture presentate a lui con il informazioni contenute nelle fatture da lui ricevute e nei documenti di spedizione).

La fattura ai sensi della clausola 6 dell'articolo 169 della seconda parte del Codice Fiscale della Federazione Russa è firmata dal capo e dal capo contabile dell'organizzazione o da altri funzionari autorizzati a farlo in conformità con l'ordine per l'organizzazione e certificata dal sigillo dell'organizzazione.

Il modulo di fattura è stato approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 2 dicembre 2000 n. 914 "Approvazione delle regole per la tenuta dei registri contabili per fatture ricevute ed emesse, libri di acquisto e libri di vendita per i calcoli dell'imposta sul valore aggiunto".

Organizzazioni che soddisfano l'ordine statale a spese del bilancio federale, in conformità con il decreto del governo della Federazione Russa del 19 gennaio 1998 n. 47 "Sulle regole per mantenere una contabilità separata dei risultati delle attività finanziarie ed economiche da parte organizzazioni che eseguono l'ordine statale a spese del bilancio federale" documenti contabili per un prodotto separato, gruppo di prodotti, lavoro, servizio previsto in un ordine governativo (contratto governativo).

A tal proposito, per ogni Cliente, contratto e prodotto (gruppo di prodotti, lavoro, servizio) devono essere compilate schede limite, requisiti, ordini di lavoro, ordini di lavoro, fogli presenze e altri documenti.

3. Classificazione dei documenti contabili primari

A causa dell'ampia varietà di oggetti riflessi, nella pratica contabile viene utilizzato un numero enorme di documenti primari. Per facilitare l'orientamento in essi nel processo di studio e applicazione pratica, è necessaria la loro classificazione. La classificazione può essere basata su varie caratteristiche.

Per valore, i documenti si suddividono in: amministrativo, esecutivo, contabile e combinato.

Amministrativo i documenti contengono le istruzioni dei responsabili per l'esecuzione di specifiche operazioni aziendali. Ad esempio, un ordine di assunzione, concessione di ferie, emissione di bonus, ecc. Poiché questi documenti non confermano il fatto dell'operazione, non sono la base per effettuare registrazioni contabili. Esecutivo, o documenti giustificativi confermano il fatto di eseguire operazioni commerciali e sono redatti immediatamente al momento della loro commissione. Essi costituiscono pertanto la base per la redazione delle scritture contabili. Ad esempio, fattura, atto di accettazione - trasferimento di immobilizzazioni, ecc. Documenti contabili sono creati in modo indipendente dai dipendenti del reparto contabilità per l'implementazione dei conti nel caso in cui non ci siano documenti standard. Questi documenti non hanno un significato indipendente, quindi svolgono un ruolo ausiliario nel processo contabile. Questi includono varie dichiarazioni di distribuzione (spese di vendita, produzione generale e spese aziendali generali), certificati contabili sul calcolo del costo effettivo di produzione per cancellare le differenze di calcolo, ecc. Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Questi includono incassi e pagamenti, rapporti anticipati, buste paga, ecc.

A seconda del luogo di preparazione, i documenti sono suddivisi in interni ed esterni.

Interno sono redatti in una determinata organizzazione (casse in entrata e in uscita, carte limite limite, fatture in azienda, ecc.). Esterno arrivano all'organizzazione dall'esterno: da fornitori, banche, autorità fiscali (fatture, fatture, certificati di ispezione, richieste di pagamento, ecc.).

Per ordine di compilazione (per volume), si distinguono i documenti primari e quelli di sintesi. Primario i documenti riflettono immediatamente tutte le transazioni commerciali al momento della loro commissione e sono la prova dell'effettiva esecuzione della transazione (reclami e fatture materiali, entrate e uscite di cassa, ordini di accettazione, ecc.). Riepilogo i documenti sono redatti sulla base di documenti primari (anticipi e rendiconti di cassa, buste paga, estratti conto, fogli rilascio prodotto finito, ecc.) Questi documenti contengono dati aggiuntivi rispetto a quelli disponibili nei documenti primari utilizzati per la loro compilazione. I documenti contabili consolidati sistematizzano e raggruppano le informazioni dei documenti primari, il che consente di ridurre il numero di conti sui conti. Tali documenti facilitano il controllo e la razionalizzazione del trattamento dei dati sulle transazioni commerciali sulla base dei documenti contabili primari.

Secondo il metodo di copertura delle transazioni, i documenti sono divisi in una tantum e cumulativi. Una tantum i documenti contabili sono utilizzati per riflettere una o più operazioni eseguite contemporaneamente, dopo la registrazione documentale di cui vengono utilizzati una volta in contabilità. Tali documenti possono servire come base per le registrazioni contabili. Questi includono: ordini di cassa in entrata e in uscita, ordini di pagamento, richieste di pagamento, atti di liquidazione di immobilizzazioni, ecc. Cumulativo i documenti sono utilizzati per formalizzare transazioni commerciali omogenee eseguite ripetutamente durante un certo periodo (settimana, decennio, mese). Sono redatti al fine di ridurre il numero di documenti una tantum emessi per operazioni omogenee. Queste sono carte limite limite, schede attività, fogli di lavoro, ecc.

Con aiuto documenti monetari viene effettuata la registrazione delle variazioni nei saldi di cassa dell'organizzazione (incassi e in uscita ordini, ordini di pagamento, richieste di pagamento, assegni di denaro, ecc.). Stimato i documenti sono utilizzati per riflettere i cambiamenti nelle obbligazioni reciproche delle controparti in relazione alla presentazione delle fatture per prodotti finiti, merci, lavori, dipendenti e il loro pagamento (fatture, fatture, lettere di vettura, controlli di regolamento, ecc.)

In base al periodo di conservazione, i documenti si distinguono tra conservazione corrente e conservazione permanente. I documenti memoria corrente alla fine del mese, vengono rilegati in cartelle e depositati nell'archivio dell'organizzazione (rapporti di cassa, estratti conto, ecc.) Dopo la scadenza del periodo di conservazione (5 anni), vengono distrutti da un'apposita commissione, che è annotato nel libro d'archivio. I documenti archiviazione permanente conservata per 75 anni e poi distrutta. Questi includono buste paga, conti personali dei dipendenti e altri documenti sui salari.

4. Documentare le transazioni commerciali e organizzare il flusso di documenti

Poiché i documenti primari sono direttamente collegati al fatto dell'attività economica, possono essere caratterizzati secondo le caratteristiche inerenti a questi fatti. Nonostante ciò, i documenti primari hanno anche una classificazione originale.

io... Appuntamento. Su appuntamento, i documenti sono divisi in quattro gruppi.

