Come tenere la contabilità delle transazioni con carte aziendali. Carta aziendale Come prelevare denaro da una carta aziendale
Lo sviluppo delle tecnologie bancarie ha portato alla creazione di un comodo strumento aziendale di pagamento: le carte aziendali. Le aziende devono tenere un registro di tutte le transazioni, comprese le transazioni effettuate tramite plastica. Diamo un'occhiata alle caratteristiche della contabilità dei biglietti da visita.
Classificazione delle carte aziendali
Gli istituti di credito offrono alle imprese diverse tipologie di strumenti di pagamento elettronico. Le condizioni per l'emissione e l'utilizzo degli strumenti influiscono in modo significativo sul modo in cui le carte aziendali vengono prese in considerazione nella contabilità.
Secondo il Regolamento della Banca di Russia n. 266-P del 24 dicembre 2004, le persone giuridiche possono aprire carte di debito e di credito per i propri dipendenti.
Utilizzando una carta di debito, il dipendente spende fondi entro i limiti degli importi disponibili sul conto bancario. È possibile un accordo bancario con scoperto: un prestito emesso quando i fondi sul conto sono insufficienti o assenti. Una carta di credito comporta la spesa dei fondi presi in prestito forniti dalla banca entro i limiti stabiliti dal contratto. L'accordo può prevedere un periodo di grazia, un periodo durante il quale il prestito viene rimborsato senza che maturano interessi.
Entrambi i tipi di carte sono nominati e senza nome. I primi vengono rilasciati a un dipendente specifico con il suo nome indicato sul fronte. Quando un dipendente lascia l’azienda e l’azienda ne assume un nuovo, i cartellini nominativi devono essere cambiati. Le carte non personali funzionano secondo il principio del “al portatore”. Possono essere trasferiti da una persona all'altra e non richiedono la sostituzione quando si cambia utente.
I mezzi di pagamento elettronici vengono emessi per i conti delle singole carte o per il conto corrente dell'azienda. L'accesso al conto principale viene solitamente fornito al capo o ai top manager dell'azienda. L'importo delle spese in tale situazione è limitato o utilizzato senza restrizioni. Queste carte sono convenienti per le piccole organizzazioni.
Le grandi imprese preferiscono aprire conti di carte separati per le persone responsabili. Un account può essere utilizzato da uno o più dipendenti.
Nella maggior parte dei casi, gli strumenti di pagamento aziendali vengono utilizzati per le spese aziendali, per l'emissione di denaro a persone responsabili e per il pagamento di viaggi di lavoro. Ma possono anche essere un modo per depositare i proventi del trading sul tuo conto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ciò è conveniente per negozi e organizzazioni che operano la sera, di notte, nei fine settimana o in aree remote.
Redazione di documenti interni
Dopo aver scelto le carte aziendali e concluso un accordo con la banca, è necessario sviluppare regolamenti aziendali locali che regolano la contabilità delle carte aziendali e il controllo del denaro.
È ottimale redigere un documento interno che definisca le regole per l'utilizzo degli strumenti di pagamento elettronici. È bene includere:
- tipologie di fondi spesi;
- limiti di transazione (per pagamenti non in contanti, incassi, restrizioni giornaliere, mensili);
- termini per la rendicontazione dei fondi utilizzati:
- tipologie di documenti allegati alla relazione;
- responsabilità e procedura per la raccolta dei fondi se la persona responsabile non presenta la relazione in tempo.
Invece di un atto separato, è possibile includere le regole per le carte aziendali in altri documenti locali, ad esempio nei regolamenti aziendali sulla regolamentazione del pagamento dei viaggi di lavoro, sull'emissione di denaro per la rendicontazione e sulla presentazione di rapporti anticipati.
L'elenco dei dipendenti che hanno il diritto di utilizzare le carte aziendali è determinato per ordine o istruzione del gestore. Si consiglia di firmare accordi con i dipendenti sulla piena responsabilità finanziaria. In questo caso, il datore di lavoro potrà recuperare integralmente dai dipendenti i fondi mancanti sulla carta (articolo 242 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In assenza di un accordo, l'importo massimo del danno soggetto a risarcimento non può superare lo stipendio medio mensile (articolo 241 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
Conti contabili per la registrazione di carte aziendali?
Quando si apre un conto carta separato, i fondi per i biglietti da visita vengono separati dal denaro principale dell'azienda. La contabilità delle carte aziendali è tenuta sul conto 55 “Conti speciali nelle banche”. È ragionevole aprire un sottoconto “Carte aziendali” o “Conti carta”. Il trasferimento di denaro sul conto della carta viene effettuato pubblicando:
Se il denaro viene addebitato un giorno e ricevuto un altro, viene utilizzato il conto 57. Ci saranno due cablaggi:
D 57 K 51 il giorno in cui i fondi vengono addebitati sul conto corrente,
D 55 K 57 il giorno in cui i fondi vengono ricevuti sul conto della carta.
L'analisi del conto 55 viene effettuata sui conti e sui titolari delle carte.
In precedenza, le autorità di regolamentazione richiedevano la notifica dell'apertura dei conti delle carte. Le modifiche apportate nel 2014 hanno sollevato le aziende e gli imprenditori da questo obbligo.