1. Documenti amministrativi.

Con l'ausilio di un documento amministrativo, un funzionario autorizzato esprime la volontà di compiere qualsiasi azione economica: ad esempio, effettuare un pagamento o trasferire proprietà a una controparte. Tale volontà, nel rispetto del principio documentale stabilito, può essere espressa solo con la firma del soggetto che autorizza l'operazione, che costituisce la prima firma obbligatoria dell'atto amministrativo.

Tuttavia, questo non è sufficiente per qualificare il documento: su altri documenti primari che non sono amministrativi, può apparire anche la firma dello stesso funzionario. Una prova convincente che il documento appartiene al gruppo è che è stato sulla base di esso che è stato commesso il fatto dell'attività economica. Tutti i successivi documenti primari che chiariscono o definiscono l'operazione eseguita non sono documenti amministrativi.

Pertanto, i documenti amministrativi hanno due caratteristiche:

1. Con il loro aiuto si esprime la volontà del funzionario autorizzato;

2. Sulla loro base, il fatto dell'attività economica è commesso.

Occorre distinguere la volontà del funzionario del soggetto contabile, abilitato a prendere una decisione opportuna, dalla volontà espressa da funzionari non autorizzati o da funzionari di enti che non hanno rapporti con il soggetto contabile. Gli atti sottoscritti da tali soggetti, pur esprimendo la propria volontà, non costituiscono atti amministrativi.

2. Documenti giustificativi.

Un funzionario giustifica il fatto dell'attività economica con un documento di assoluzione: ad esempio, un cassiere - emette contanti da un registratore di cassa. Pertanto, il termine "voucher" ha due significati: nel primo caso, il voucher è inteso come qualsiasi documento primario; il secondo significato è più ristretto: è solo uno dei tipi di documenti primari classificati per scopo.

La differenza fondamentale tra documenti di origine e documenti amministrativi risiede nel fatto che i documenti di origine formalizza un evento di fatto, mentre i documenti amministrativi avviano un evento.

5. Documenti-requisiti.

In alcuni casi, il documento primario viene redatto su richiesta di qualsiasi persona in materia di contabilità. Ciò non significa l'obbligo di un funzionario autorizzato a una persona subordinata di intraprendere qualsiasi azione, ma l'obbligo di un terzo di soddisfare i propri diritti. È chiaro che tale richiesta può, in linea di principio, essere respinta.

I documenti della richiesta possono includere, in particolare, una richiesta di incasso o una relazione anticipata fornita dal dipendente all'ufficio contabilità, se il denaro non è stato precedentemente emesso e l'acquisto è già stato effettuato.

4. Documenti di registrazione contabile (documenti di registrazione).

I documenti contabili sono redatti ai soli fini metodologici sulla base di documenti dei primi tre tipi. Tali documenti possono essere un certificato, il calcolo dell'importo di qualsiasi imposta, ecc. I documenti contabili possono sia precedere il fatto dell'attività economica, sia seguirlo, ma allo stesso tempo non esprimono la volontà di nessuno e non giustificano le azioni di nessuno.

Spesso, scopi diversi sono combinati in un unico documento. Il gestore firma la fattura per la vacanza dell'immobile, e il negoziante ne giustifica il trasferimento al destinatario con la stessa fattura. Tali documenti sono combinati.

A seconda della situazione, lo stesso documento può agire nell'una o nell'altra veste. Ad esempio, un dirigente può esprimere la propria volontà sottoscrivendo direttamente una nota di spesa, o magari firmando una domanda di pagamento di un dipendente o emettendo un'apposita ordinanza, sulla base della quale verrà emessa una nota di spesa. In questo caso, quest'ultimo sarà ancora firmato dal capo, perché la sua forma lo presuppone, ma in seguito, ad es. nel senso di esprimere volontà, il documento sarà già secondario. Nel primo caso, un ordine funge da documento amministrativo, nel secondo - una dichiarazione o un ordine, e l'ordine è un documento del contabile di registrazione. Ma in entrambi i casi, come buono, poiché il cassiere è giustificato emettendo contanti dal registratore di cassa.

II... Riflessione in contabilità. La prima proprietà dei documenti, che è importante per un contabile, si riflette nella contabilità o meno. La riflessione nella contabilità significa se questo documento è redatto con registrazioni contabili o meno.

Naturalmente, il commercialista è più interessato ai documenti che fungono da base per la creazione di registrazioni contabili (fatture, ordini di cassa, certificati di accettazione per lavori eseguiti, ecc.), nonché a quelli che fungono da base per la loro preparazione (contratti , ecc.), e tutti gli altri sono meno interessanti. In una grande impresa, viene ruotata un'enorme quantità di carta, ma solo alcune di esse vanno al reparto contabilità per riflettersi nel sistema contabile.

Pertanto, secondo la riflessione nella contabilità, tutti i documenti possono essere divisi in tre gruppi.

1. Documenti contabili che avviano direttamente le registrazioni contabili, es. si riflettono nella contabilità.

2. Basi di documenti, che fungono da base giuridica per la preparazione dei documenti contabili, ma di per sé non appartengono a tali: si riflettono nella contabilità indirettamente attraverso la preparazione di documenti contabili.

3. Documenti non contabili che non rientrano nell'ambito degli interessi del reparto contabilità e non si riflettono nella contabilità.

Supponiamo che due organizzazioni firmino una lettera di intenti. Puoi essere sicuro che questo documento non entrerà mai nel reparto contabilità e non verrà registrato con i registri contabili. Dopo qualche tempo, giunti a un accordo definitivo, le organizzazioni firmano un vero e proprio accordo, prevedendo il pagamento di un anticipo da parte del soggetto contabile. Molto probabilmente, anche questo documento non entrerà nel reparto contabilità, ma non puoi più essere completamente sicuro. Il contratto è una base legale per il trasferimento di un anticipo, ma la decisione sul trasferimento è presa dal manager e può cambiare idea. Tuttavia, se la decisione è presa, il capo dà un ordine all'ufficio contabilità in merito al trasferimento e, come prova documentale della sua volontà, appone una firma sull'ordine di pagamento, che in questo caso svolge il ruolo di un documento contabile.

III... Il tipo dell'oggetto riflesso dell'attività economica. Poiché nella contabilità non sono registrati fatti, ma oggetti, i documenti primari possono essere caratterizzati in relazione agli oggetti dell'attività economica, informazioni su cui contengono. Naturalmente, si potrebbe usare la classificazione di cui sopra, ma i contabili tradizionalmente usano la propria, a loro più familiare, anche se zoppa in termini di logica: contanti, bancaria, materiale, regolamento, ecc. Questa classificazione corrisponde generalmente ai gruppi di regolamenti che regolano la procedura per lavorare con i documenti primari, che in una certa misura le serve da scusa.