Quando una carta aziendale viene emessa sul conto corrente principale, tutta la contabilità viene tenuta per 51 conti. Non sono necessarie transazioni di rifornimento separate.
Le carte stesse sono considerate di proprietà della banca e non si riflettono nella contabilità sintetica. Il controllo sui mezzi di pagamento elettronici viene effettuato sul conto fuori bilancio 002. Il trasferimento delle carte di plastica ai dipendenti è formalizzato mediante certificati di accettazione o registrazioni in un apposito giornale.
Pagamenti con carte aziendali
Una carta di plastica è considerata un mezzo di pagamento non in contanti. Pertanto non è soggetto al vincolo previsto per i regolamenti con controparti in contanti. Tuttavia, prelevare denaro dalla carta è considerato un trasferimento di fondi sul conto. Ulteriori regolamenti dovranno essere effettuati nel rispetto del limite di regolamento del contante. Attualmente il limite è di 100mila rubli per contratto. La sanzione pecuniaria per eccesso è stabilita dall'art. 15.1 Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa:
- 4.000 rubli. - 5.000 rubli. alle persone responsabili;
- 40.000 rubli. - 50.000 rubli. ad una persona giuridica.
Il prelievo di fondi da una carta aziendale per il pagamento in contanti in contabilità viene registrato registrando:
D71K55 (51)
I servizi bancari sono inclusi nelle spese di gestione:
D91K55 (51)
Dopo aver presentato la relazione anticipata e i documenti giustificativi, il reparto contabilità effettua le seguenti registrazioni:
D 10, 44, 41, 20, 25, 26... K 71 per l'importo delle spese IVA esclusa
D 19 K 71 per l'importo dell'IVA su materiali, beni, servizi ricevuti
Il modulo unificato di rapporto anticipato non dispone di campi per riflettere gli importi ricevuti dalla carta. L'azienda può apportare modifiche al modulo unificato o svilupparne uno proprio. La forma del documento utilizzato deve essere fissata nella politica contabile della società.
Il resto dell'importo non utilizzato viene depositato nella cassa dell'impresa:
La contabilità dei pagamenti non in contanti sulle carte aziendali può essere effettuata in due modi.
Il primo prevede l'assegnazione del pagamento al debito della persona responsabile, ovvero la contabilità, simile al prelievo di contanti da una carta. La seconda opzione considera il pagamento come un pagamento non in contanti al fornitore. Cablaggio:
D60K55 (51)
In questo caso non è necessario fornire un rapporto preventivo. Alla nota possono essere allegati documenti giustificativi. Dopo aver ricevuto i documenti di spedizione:
D 10, 20, 41, 44, 25, 26... K 60
Contabilità delle spese su carte di credito
Il pagamento da parte di una persona responsabile per beni e servizi utilizzando i fondi presi in prestito dalla banca è formalizzato come segue:
D 71 K 55 (51) per l'importo del pagamento
D 55 K 66 per l'importo del prestito
Maturazione degli interessi per l'utilizzo di un prestito:
Rimborso del prestito:
Se il prestito viene chiuso rispettando i termini del periodo di grazia, non vengono addebitati interessi.
Il dipendente non ha presentato la denuncia
Se un dipendente non presenta tempestivamente un rapporto anticipato o non presenta documenti giustificativi, l'importo del deficit può essere trattenuto dal suo salario. Messaggi:
In assenza di un accordo sulla piena responsabilità finanziaria, il datore di lavoro può detrarre dal salario un danno pari al massimo al salario mensile medio. L'importo eccedente viene recuperato in tribunale. Per evitare problemi, il limite di spesa sulla carta non dovrebbe essere superiore alla retribuzione media del dipendente.
Contributo dei proventi della negoziazione
La contabilizzazione del deposito dei proventi delle operazioni tramite una carta aziendale collegata a un conto corrente è simile a un normale deposito di denaro presso la cassa dell'azienda:
Depositare fondi su un conto di una carta speciale:
Riepilogo
La contabilità delle transazioni sulle carte aziendali ha le sue caratteristiche. Per organizzare correttamente la contabilità di un’azienda è necessario elaborare regolamenti interni che disciplinino la contabilità e l’utilizzo degli strumenti di pagamento.
Una carta bancaria aziendale è un moderno mezzo di pagamento mobile che consente ai dipendenti di effettuare acquisti e pagare fatture nell'interesse dell'organizzazione quasi ovunque e in qualsiasi momento. Ti diremo cosa sono le carte bancarie aziendali, in cosa differiscono da quelle normali, nonché la procedura per emetterle e utilizzarle.
Cosa sono le carte aziendali
I dipendenti devono costantemente pagare qualcosa per conto e nell'interesse delle loro organizzazioni: spese di intrattenimento e di viaggio, fatture dei fornitori, utenze, forniture per ufficio, biglietti di viaggio, ecc.
Per non pagare tali spese a proprie spese, i dipendenti sono costretti a contattare la cassa dell'organizzazione per l'emissione di importi di denaro contabili, nonché a presentare rapporti sui fondi già spesi. In questo caso, per il prelievo di fondi dalla cassa nell'ambito di uno accordo (100.000 rubli).