Per controllare e snellire l'elaborazione dei dati sulle transazioni commerciali, sulla base dei documenti contabili primari, vengono redatti i documenti contabili consolidati e viene redatto un piano di lavoro.

Flusso di documentiè un sistema organizzato per la creazione, la verifica e l'elaborazione dei documenti primari in contabilità dal momento della loro compilazione al loro invio all'archivio.

Lo sviluppo di un meccanismo di gestione dei documenti è un collegamento necessario nel processo di impostazione della contabilità in un'organizzazione e fornisce in definitiva:

Stabilità del servizio di contabilità;

Chiarezza ed efficienza di elaborazione e movimentazione dei documenti;

Tempestività delle decisioni gestionali.

Le fasi principali della creazione di un sistema di gestione dei documenti in un'organizzazione:

1. Evoluzione del Regolamento sul servizio di contabilità;

2. Sviluppo di descrizioni delle mansioni per dipendenti contabili;

3. Stesura di una pianificazione del flusso di lavoro;

4. Creazione di tecnologie per l'elaborazione delle informazioni contabili;

5. Elaborazione della nomenclatura dei casi e della procedura per l'archiviazione corrente dei documenti;

6. Preparazione di custodie per la conservazione a lungo termine.

Il concetto di flusso di lavoro prevede la preparazione di un programma per il passaggio dei documenti, il controllo sulla loro corretta esecuzione e l'adeguata riflessione delle operazioni nei conti contabili. Il programma è redatto sotto forma di un diagramma o di un elenco di lavori eseguiti da ciascun dipartimento ed esecutore per la creazione, la verifica e l'elaborazione dei documenti. Il programma prevede quattro fasi: creazione, verifica, elaborazione dei documenti e archiviazione.

Il programma del flusso documentale è redatto dal capo contabile e firmato dal capo. Il capo contabile può utilizzare altri servizi per aiutare a programmare la programmazione. Nella fase iniziale del lavoro sulla stesura di un programma del flusso di lavoro, il capo contabile stabilisce la cerchia delle persone che gestiscono i documenti primari. [Appendice, Fig. 2]

Dopo aver redatto il programma, le regole per la preparazione dei documenti primari e le tempistiche della loro presentazione all'ufficio contabile vengono ufficialmente comunicate a ciascuna persona che partecipa al flusso di lavoro.

L'ordinanza stabilisce la responsabilità per la presentazione tardiva dei documenti all'ufficio contabilità. Il capo contabile, con il suo ordine di contabilità, obbliga ad accettare solo quei documenti che sono redatti nel modo prescritto.

Per snellire il numero di documenti emessi e ricevuti, si raccomanda di mantenere una nomenclatura dei casi. Ogni documento ricevuto, dopo essere stato elaborato, viene archiviato in una cartella di file. Tutte le cartelle situate in un reparto formano una nomenclatura del caso. La lista delle cose da fare è organizzata come segue:

l'indice del caso (numero sulla cartella) può essere costituito dal numero assegnato al reparto e dal numero interno;

titolo del caso (titolo);

il numero di casi nella cartella (compilati al momento della formazione della cartella);

data di scadenza;

nota (può essere indicato in base a quale degli elenchi è stabilito il periodo di conservazione dei documenti).

Ai sensi dell'art. 17 della legge federale "Contabilità" del 21.11.96. No. 129-FZ, l'organizzazione è obbligata a conservare documenti contabili primari, registri contabili e rendiconti finanziari per i periodi stabiliti in conformità con le regole per l'organizzazione degli affari archivistici di stato, ma non meno di cinque anni.

Il piano di lavoro dei conti della contabilità, gli altri documenti sulle politiche contabili, le procedure di codifica, i programmi informatici (con l'indicazione dei termini del loro utilizzo) devono essere conservati dall'organizzazione per almeno cinque anni dopo l'anno in cui sono stati l'ultimo utilizzato per la redazione del bilancio.

Il capo dell'organizzazione è responsabile dell'organizzazione della conservazione dei documenti contabili, dei registri contabili e dei bilanci.

Rosarkhiv il 06.10.2000 ha approvato l'Elenco dei documenti tipici di gestione generati a seguito delle attività delle organizzazioni, indicando i periodi di conservazione. Questi termini si applicano a tutte le organizzazioni, indipendentemente dal fatto che i documenti siano depositati o meno negli archivi statali o comunali.

Il periodo di conservazione dei documenti è determinato da una commissione di esperti permanente, insieme al servizio di segreteria, creata nell'organizzazione. Determina inoltre la procedura per la distruzione dei documenti. La commissione comprende gli specialisti più qualificati delle principali divisioni strutturali, nonché rappresentanti dell'istituzione archivistica.

Le organizzazioni i cui documenti non sono soggetti all'accettazione negli archivi di stato distruggono i documenti senza il consenso delle organizzazioni archivistiche. Gli inventari dei documenti sono compilati per l'archiviazione permanente e la distruzione. La distruzione è formalizzata da un atto.

I documenti contabili primari possono essere rimossi dagli archivi dell'organizzazione solo dagli organi di inchiesta, indagine preliminare e procura, tribunali, ispettorati fiscali sulla base di risoluzioni in conformità con la legislazione della Federazione Russa.

Il provvedimento di sequestro deve contenere l'elenco dei documenti sequestrati e l'indicazione del motivo del loro sequestro, ovvero. motivi che fanno ritenere che tali documenti contengano informazioni su una violazione della normativa vigente da parte dell'organizzazione. Il sequestro dei documenti “per accertamento” non è previsto dalla normativa vigente.

Il capo contabile o altro funzionario dell'organizzazione ha il diritto, con l'autorizzazione e in presenza dei rappresentanti degli organi che effettuano il sequestro degli atti, di farne copia indicando i motivi e la data del sequestro.

Con lo sviluppo dell'automazione in varie sfere dell'attività economica, molte organizzazioni effettuano la contabilità utilizzando speciali programmi per computer. Le organizzazioni che utilizzano la tecnologia informatica creano documenti primari in formato elettronico, quindi li stampano su una stampante, li firmano e li inviano al reparto contabilità sotto forma di documento cartaceo.