Cheat sheet sull'articolo della redazione di BUKH.1S per coloro che non hanno tempo
1. La carta aziendale è un tipo di carta bancaria di debito e credito che consente ai dipendenti di un'impresa di pagare autonomamente ospitalità, viaggio e altre spese direttamente correlate alle attività economiche dell'organizzazione.
2. Il denaro sulla carta aziendale è il denaro dell'organizzazione stessa e, quando si utilizza la carta, il denaro viene automaticamente speso dal suo conto corrente.
3. Le carte aziendali sono di debito e credito, personali e al portatore, rubli e valuta.
4. Le organizzazioni non sono tenute a informare le autorità fiscali e i fondi fuori bilancio sulla registrazione delle carte aziendali.
5. Le carte aziendali possono essere utilizzate sia per prelievi di contanti che per pagamenti non in contanti.
6. L'organizzazione approva in modo indipendente la procedura di rendicontazione del denaro prelevato e trasferito da una carta aziendale.
Pertanto, l'emissione standard di denaro sul conto è associata ad alcuni inconvenienti: costi in termini di tempo, pratiche burocratiche e restrizioni sull'importo dei fondi. Un'alternativa molto più conveniente e moderna a questo metodo di emissione di denaro per i dipendenti è l'utilizzo di carte bancarie aziendali.
Una carta aziendale è un tipo di carte bancarie di debito e credito che consente ai dipendenti di un'impresa di pagare autonomamente ospitalità, viaggi e altre spese direttamente correlate alle attività commerciali dell'organizzazione.
Il denaro su tale carta è il denaro dell'organizzazione stessa e, quando si utilizza la carta, il denaro viene automaticamente speso dal suo conto corrente. In alternativa dal conto della carta a cui è collegata la carta aziendale. Pertanto, le carte aziendali hanno spesso un limite ai prelievi e alla spesa di fondi per evitare grandi sprechi.
Il diritto di utilizzare le carte aziendali può essere concesso a un dipendente dell'organizzazione (ad esempio, il capo contabile) o a più. Di solito, le carte aziendali sono detenute dal direttore, dal contabile, dal segretario, nonché da quei dipendenti le cui attività comportano regolari viaggi di lavoro.
Le carte aziendali sono delle seguenti tipologie:
Addebito– per i calcoli vengono utilizzati i fondi propri dell’organizzazione. Allo stesso tempo, è possibile collegare uno scoperto: se i tuoi fondi finiscono, la banca fornisce all'organizzazione fondi presi in prestito per un determinato importo.
Credito– i dipendenti ritirano e pagano con denaro non dell'organizzazione stessa, ma con fondi presi in prestito appartenenti all'istituto di credito.
Anche le carte possono esserlo personalizzato(vengono rilasciati a un dipendente specifico e possono essere utilizzati solo da lui) e carte al portatore(senza nome, pagamenti e prelievi da tali carte sono consentiti a chiunque presenti la carta per il pagamento).
Inoltre, ci sono carte aziendali in rubli e valuta estera. La registrazione di quest'ultimo è giustificata, in particolare, quando diventa necessario pagare le spese legate ai viaggi d'affari all'estero dei dipendenti.
Registrazione delle carte aziendali
La procedura per l'emissione e la ricezione delle carte aziendali è regolata dal Regolamento della Banca Centrale della Federazione Russa del 24 dicembre 2004 n. 266-P "Sull'emissione di carte di pagamento e sulle transazioni eseguite con il loro utilizzo". Le carte aziendali vengono emesse dalle banche sulla base di una corrispondente richiesta dell'organizzazione.
Una carta bancaria aziendale non è un conto bancario, ma è solo un mezzo di pagamento (clausola 1.12 del Regolamento della Banca Centrale della Federazione Russa del 24 dicembre 2004 n. 266-P). Pertanto, l'apertura di una carta aziendale è possibile solo se l'organizzazione dispone di conti bancari esistenti. È impossibile ottenere una carta senza un conto valido.
Una carta aziendale può essere collegata a un conto corrente esistente oppure per tale carta può essere aperto un conto separato. Se un'organizzazione apre un conto con una carta speciale, il denaro in esso contenuto verrà depositato in modo autonomo e indipendente dal denaro presente sul conto corrente. È possibile collegare più carte aziendali ad un conto.
Le organizzazioni non sono tenute a informare le autorità fiscali e i fondi fuori bilancio sull'emissione di carte aziendali. Tuttavia, non sono obbligati a notificare l’apertura dei conti della carta, poiché tale obbligo è stato abolito dalla legge federale n. 52-FZ del 2 aprile 2014.
Quando si apre un conto per una carta aziendale, la domanda per la sua apertura (per conto di una persona giuridica) è solitamente accompagnata da un estratto del Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato, una domanda del futuro titolare della carta aziendale sull'emissione di la carta, il suo passaporto, nonché una procura per il titolare della carta con il diritto di disporre dei fondi sulla carta. La banca stabilisce un elenco specifico di documenti.