In conformità con la legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni", un documento è un'informazione registrata su un supporto materiale con dettagli che ne consentono l'identificazione. Ai sensi del comma 7 dell'art. 9 della legge federale "Sulla contabilità" del 21.11.96. № 129-ФЗ I documenti contabili primari e consolidati possono essere redatti su supporto cartaceo e informatico. Allo stesso tempo, le organizzazioni che mantengono la contabilità utilizzando la tecnologia informatica sono obbligate a fare copie di tali documenti su carta a proprie spese per gli altri partecipanti alle transazioni commerciali.

L'adozione della legge federale "sulle firme digitali elettroniche" ha fornito le condizioni legali per l'uso di una firma digitale elettronica (EDS) in un documento elettronico, che è riconosciuta come equivalente a una firma autografa in un documento cartaceo. Ora è possibile creare e utilizzare documenti contabili primari elettronici che soddisfano tutti i requisiti della normativa vigente.

Purtroppo la legge "Sulla Firma Digitale Elettronica" entrata in vigore non basta per realizzare questa possibilità: per la creazione delle chiavi EDS si deve utilizzare solo software certificato, di cui l'organizzazione deve dotarsi.

5. Standardizzazione e unificazione dei documenti primari

In Russia, con l'attuale sistema di contabilità e rendicontazione unificato, al fine di comprendere in modo inequivocabile transazioni commerciali omogenee, è stato stabilito un sistema di standard che definiscono lo scopo e i tipi di documenti, i requisiti per la loro preparazione ed esecuzione.

La standardizzazione e l'unificazione dei documenti primari hanno una lunga tradizione nel nostro Paese. All'inizio del XIX secolo. il governo di Alessandro I pubblicò un album di materie prime, contanti e documenti bancari, vincolante per l'intero territorio dell'Impero russo, ma ciò non comportava conseguenze pratiche. In un'economia pianificata, i tentativi di standardizzare i documenti hanno avuto successo solo in relazione a contanti e documenti bancari.

All'estero (ad esempio, in Giappone) i grandi magazzini utilizzano solo bolle di consegna standard quando accettano merci dai fornitori. Tuttavia, in generale, il desiderio di unificare i documenti primari non ha e non ha potuto dare i risultati desiderati per i seguenti motivi:

una nomenclatura enorme e in continua evoluzione dei valori materiali e la varietà delle loro caratteristiche soggettive;

una varietà di tipi di prezzi (fissi, variabili, contabili, ecc.);

eterogeneità dei modelli di tecnologia informatica;

pluralità di tipologie di imprese (volume di attività economica, specializzazione);

caratteristiche del trasporto delle merci.

Grande attenzione è riservata alla standardizzazione e all'unificazione della documentazione primaria anche nel nostro Paese. Durante l'esistenza dell'URSS, i moduli standard dei documenti primari per scopi intersettoriali e la procedura per la loro applicazione sono stati approvati dal Ministero delle finanze dell'URSS in accordo con il Comitato statistico statale dell'URSS. Dal 1998, invece, forme di documentazione contabile primaria sono state sviluppate dal Comitato di Stato della Federazione Russa di Statistica in accordo con il Ministero delle Finanze e il Ministero dell'Economia della Federazione Russa. In base al grado di standardizzazione, i documenti primari tipici sono suddivisi in intersettoriali (interdipartimentali) e specializzati.

I documenti intersettoriali includono documenti che sono obbligatori per l'uso senza modifiche o aggiunte alle imprese di tutte le forme di proprietà. Allo stesso tempo, si ottiene l'uniformità nella progettazione delle transazioni commerciali. I documenti interdipartimentali sono un modulo standard con l'indicazione obbligatoria del codice del modulo. Forme specializzate di documenti primari corrispondenti a determinati tipi di attività economica o singole imprese sono sviluppate da un'entità economica sulla base di quelle raccomandate. Tali forme di documenti sono soggette all'approvazione obbligatoria da parte del capo dell'impresa.

Conclusione

L'organizzazione razionale del flusso di lavoro è una delle condizioni principali per la corretta formulazione della contabilità.

Il documento, in quanto vettore di informazioni, si pone come elemento indispensabile dell'organizzazione interna di qualsiasi ente, impresa, impresa, garantendo l'interazione delle loro parti. Le informazioni sono la base per prendere decisioni gestionali, servono come prova della loro attuazione e una fonte per generalizzazioni, nonché materiale di riferimento e lavoro di ricerca.

Inoltre, la documentazione è in molti casi obbligatoria, prescritta dalla legge e dagli atti di governo, quindi è uno dei mezzi per rafforzare lo stato di diritto e il controllo.

La velocità del processo decisionale dipende in ultima analisi dalla chiarezza e dall'efficienza dell'elaborazione e della circolazione dei documenti. Pertanto, nell'organizzazione razionale del flusso documentale, viene sempre prestata grande attenzione, soprattutto nella contabilità, dove l'elaborazione intempestiva dei documenti finanziari può portare a conseguenze economiche negative.

L'istituzione di questa o quella procedura di flusso di documenti dipende dalla natura e dalle caratteristiche delle transazioni commerciali e dalla loro registrazione, nonché dalla struttura dell'impresa e dal suo apparato contabile.

Per ogni tipo o tipologia di documenti (requisiti, fatture, fatture, ecc.), viene sviluppato uno schema di flusso di lavoro speciale sotto forma di un programma di flusso di documenti. Questa pianificazione indica attraverso quali istanze (luoghi di lavoro) e in quale sequenza passa il documento e quali processi vengono eseguiti in ciascuna istanza per l'elaborazione del documento e delle registrazioni contabili basate su di esso.

Un flusso di lavoro adeguatamente organizzato deve soddisfare due condizioni principali:

Innanzitutto, viene impostato il percorso più breve per ogni documento, ad es. il numero minimo di istanze separate (lavori) attraverso le quali deve passare senza inutili e ripetuti voli.

In secondo luogo, per ogni documento viene determinato un periodo minimo di passaggio, limitato dal tempo necessario per eseguire il lavoro con il documento in ogni istanza (compilazione, esecuzione, elaborazione, contabilità, ecc.).

Bibliografia

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4. Pipko, V.A. Fondamenti di teoria e pratica della contabilità: libro di testo. assegno / Ed. prof. V.A. Pipko M.: Finanza e statistica, 2005 - 192 p.: ill.

5. Teoria della contabilità: libro di testo. Ed. 8°, riv. e aggiungi. - Mosca.: ECC "Mart"; Rostov n / a: Centro editoriale "Mart", 2004. - 608 p. (serie "Economia e management").

6. Teoria della contabilità: libro di testo, - M .: Casa editrice Eksmo, 2006. - 480 p. - (Istruzione economica superiore).

standardizzazione della contabilità primaria dei documenti

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Contabilità primaria rappresenta la fase iniziale della percezione sistemica della registrazione delle singole operazioni che caratterizzano i processi ei fenomeni aziendali che si verificano nell'organizzazione. I suoi oggetti sono: approvvigionamento, acquisizione e consumo di risorse materiali, costi di produzione, movimento di prodotti semilavorati e saldi di avanzamento lavori, volume di produzione, spedizione e vendita, accordi con fornitori, acquirenti, clienti, banche, autorità finanziarie , fondatori, ecc...

Le prime informazioni sui processi e fenomeni economici si riflettono nei documenti primari.

Documento contabile primario- Questo è un certificato scritto di una transazione commerciale, che è legalmente vincolante e non richiede ulteriori spiegazioni e dettagli.

Il documento contabile primario deve avere:

• nome - il contenuto finanziario ed economico della transazione commerciale. Un documento che non ha un nome, così come un documento con un nome poco chiaro e poco leggibile, non avrà forza legale;
• nome, e in alcuni casi indirizzi e conti bancari delle parti (persone giuridiche e persone fisiche) che partecipano a questa transazione commerciale. Il documento primario, che non contiene il nome ei corrispondenti attributi di almeno una delle parti della transazione commerciale, perde la sua destinazione e non può essere eseguito;
• data di compilazione. In assenza o indistinta scrittura della data, il documento perde di mira nel tempo. In effetti, tale documento non ha valore legale;
• il contenuto di una transazione commerciale (oggetto della documentazione) derivante dal nome del documento in cui è disponibile in forma generale;
• strumenti di misurazione di una transazione commerciale in corso. L'assenza di contatori nel documento lo priva della base contabile e di calcolo;
• firme delle persone responsabili: il direttore dell'organizzazione e il capo contabile.

I documenti vengono compilati dagli addetti alla contabilità in modo chiaro e leggibile utilizzando la scrittura manuale con inchiostro o pasta con penna a sfera, su una macchina da scrivere o utilizzando il computer.

Di norma, i moduli standard vengono utilizzati per i documenti sotto forma di moduli, che sono di natura interdipartimentale. Ciò include le forme di ordini, fatture, fatture, coupon, estratti conto, ecc. I documenti primari dovrebbero essere redatti al momento della transazione e, se ciò è impossibile per ragioni oggettive, immediatamente dopo il suo completamento.

Se è presente un errore nei conti in azienda, è possibile utilizzare il metodo di immissione negativo o storno. In questo caso, l'inserimento errato viene ripetuto con inchiostro rosso o colori standard (blu, nero), racchiudendolo in una cornice rettangolare.

Il colore rosso o la cornice rettangolare annulleranno l'inserimento errato e quindi eseguiranno l'inserimento corretto. Esiste un modo possibile per correggere gli errori nei conti cancellando e correggendo ulteriormente (la voce errata è barrata con una riga e sotto di essa viene inserita una registrazione corretta indicando la data della rettifica e la firma del contabile, se necessario, viene redatto un certificato che evidenzi la necessità di correzione e il motivo dell'errore).

Non ci dovrebbero essere correzioni, cancellazioni o macchie in contanti e documenti bancari.

Nel lavorare con qualsiasi documento, il contabile si basa su alcuni principi e fondamenti metodologici sanciti dai documenti ufficiali.

Sulla base dei documenti primari, le registrazioni vengono effettuate in registri contabili, schede, estratti conto, riviste, nonché su dischi, dischetti e altri supporti.

I documenti contabili sono esterni e interni

Documenti esterni arrivano all'organizzazione dall'esterno - da agenzie governative, organizzazioni superiori, banche, ispettorati fiscali, da fondatori, fornitori, acquirenti, ecc., Sono compilati secondo moduli standard. Esempi di tali documenti sono, richiesta di pagamento-ordine, richiesta di pagamento, fattura del fornitore, ecc.

Documenti interni sono compilati direttamente nell'organizzazione.

Esistono i seguenti tipi di documenti interni:

• amministrativo;
• a discarico (esecutivo);
• combinato;
• registrazione contabile.

Amministrativo- si tratta di documenti che contengono ordini, istruzioni sulla produzione, svolgimento di determinate operazioni aziendali. Questi includono gli ordini del capo dell'organizzazione e le persone da lui autorizzate a svolgere transazioni commerciali.

Buoni i documenti (esecutivi) certificano il fatto delle transazioni commerciali. Questi includono ricevute, atti di accettazione dei materiali; atti di accettazione e dismissione di immobilizzazioni; documenti sull'accettazione da parte dei lavoratori dei prodotti fabbricati, ecc.

Combinato i documenti sono sia amministrativi che esecutivi. Ciò include le entrate e le spese di buoni in contanti, libri paga per l'emissione di salari ai dipendenti dell'organizzazione, rapporti anticipati di persone responsabili, ecc.

Documenti contabili vengono compilati nel caso in cui non vi siano documenti standard per i registri delle transazioni commerciali, nonché durante la generalizzazione e l'elaborazione di documenti di origine e documenti amministrativi. Questi sono certificati, liste di distribuzione, ecc.

Anche i documenti contabili sono suddivisi in una tantum e cumulativi. I documenti primari una tantum vengono utilizzati nella registrazione di ogni transazione commerciale. I documenti cumulativi sono redatti in un certo periodo di graduale accumulazione di transazioni commerciali omogenee. Alla fine del periodo, i totali sono calcolati in questi documenti per gli indicatori corrispondenti. Esempi di documenti cumulativi sono ordini di lavoro di due settimane, mensili, carte limite per il rilascio di materiali dai magazzini dell'organizzazione, ecc.

I documenti contabili si dividono in primari e consolidati

Documenti di origine sono redatti al momento della transazione commerciale. Un esempio di tali documenti sono le fatture per il rilascio di materiali dai magazzini dell'organizzazione alle officine.

Documenti consolidati sono compilati sulla base di documenti primari, ad esempio buste paga.

Al momento della correzione dei dati nei documenti primari, appaiono informazioni contabili che non vengono registrate automaticamente. Tutte le caratteristiche quantitative e qualitative sono sottoposte a controllo logico, aritmetico e giuridico prima della redazione dei documenti primari. Tale controllo è svolto sia dai dipendenti impegnati nella conduzione della contabilità primaria sia dai dipendenti dei servizi di gestione.

Firmando ricevute di cassa e ordini di addebito, buste paga, ordini di pagamento e reclami e altri documenti bancari, il capo dell'organizzazione analizza a fondo ogni transazione commerciale.