La banca offre anche di fissare determinati limiti per l'storno di denaro dalla carta. È possibile impostare limiti individuali per ciascuna carta. Possono essere permanenti o temporanei. Ad esempio, previo accordo con l'organizzazione, la banca può vietare ai titolari di carte aziendali di addebitare sulla carta più di 10.000 rubli a settimana.
Carte aziendali
Cosa pensi che ostacoli l’uso diffuso delle carte bancarie aziendali?
Utilizzo delle carte aziendali
Le carte aziendali possono essere utilizzate sia per prelievi di contanti che per pagamenti non in contanti. Inoltre, per eseguire queste operazioni, i dipendenti non devono scrivere alcuna domanda e la direzione non ha bisogno di emettere un documento amministrativo separato (clausola 6.3 della Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210 -U). Non è necessario trasferire denaro dalla banca alla cassa dell'azienda ed emetterlo per la rendicontazione. Quando si prelevano contanti da una carta aziendale, non è inoltre necessario trasferire questi soldi tramite il registratore di cassa.
Il denaro utilizzato sulla carta può essere prelevato e trasferito su un altro conto dal dipendente stesso in qualsiasi momento in caso di necessità. Un caso speciale di tale esigenza è un viaggio d'affari.
Durante un viaggio d'affari, un dipendente può utilizzare una carta aziendale per pagare i biglietti di viaggio, il carburante e i lubrificanti, le camere d'albergo, i servizi di mensa e bar, nonché tutte le relative spese di ospitalità. Inoltre, se disponi di una carta valutaria aziendale, un dipendente situato al di fuori della Russia può prelevare liberamente valuta estera da tale carta.
Tutto il denaro stornato in questo modo dalla carta aziendale viene automaticamente considerato accreditato al dipendente distaccato. Un dipendente che torna da un viaggio d'affari deve solo segnalare le spese sostenute utilizzando il modulo unificato n. AO-1.
Allo stesso tempo, non è necessario preparare rapporti su tutti i casi di spesa dei fondi dalla carta. La legislazione non contiene tali norme. Pertanto, il dipendente ha il diritto di fornire un unico rapporto anticipato per tutti i casi di prelievo e spesa di denaro dalla carta. La fornitura dei documenti giustificativi (ricevute di cassa, biglietti di viaggio, ecc.) avviene in maniera generale.
L'organizzazione approva in modo indipendente la procedura di rendicontazione del denaro prelevato e trasferito da una carta aziendale. La frequenza di presentazione di tali rapporti anticipati al reparto contabilità è determinata anche dall'organizzazione stessa, tenendo conto della natura delle sue attività commerciali.
Per poter utilizzare una carta bancaria aziendale, un dipendente deve possedere una carta aziendale personalizzata o essere nell'elenco dei dipendenti dell'organizzazione che hanno il diritto di utilizzare carte aziendali non registrate. Questo elenco è approvato dal capo dell'organizzazione.
Di norma, data la natura stessa della carta aziendale, non è consentito utilizzarla per i seguenti scopi:
- pagamento degli stipendi ai dipendenti;
- pagamento di benefici e compensi ai dipendenti;
- acquisizione di beni e servizi per scopi personali non legati alle attività economiche dell'organizzazione.
Ma questa regola non significa che i soldi della carta aziendale non possano essere utilizzati per gli scopi sopra indicati. In effetti, possono, poiché la legislazione non contiene alcuna restrizione all'uso delle carte aziendali. Allo stesso tempo, i prelievi di denaro dalla carta per scopi non determinati dalle esigenze dell'organizzazione stessa devono essere adeguatamente formalizzati. Pertanto, per pagare gli stipendi, un contabile può prelevare denaro dalla carta e depositarlo nel registratore di cassa dell'organizzazione utilizzando un ordine di ricevuta di cassa.
I dipendenti possono anche utilizzare le carte aziendali per scopi personali (questo non può essere tracciato e impedito in modo tempestivo), ma ciò si traduce in uno spreco. Deve essere costituito dallo stipendio del dipendente.
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Fino a poco tempo fa, la maggior parte delle aziende utilizzava i libretti degli assegni per comodità di fare affari. Questi arcaismi sono stati sostituiti da una versione più moderna: la carta aziendale Sberbank per le persone giuridiche.
La carta è stata creata per facilitare i processi di conduzione degli affari, contabilizzazione delle spese e finanziamento delle esigenze lavorative dei dipendenti Come attivare uno strumento di pagamento e come utilizzarlo correttamente?
Scopo del prodotto bancario
La carta viene rilasciata a una persona specifica che utilizza i fondi aziendali ricevuti in bilancio e ne segnala l'utilizzo.
Elenchiamo perché hai bisogno di una carta aziendale Sberbank:
- pagamento di vari servizi e beni per l'azienda;
- pagamenti senza contanti;
- pagamento delle spese di viaggio e di rappresentanza;
- pagamento non in contanti per varie esigenze aziendali dell'azienda;
- prelievo di contanti per lo stesso scopo.
La carta offre numerosi vantaggi per imprenditori individuali, persone giuridiche e personale. Per gli imprenditori questo è:
- risparmiare tempo contabile;
- monitorare la disciplina finanziaria dei dipendenti;
- facilità di contabilità;
- il controllo e l'organizzazione portano ad un risparmio per l'azienda.