Nel processo di acquisizione delle informazioni contabili, si distinguono le seguenti fasi:

• lavoro preliminare prima di redigere documenti primari;
• preparazione dei documenti primari;
• approvazione dei documenti primari;
• il lavoro del reparto contabilità nella preparazione ed elaborazione dei documenti primari.

La raccolta di informazioni contabili presuppone il lavoro appropriato di vari servizi dell'organizzazione. Questa fase è caratterizzata dal più alto livello di analiticità ed efficienza della contabilità.

La seconda fase del processo contabile è l'elaborazione delle informazioni contabili. Implica la partecipazione diretta all'ottenimento di informazioni contabili dai dipendenti dei servizi di gestione funzionale. Pertanto, quando si contabilizzano gli articoli di inventario sulla base dei documenti primari, si prevede di raggruppare e riepilogare i dati nelle schede di inventario del magazzino. Ogni mese, i dati di carte e libri vengono trasferiti ai rapporti sul movimento dei beni materiali. A tempo debito, i responsabili del magazzino e i capi dipartimento inviano questi rapporti al reparto contabilità dell'organizzazione.

Anche i dirigenti sono coinvolti nel trattamento dei dati. Quindi, con l'aiuto dei dipendenti di vari servizi di gestione, vengono identificati gli autori di carenze e perdite.

Dopo aver verificato i calcoli aritmetici, la legalità e l'opportunità delle transazioni commerciali formalizzate, i documenti contabili vengono registrati e quindi il raggruppamento economico dei loro dati viene effettuato nel sistema dei conti sintetici e analitici della contabilità mediante registrazione nei registri contabili.

I registri contabili sono tabelle di conteggio di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e le fonti della sua formazione. Servono per riflettere le transazioni commerciali su.

I registri contabili, a seconda della struttura, sono suddivisi in cronologici e sistematici. Nei registri cronologici, le transazioni commerciali si riflettono nella sequenza della loro esecuzione. Registri contabili sistematici sono utilizzati per raggruppare le transazioni commerciali secondo criteri stabiliti.

I registri contabili sono tenuti sotto forma di libri contabili, schede, estratti conto, giornali e supporti informatici.

La contabilità sintetica viene effettuata in registri sistematici e contabilità analitica - in registri analitici. Le iscrizioni nei registri vengono effettuate sia manualmente che con l'ausilio di tecnologie informatiche.

L'insieme e l'ubicazione dei dettagli nel registro ne determinano la forma, che dipende dalle caratteristiche degli oggetti presi in considerazione, dallo scopo dei registri e dalle modalità di registrazione. Per registrazione contabile si intende la registrazione delle operazioni commerciali nei registri contabili.

Nei libri mastri, tutte le pagine sono numerate e rilegate. Nell'ultima pagina, indicare il numero e certificarlo con le firme delle persone autorizzate. In alcuni libri, ad esempio, nel registratore di cassa, le pagine non sono solo numerate, ma anche legate con spago, fissate con un sigillo di ceralacca. A seconda del volume dei conti nel libro, una o più pagine vengono allocate per l'uno o per l'altro conto. I libri contabili sono utilizzati per la contabilità sintetica e analitica.

Le carte sono fatte di carta spessa o cartone sfuso, senza fissarsi tra loro. Sono conservati in scatole speciali - schedari. Le carte vengono aperte per un anno e registrate in un apposito registro per garantire il controllo sulla loro sicurezza.

Le banconote differiscono dalle carte in quanto sono fatte di carta più leggera e hanno un formato più grande. Sono archiviati in cartelle speciali chiamate registrar. Vedomosti è aperto, di regola, per un mese o un trimestre.

Le registrazioni nei registri contabili dovrebbero essere chiare, concise, chiare e leggibili. Dopo la registrazione dell'operazione nel registro contabile, sul documento primario viene apposto un apposito contrassegno per facilitare la successiva verifica della correttezza della registrazione. Alla fine del mese, i risultati sono riassunti in ogni pagina dei registri contabili. Le registrazioni finali dei registri sistematici e analitici devono essere verificate mediante la redazione di rendiconti rotanti.

Dopo l'approvazione della relazione annuale, i registri contabili sono raggruppati, rilegati e depositati nell'archivio corrente dell'organizzazione.

Modi per correggere le voci errate nei registri contabili

esiste tre modi per correggere le voci errate nei registri contabili: correzione di bozze, inserimento aggiuntivo, inversione.

Metodo di correzione può essere applicata solo se gli errori sono stati scoperti prima della compilazione del bilancio o si sono verificati nei libri contabili senza inficiare la corrispondenza dei conti. Questo metodo consiste nel barrare con una linea sottile di testo, numeri, importi e iscrizioni errati accanto o sopra il testo o l'importo corretto con una prenotazione corrispondente.

Ad esempio, se invece di 100 rubli. riflette 200 rubli, quindi dovresti cancellare 200 rubli. e scrivi in ​​alto "100 rubli".

Sui documenti monetari non sono ammesse correzioni e macchie, anche se specificate, soprattutto nei numeri.

Voci aggiuntive sono effettuati nei casi in cui l'importo di un'operazione commerciale è erroneamente sottostimato. Ad esempio, un fornitore ha trasferito 150 rubli da un conto corrente. Questa transazione commerciale si riflette nella corretta corrispondenza dei conti, ma il suo importo è sottostimato a 100 rubli. È stata effettuata la seguente registrazione contabile: l'addebito del conto "Accordi con i fornitori", l'accredito del conto "Conto corrente" - 100 rubli.

Ma poiché i fornitori dovrebbero trasferire 150 rubli, l'importo mancante di 50 rubli. è necessario redigere un'ulteriore registrazione: addebito sul conto "Accordi con fornitori", credito sul conto "Conto corrente" - 50 rubli.

Ulteriori registrazioni vengono effettuate nel mese in corso o nel prossimo. Questa regola per la correzione degli errori si applica in due casi: se i dati del documento primario non sono registrati in una riga separata nel registro contabile e quando un importo erroneamente sottovalutato di un'operazione commerciale si riflette nel registro contabile.

Metodo di inversione consiste nel fatto che un'immissione errata, prevalentemente digitale, viene eliminata con un numero negativo, ovvero una corrispondenza errata e l'importo viene ripetuto con inchiostro rosso. Allo stesso tempo, viene effettuata una corretta immissione con inchiostro normale. Gli annullamenti si verificano quando le fatture vengono abbinate in modo errato o quando viene registrato un importo esagerato.