La plastica rilasciata facilita notevolmente i lavoratori in alcuni aspetti delle loro attività:
- i dipendenti hanno accesso al denaro in qualsiasi momento;
- non si corre il rischio di trasportare ingenti somme di denaro;
- non è necessario aprire un conto in valuta estera quando si viaggia all'estero: è possibile prelevare contanti in qualsiasi valuta;
- prenotazione e pagamento di biglietti di viaggio e alberghi;
- non è necessario che il personale raccolga i propri fondi;
- facile da bloccare in caso di perdita della plastica;
- facilità di reporting dei viaggi di lavoro e delle spese al reparto contabilità.
Il prodotto bancario è destinato esclusivamente alle spese relative alle attività dell'azienda Regole per l'utilizzo di una carta aziendale Sberbank
Termini di utilizzo includere alcuni punti sul rendiconto finanziario:- il costo di produzione della plastica non si rifletterà nelle registrazioni, poiché il prodotto non appartiene all'impresa, ma alla banca;
- il denaro prelevato con la plastica non passa in cassa;
- il dipendente è tenuto a fornire la documentazione comprovante i fondi spesi: in loro assenza l'importo dei rifiuti ricade sul dipendente;
- la plastica non è destinata al pagamento di stipendi o altre prestazioni sociali.
Aliquote
L'emissione di carte plastiche per le aziende è un servizio gratuito, ma il servizio stesso è a pagamento. Sberbank stabilisce determinate tariffe per una carta aziendale. La manutenzione annuale delle carte MasterCard Business e Visa Business è di 1.200 rubli e le controparti in valuta estera sono di 50 euro o dollari USA. Questo tipo di strumento di pagamento richiederà un versamento iniziale pari al doppio della rata annuale. Per le altre materie plastiche, l'entità del primo pagamento è determinata dalla persona giuridica.
L’opzione “Budget” prevede sia l’apertura che la manutenzione gratuita. Il pagamento annuale per la carta plastica “Corporate” è di 250 rubli. per ciascun titolare.
Termini di utilizzo
Alle condizioni principali per il rilascio e il funzionamento del prodotto includono:- l'azienda ha un conto commerciale;
- compilazione del registro dei dipendenti che utilizzano il prodotto;
- indicazione dei limiti e della ricarica del conto.
Come richiedere una carta aziendale presso Sberbank
L'ordine avviene su iniziativa della società con la fissazione di determinati limiti Prima della registrazione, una persona giuridica dovrà contattare il servizio clienti aziendale per aprire un conto aziendale. Tutte le carte emesse sono collegate a questo conto aziendale.
Vale la pena sapere che per qualsiasi quantità di plastica sarà necessaria una sola fattura e la quantità di plastica richiesta è determinata dallo stesso proprietario dell'impresa. Successivamente, il denaro viene trasferito come acconto.
E quindi è necessario compilare una domanda per l'emissione di carte nella quantità richiesta. Questa procedura può essere effettuata sia presso la filiale stessa sia presentando una domanda tramite Internet banking. Allo stesso tempo, l'impresa stabilisce i limiti necessari per le carte di plastica del personale (l'entità del limite è determinata dalle esigenze dell'azienda) e presenta questo registro all'istituto bancario. Successivamente le carte saranno pronte e potranno essere ritirate in pochi giorni in filiale.
Come utilizzare una carta aziendale Sberbank
Al momento del rilascio della plastica, su di essa vengono registrati i dati dell'utilizzatore e dell'azienda presso la quale lavora.
Per eseguire correttamente tutte le operazioni, è necessario sapere come usare strumento di pagamento simile:
- tutti i fondi sul saldo della carta non appartengono al titolare, ma alla società;
- prima di utilizzare la plastica per determinate esigenze, il conto dell'azienda viene rifornito e viene indicato il numero di plastica, per il quale vengono trasferiti i fondi e lo scopo (acquisto di materiali, accordi con appaltatori, indennità di viaggio, ecc.);
- le operazioni di regolamento avvengono sia tramite bonifico bancario sia in caso di utilizzo del contante dopo il prelievo;
- Per confermare la legalità delle spese, il dipendente presenta al reparto contabilità i rapporti come ricevute dai terminali relativi al prelievo di fondi e al pagamento delle merci.
I titolari devono ricordare che i fondi presenti sul conto della carta sono di proprietà della società Come prelevare denaro
Esiste una restrizione per il prelievo di fondi dalla carta: come stipendio dei dipendenti o per altre esigenze sociali. Puoi prelevare denaro da una carta aziendale Sberbank in contanti presso qualsiasi bancomat o terminale, sia nella Federazione Russa che all'estero. Quando emettono fondi, la banca addebita una commissione. La procedura di prelievo si riflette nello storno dell’intero importo con commissioni dal conto corrente dell’azienda. Il dipendente deve fornire un documento che confermi l'operazione.