Quando si sommano i risultati delle operazioni, vengono sottratte le voci effettuate con l'inchiostro rosso.

Argomento 6

Registro contabile. Regole per la correzione degli errori

Contabilità primaria. Classificazione dei documenti primari

REGISTRI E MODULO CONTABILI

Argomento 5

5.1. Contabilità primaria. Classificazione dei documenti primari

5.2. Registro contabile. Regole per la correzione degli errori

5.3 ... Ordine commemorativo e moduli di contabilità dell'ordine del giornale

Contabilità primariaè un unico processo organizzato di raccolta, modifica, registrazione, accumulazione, memorizzazione di informazioni, ripetizione nel tempo. Contabilità primaria - questa è la fase iniziale della percezione sistemica e della registrazione delle singole operazioni che caratterizzano le famiglie. processi e fenomeni che si verificano in azienda.

Gli oggetti della contabilità primaria sono:

Approvvigionamento;

Acquisizione;

Spese di risorse materiali;

Razionamento;

Sviluppo dei lavoratori a cottimo;

Costi di produzione;

Movimentazione di semilavorati;

Nella fase del lavoro contabile, le informazioni iniziali sulla famiglia. processi e fenomeni si riflettono nei documenti primari. Documento principale - documento contabile, che viene redatto al momento della commissione. operazioni ed è la prima prova dei fatti accaduti.

Il documento principale conferma la forza legale della famiglia prodotta. operazioni. Stabilisce la responsabilità dei singoli artisti per le famiglie da loro eseguite. operazioni. La maggior parte delle fatture contabili. i documenti sono redatti su moduli standard di moduli approvati che contengono i dettagli necessari. Sulla base dei documenti primari si effettuano le iscrizioni nei libri contabili, giornali, libri.

I documenti contabili sono esterno ed interno.Documenti esterni vieni all'impresa dal lato:

Dalle organizzazioni dei genitori;

Ispezione fiscale;

Da fondatori, fornitori, acquirenti;

Dal settore del credito e da altre fonti.

Questi documenti sono redatti secondo moduli standard. Per esempio: fattura fornitore, ecc.

Documenti interni sono compilati presso l'impresa. Ci sono i seguenti tipi:

Amministrativo;

Giustificativo (esecutivo); -

combinato;

Registrazione contabile.

Amministrativo - si tratta di documenti che contengono ordini, istruzioni sulla produzione, prestazioni di alcune famiglie. operazioni. Questi includono: l'ordine del capo e le persone da lui autorizzate a svolgere le attività domestiche. operazioni.

Documenti giustificativi o esecutivi certificare il fatto che le famiglie sono state effettuate. operazioni. Questi includono ricevute, atti di accettazione di materiali, atti di accettazione di dismissione di immobilizzazioni, documenti di accettazione di lavoratori, prodotti fabbricati, ecc. I documenti giustificativi sono firmati dalle persone responsabili dell'attuazione delle famiglie. operazioni e per la correttezza della loro esecuzione. Questi possono essere capi di negozi, capisquadra, capi. magazzino, ecc. I documenti giustificativi ricevuti dall'ufficio contabilità vengono controllati e quindi presi in considerazione.

Combinato - tali documenti che sono sia amministrativi che esecutivi. Questi includono: ordini di cassa in entrata e in uscita, buste paga per l'emissione di salari, rapporti anticipati di persone responsabili.

I documenti boo. registrazione sono compilati quando per i registri delle famiglie. operazioni non ci sono altri documenti o durante la sintesi e l'elaborazione di documenti di origine e amministrativi. Questi includono: certificati, elenchi di distribuzione dei materiali, ammortamento, ecc.

Utilizzato in B.U. i documenti sono suddivisi in una tantum e cumulativo.

Documenti una tantum- i documenti primari che ogni proprietario redige. operazione e sono realizzati in 1 passaggio.

Documenti cumulativi costituiscono entro un certo periodo di tempo dal progressivo accumulo di nuclei familiari omogenei. operazioni. Alla fine del periodo, i totali sono calcolati in questi documenti per gli indicatori corrispondenti.

Per esempio: carte limite-recinzione per il rilascio di materiali dal magazzino dell'impresa.

Distinguere allo stesso modo:

Documenti di origine;

Documenti consolidati.

Documenti di origine compilato per ciascuna transazione al momento della sua esecuzione.

Documenti consolidati sono compilati sulla base dei documenti primari e ne costituiscono la sintesi.

I documenti primari possono essere essenzialmente suddivisi in 2 tipologie:

1) documenti di fondazione (contratti, fatture, fatture, richieste di servizi). Regolano le transazioni con controparti o clienti. Questi documenti vengono creati nel sistema per collegare i documenti di accompagnamento per la circolazione di merci, servizi e documenti di pagamento, e quindi non richiedono affissione alle fatture;

2) Documenti di accompagnamento (fatture, atti, ordini di magazzino, ordini di pagamento, ecc.). Accompagnano la circolazione di beni, servizi, fondi. A questo tipo di documenti buh può essere creato. cablaggio, riflettendo l'essenza dell'operazione in termini di valore.

La maggior parte dei documenti di fondazione riguarda la contabilità operativa. I documenti di accompagnamento sono rilevanti per tutti i tipi di contabilità.

Registrare le famiglie. operazione sul conto mezzi per riflettere il suo contenuto nei registri contabili.

Registri contabili - tabelle di conteggio di una certa forma, costruite secondo il raggruppamento economico dei dati sulla proprietà e la fonte della sua formazione. I registri contabili possono essere sotto forma di bukh. libri, carte, dichiarazioni. L'insieme e l'ubicazione dei dettagli nel registro determinano la sua forma, che dipende dalle caratteristiche degli oggetti di assegnazione del registro presi in considerazione e dal metodo di registrazione contabile.

Registrazione dell'account - registro delle famiglie. operazioni nei registri contabili. A seconda della struttura della contabilità, i registri sono suddivisi in:

Cronologico;

Sistematico.

V registri cronologici informazioni sulle famiglie. le operazioni sono registrate nella sequenza della loro esecuzione.

V registri sistematici, inoltre, le transazioni commerciali sono raggruppate secondo criteri prestabiliti.

La contabilità sintetica è tenuta in registri sistematici, e analitico - nei registri analitici.