LA. Elina, economista-contabile
7 regole per una carta aziendale
Come tenere conto del movimento di denaro su una carta bancaria e della sua spesa da parte di un dipendente
I testi delle lettere del Ministero delle finanze e del Servizio fiscale federale menzionati nell'articolo possono essere trovati: sezione “Consulenze finanziarie e del personale” del sistema ConsultantPlusUna carta bancaria aziendale è una buona soluzione se i dipendenti devono pagare qualcosa da soli. Il denaro sul conto appartiene all'organizzazione, ma la carta viene rilasciata a un dipendente specifico comma 1.5 del Regolamento, approvato. Banca Centrale 24 dicembre 2004 n. 266-P (di seguito denominato Regolamento n. 266-P). Ti parleremo delle regole per l'utilizzo di una carta aziendale e della registrazione delle transazioni ad essa associate.
REGOLA 1. Le tasse e i fondi extra-budget devono essere informati sul conto della carta
Per la carta aziendale viene aperto un conto bancario separato clausola 2 art. 11 Codice Fiscale della Federazione Russa. Questo conto (sia la sua apertura che la sua chiusura) deve essere segnalato al Servizio fiscale federale, alla Cassa pensione russa e al Fondo delle assicurazioni sociali presso la sede dell'organizzazione.
Il modulo per la comunicazione dell'apertura del conto consigliato dalla Cassa pensione si trova qui: Sito web della PFR→ Per i datori di lavoro → Pagamento dei premi assicurativi e presentazione delle relazioni → Reporting e procedura per la sua presentazione → Documenti campione raccomandatiCiò deve essere fatto entro 7 giorni lavorativi dalla data di apertura di tale conto. clausola 2 art. 23, comma 6 dell'art. 6.1 Codice Fiscale della Federazione Russa; clausola 1 parte 3 art. 28, parte 6, art. 4 della legge n. 212-FZ del 24 luglio 2009 (di seguito denominata legge n. 212-FZ); Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale del 21 settembre 2010 n. 2942/10. Per fare questo dovresti inviare:
- all'ufficio delle imposte - messaggio nel modulo n. S-09-1 approvato Con ordinanza del Servizio fiscale federale del 06/09/2011 n. ММВ-7-6/362@. Durante la compilazione di questo modulo, informare specificamente dell'apertura di un conto bancario e non dell'emergere dei diritti di utilizzo di un mezzo di pagamento elettronico aziendale (CESP). Dopotutto, KESP e una carta bancaria aziendale non sono la stessa cosa.
Rapporti
| 1 - sull'apertura di un conto 2 - sulla chiusura del conto 3 - sull'emergere del diritto di utilizzare ECSP 4 - in caso di cessazione del diritto di utilizzare ESPP |
Quando si segnala all'ispettorato l'apertura di un conto bancario per utilizzare una carta bancaria aziendale, è necessario inserire "1" in queste celle del modulo n. S-09-1 | 1 - in banca 2 - nel Tesoro federale (un altro organismo responsabile dell'apertura e del mantenimento dei conti personali) |
- all'FSS - un messaggio nella forma da esso consigliata Lettera della FSS del 28 dicembre 2009 n. 02-10/05-13656;
- alla Cassa pensione della Russia - un messaggio nel modulo raccomandato, che può essere trovato sul sito web del Fondo.
A proposito, è possibile emettere più carte per un conto della carta: principale e aggiuntiva clausola 2.1 del regolamento n. 266-P. Inoltre, le carte possono essere emesse a diversi dipendenti della tua organizzazione per lo stesso conto. Non è necessario segnalare all'ispettorato e ai fondi l'emissione di ogni carta aggiuntiva.
REGOLA 2. L'emissione di una carta aziendale non si riflette nei conti contabili
La carta stessa appartiene alla banca, quindi non si riflette nella contabilità. Se la carta bancaria è personale e il dipendente stesso la riceverà dalla banca, non è necessario tenere un registro delle carte bancarie aziendali. Sebbene a volte un contabile debba compilare una procura per un dipendente specifico per ricevere una carta aziendale da una banca (un modello di procura viene solitamente fornito dalla banca stessa).
La banca può informare la vostra organizzazione su quali dipendenti sono state emesse carte nel registro per l'emissione di carte aziendali internazionali o in un altro documento (questo dipende dal sistema di flusso dei documenti adottato dalla banca e dalle condizioni specificate nel vostro accordo con essa).
REGOLA 3. Non è necessario trasferire il denaro ricevuto da un dipendente tramite un bancomat attraverso il registratore di cassa
Recentemente, i contabili si sono lamentati del fatto che gli ispettori fanno loro commenti durante le ispezioni: il libretto di cassa non riflette le transazioni in cui i dipendenti prelevano denaro da una carta bancaria. Presumibilmente, il giorno del ritiro, questo denaro dovrebbe essere registrato come ricevuto alla cassa e immediatamente come emesso per la rendicontazione. Se tale denaro non è passato attraverso il registratore di cassa, l'organizzazione viene multata per mancata ricezione di contanti al registratore di cassa e Arte. 15.1 Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa.
L'opinione del lettore
“ Quando abbiamo aperto per la prima volta una carta bancaria aziendale, temevamo che ci sarebbero state difficoltà con il calcolo del saldo di cassa. Dopotutto chiudiamo alle 18.00 e un dipendente può prelevare contanti dal bancomat anche a tarda notte. Ma si è scoperto che questo denaro non aveva affatto bisogno di essere trasportato attraverso il registratore di cassa”.