Le registrazioni nei registri contabili dovrebbero essere concise e leggibili. Dopo la registrazione delle famiglie. le operazioni nel registro contabile sul documento primario annotano che esso è iscritto nel registro. Alla fine del mese, i risultati sono riassunti in ogni pagina dei registri contabili. Le registrazioni riepilogative dei registri sintetici e analitiche vengono confrontate tra loro mediante la compilazione di liste di fatturato o in altro modo. Dopo l'approvazione della relazione annuale, i registri contabili sono raggruppati, vincolati, depositati nell'archivio corrente dell'impresa.

La correzione degli errori nei registri contabili viene effettuata:

1) con un metodo di correzione di bozze;

2) mediante affissioni aggiuntive;

3) "lato rosso".

Metodo di correzione viene utilizzato nei casi in cui l'errore non influisce sui conti corrispondenti o è stato scoperto rapidamente e non ha influito sui risultati dei conti. Il testo o l'importo errato viene barrato con una linea sottile in modo che sia possibile leggere il barrato. Il testo o l'importo corretto è scritto sopra il barrato. La correzione degli errori è negoziata e confermata nei documenti dalle firme delle persone che hanno firmato il documento e nei registri contabili - dalla firma della persona che effettua la correzione.

Metodo delle registrazioni aggiuntive utilizzato nei casi in cui il bukh. la corretta corrispondenza dei conti è indicata nella voce e nei libri contabili, ma l'importo delle operazioni è stato ridotto. Per correggere tale errore, viene compilato un buh aggiuntivo. registrazione per la differenza tra l'importo corretto e quello ridotto delle operazioni.

Se i conti indicano una corrispondenza errata dei conti, quindi per correggere gli errori, il metodo "storno rosso". All'inizio, l'errata registrazione viene ripetuta nella stessa corrispondenza dei conti, ma la registrazione viene effettuata in rosso o ordinaria, ma la registrazione è racchiusa in una cornice (). Il cablaggio errato viene registrato in rosso negli appositi registri. Quando si calcolano i totali nei registri contabili, gli importi scritti in rosso vengono sottratti dal totale, quindi il record viene cancellato, ad es. rimosso con un numero negativo. Successivamente, compongono una nuova affissione con la corretta corrispondenza dei conti e la scrivono nei registri con inchiostro normale. Il metodo "red reversal" viene utilizzato anche nei casi in cui non viene violata la corrispondenza dei conti, ma l'importo delle transazioni è esagerato. Per correggere tale errore, viene inserita una riga rossa per la differenza tra l'importo esagerato e l'importo corretto. Questo metodo viene utilizzato anche per correggere i dati contabili per i singoli conti.

5.3. Memorial - moduli di contabilità per ordini e giornali

B.U. -è un insieme di vari registri contabili con la procedura stabilita e il metodo di registrazione in essi. Nella Federazione Russa usano:

ordine commemorativo;

Ordine del giornale;

Modulo semplificato e loro versioni automatizzate.

Modulo d'ordine commemorativo viene utilizzato in diverse versioni, a seconda delle specificità del settore e del tipo di impresa. Combina: libro e tessera, sviluppo e raggruppamento registri contabili. La contabilità sintetica è tenuta in libri o rendiconti. Per l'analisi si utilizzano libri, estratti conto, schede. Per ogni nucleo familiare. viene compilata un'operazione o un gruppo di operazioni combinate in un documento consolidato Ordine della Memoria.Contenuto principale di questo ordine- questo è boo. cablaggio, ad es. corrispondenza delle fatture, la data di compilazione e l'importo dei nuclei familiari. operazioni. Un mandato commemorativo può essere redatto come documenti separati e talvolta è previsto un posto per un mandato commemorativo sul modulo del documento.

La maggior parte delle operazioni del mese sono raggruppate nei rendiconti cumulativi sussidiari. Quindi una volta al mese viene redatto un mandato commemorativo su questi fogli. Gli ordini commemorativi composti sono registrati in ordine cronologico nel registro, dove sono assegnati numeri di serie.

Per esempio:

Mandato commemorativo numero 3

Dt 20 "Produzione principale"

CT 70 “Pagamenti al personale su retribuzioni”

Ragioniere A.A. Petrov

Dopo aver registrato nel registro le informazioni sulla famiglia. operazioni, i dati degli ordini commemorativi sono registrati nella contabilità generale o in un foglio che la sostituisce.

V Libro mastro generale sul lato sinistro del conto sono riportati i dati sulle famiglie. transazioni di addebito e sul lato destro del conto - credito. I totali di dare e avere dei conti di contabilità generale sono registrati nel foglio revolving. Il fatturato in addebito e accredito dei conti sintetici viene confrontato con il fatturato nel registro degli ordini commemorativi. L'impresa compila il bilancio e le relazioni sulla base del foglio del fatturato per i conti sintetici.

Nel caso di un modulo d'ordine giornale, i rendiconti cumulativi e le tabelle di sviluppo sono redatti sulla base dei documenti primari. Allo stesso tempo, le transazioni omogenee relative a un conto specifico vengono registrate nei giornali in ordine cronologico secondo i conti corrispondenti. Alla fine del mese, ogni giornale calcola il totale dei fatturati nel contesto dei conti corrispondenti. Questi totali rappresentano buh. registrazioni (ordini memoria) per le registrazioni nei conti di contabilità generale. Pertanto, vengono chiamati registri cumulativi ordinare riviste.

I giornali di registrazione degli ordini si basano sul credito, ad es. le registrazioni delle operazioni vengono effettuate all'accredito di uno specifico conto in corrispondenza dell'addebito di conti diversi. I totali del fatturato mensile dai giornali di registrazione ordini vengono trasferiti ai conti di contabilità generale. I giornali degli ordini vengono aperti per un mese. La contabilità generale si apre per un anno. Nella contabilità generale, ogni conto ha una pagina separata. A ridisegna il fatturato per ogni conto trasferiti alla contabilità generale in un totale al mese. Fatturato in addebito per ogni conto viene raccolto nella contabilità generale quando i dati vengono registrati da giornali di registrazione ordini diversi. Quindi, sul conto di contabilità generale, vengono calcolati i totali sull'addebito del conto e viene determinato il saldo a fine mese.

Schema: Modulo di contabilità ordine giornale:

1 - Documenti primari;

2 - Libro cassa;

3 - Estratti cumulativi e raggruppati per conti sintetici;

4 - Registri ordini (attributo credito);

5 - Contabilità generale (funzione di debito);

6 - Bilancio e relazioni;

7 - Fogli e schede contabili analitiche;

8 - Foglio fatturato per conti analitici;

6.1 Scopo della documentazione

6.2 Contabilità iniziale

6.3 Requisiti per i documenti primari in conformità con i regolamenti della Federazione Russa

6.4. Controllo e conservazione dei documenti contabili primari

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