Zukhra,
Ufa
Tuttavia, è chiaro che il denaro non è entrato fisicamente nel registratore di cassa. Pertanto il reparto contabilità non può né capitalizzarli né emetterli per la rendicontazione. Pertanto, tali transazioni non dovrebbero riflettersi nel libro cassa. E i tribunali sostengono proprio questa posizione, rifiutando di consentire alle autorità fiscali di riscuotere multe dalle organizzazioni Risoluzione 7 dell'AAS del 20 dicembre 2012 n. A03-6142/2012; 3 AAS del 30 gennaio 2013 n. A33-15574/2012.
Ne consegue inoltre che il denaro prelevato dalla carta in contanti non deve essere preso in considerazione nel calcolo del saldo in contanti a fine giornata.
REGOLA 4. Il dipendente deve riferire sui soldi della “carta”.
Il dipendente a nome del quale è stata emessa la carta può utilizzarla per pagare acquisti o prelevare contanti tramite un bancomat. clausola 2.5 del regolamento n. 266-P. Il denaro presente sul conto della carta bancaria aziendale è denaro che il dipendente non ha ancora ricevuto e che non ha ancora utilizzato in alcun modo. Il dipendente dovrà presentarsi solo quando preleva contanti dalla carta o paga qualcosa con la carta.
Denaro ricevuto tramite un bancomat essenzialmente simile al denaro dato a un dipendente in acconto. Dopotutto, prima di tutto, sono i soldi dell’organizzazione. Naturalmente, il dipendente non dovrebbe correre immediatamente al reparto contabilità dopo ogni acquisto e scrivere un rapporto. È sufficiente farlo una volta ogni pochi giorni: l'ordine deve essere approvato dal capo dell'organizzazione. L'importo che un dipendente può spendere è limitato dal saldo della carta aziendale (a meno che, ovviamente, la carta non abbia un limite di credito e una possibilità di scoperto). Contattando la banca, l'organizzazione può impostare ulteriori restrizioni per ciascuna carta.
DISCUTERE CON IL MANAGER
A controllare la spesa del denaro aziendale,È meglio emettere un ordine sulle regole per l'utilizzo delle carte bancarie aziendali. È importante fissare in esso il periodo durante il quale il dipendente è obbligato a riferire i soldi spesi tramite la carta o prelevati da essa.
Il dipendente può redigere un rapporto secondo il modulo unificato n. AO-1 o secondo un modulo sviluppato in modo indipendente dalla propria organizzazione. Ad esempio, invece della riga "è stato ricevuto un anticipo dal registratore di cassa", è possibile fornire le righe "il denaro è stato ricevuto tramite un bancomat utilizzando una carta aziendale" e "il denaro della carta aziendale è stato utilizzato per pagamenti non in contanti". "
Si ritiene che quando un dipendente ha acquistato qualcosa per l'azienda, pagando con carta tramite bonifico bancario, Non è necessario preparare una nota spese completa. Indubbiamente, il dipendente deve comunque presentare i documenti giustificativi al reparto contabilità e le scadenze per questo dovrebbero essere regolate anche dalla direzione della propria organizzazione (ad esempio, nello stesso ordine). Solo il dipendente può allegare alla nota tali documenti (scontrini di cassa, fatture, ricevute di vendita).
Ma va detto che la maggior parte dei contabili è più abituata a far preparare tutti i rapporti secondo il modulo n. AO-1. Inoltre, il nome "rapporto anticipato" aiuterà a evitare controversie con gli ispettori durante la verifica della correttezza dei calcoli delle imposte sul reddito. Dopotutto, la "data di esecuzione" delle spese di rappresentanza, delle spese per viaggi d'affari, della manutenzione dei trasporti ufficiali e di altre spese simili è considerata la data di approvazione della relazione anticipata sul denaro speso dal dipendente x sopp. 5 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa.
Una volta al mese, la banca, di norma, fornisce all'organizzazione un rapporto su ciascuna carta aziendale. Una volta ricevuto, potrai verificare la completezza dei rapporti anticipati dei dipendenti. Il modo più semplice è per quelle organizzazioni che hanno una banca Internet connessa.
REGOLA 5. Se il dipendente non ha contabilizzato i soldi della “carta”, questi possono essere trattenuti dal suo stipendio
Se un dipendente, entro il termine stabilito nella propria organizzazione, non ha presentato documenti che giustifichino la spesa di denaro cancellato dalla carta, allora, per ordine della direzione, l'ufficio contabilità può trattenerlo dallo stipendio del dipendente. Lo stesso può essere fatto se un dipendente spende denaro per altri scopi, ad esempio per alcuni dei suoi obiettivi personali e Articoli 238, 241 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
AVVISIAMO IL DIPENDENTE
Non puoi rivelare a nessuno il PIN della tua carta bancaria. E se viene rubata o smarrita, è necessario chiamare al più presto la banca che ha emesso la carta e bloccarla.
Tuttavia, tieni presente che un ordine della direzione non è sufficiente per tale detrazione. È necessario dimostrare l'entità del danno e la colpevolezza del dipendente. L'importo del danno causato all'organizzazione può essere recuperato dal dipendente per ordine del manager, se Articoli 238, , 246, 247, 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa:
- tale ordine è stato emesso entro e non oltre 1 mese dalla data in cui l'organizzazione ha stabilito l'importo del danno causato dal dipendente;
- l’importo del danno non supera la retribuzione media mensile del dipendente.
Se almeno una di queste condizioni non è soddisfatta, la detrazione dallo stipendio del dipendente è illegale.
DA FONTI AUTENTICHE
Vice capo del Servizio federale per il lavoro e l'occupazione
“ Il titolare di tale carta (ovvero il dipendente a nome del quale è stata emessa) è responsabile della spesa dei fondi su una carta bancaria aziendale entro i limiti di spesa stabiliti.
In assenza di documenti che confermino l'uso previsto della carta bancaria aziendale, l'importo utilizzato per altri scopi viene recuperato dal dipendente colpevole ai sensi degli articoli 238, 241 e 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Cioè, hai bisogno di:
- dimostrare che il danno causato all’organizzazione è stato una conseguenza delle azioni colpevoli del dipendente;
- determinare l'importo di questo danno;
- rispettare la procedura di riscossione di tali danni prevista dal Codice del Lavoro. Ciò significa in particolare che, per ordine del datore di lavoro, il risarcimento dei danni può essere risarcito solo entro i limiti della sua retribuzione media mensile.
AVVISIAMO IL RESPONSABILE
È possibile questo Un dipendente utilizza il denaro della carta aziendale per altri scopi. Per tutelare l’azienda è meglio limitare entro un certo limite la possibilità di utilizzare i soldi presenti sulla carta. Se tale limite è inferiore alla retribuzione media mensile del dipendente, sarà più facile recuperare da lui il denaro utilizzato per altri scopi.
Si prega di notare che non è sempre possibile recuperare da un dipendente l'importo del danno da lui causato in una sola volta, anche se il suo importo non supera la retribuzione mensile media del dipendente, titolare della carta. In questo caso, infatti, l'importo totale di tutte le trattenute per ciascuna retribuzione non può superare il 20% Arte. 138 Codice del lavoro della Federazione Russa. Inoltre, l'importo massimo delle detrazioni deve essere calcolato dall'importo rimanente dopo la detrazione dell'imposta sul reddito delle persone fisiche. Lettera del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale del 16 novembre 2011 n. 22-2-4852.
È vero, un dipendente può risarcire volontariamente il danno che gli è stato causato, anche se l'importo di tale danno è superiore alla sua retribuzione mensile media.
Se il dipendente è contrario alla trattenuta di qualcosa sul suo stipendio, questo denaro non è ancora perso per la tua organizzazione. Puoi andare in tribunale.
REGOLA 6. Le spese non in contanti e i prelievi di contanti dei dipendenti vengono effettuati tramite il conto 71
Le transazioni da utilizzare per registrare le transazioni utilizzando una carta bancaria aziendale dipendono dal tipo di carta. Succede:
- <или>addebito - quando gli addebiti sulla carta, come regola generale, sono possibili solo entro i limiti dei fondi disponibili su di essa;
- <или>credito - quando puoi spendere sia il denaro dell'organizzazione disponibile sulla carta sia il denaro della banca fornito entro il limite di credito approvato.
Ma in entrambi i casi, l'addebito di denaro sulla carta, che avviene su iniziativa del dipendente (il suo titolare), viene solitamente effettuato tramite il conto 71 “Transazioni con persone responsabili”. I revisori sono d'accordo con questo.
SCAMBIO DI ESPERIENZE
Direttore generale della società di revisione LLC "Vettore di sviluppo"
“La spesa di fondi da parte di un dipendente da una carta bancaria aziendale non è specificatamente stabilita dai documenti normativi (incluso il piano dei conti), ma da un punto di vista economico si tratta di fondi responsabili. Pertanto, in pratica, le organizzazioni utilizzano il conto 71 "Accordi con persone responsabili". È molto importante che la persona che ha effettuato pagamenti utilizzando una carta bancaria o prelevato contanti da essa tenga conto di questi soldi.
Fino a quando il dipendente non presenta un rapporto anticipato, avrà un saldo debitore sul conto 71. Non importa come sono stati spesi i fondi della carta: pagando nei negozi o prelevando contanti.
È meno logico utilizzare il conto 73 "Liquidi con il personale per altre transazioni" per riflettere la spesa di denaro da una carta bancaria aziendale. Dopotutto, il suo carico semantico è leggermente diverso: di norma riflette transazioni una tantum diverse dalla regolare spesa di fondi nell'ambito dei doveri ufficiali dei dipendenti (prestiti ai dipendenti, risarcimento dei danni materiali, acquisto di voucher, ecc.).”
Ecco le transazioni per le transazioni con carta di debito (guarderemo l'esempio delle carte in rubli).
| Contenuto dell'operazione | Dt | CT |
| Alla data di ricarica del conto della carta | ||
| Il denaro è stato trasferito da un conto corrente a un conto di carta | 51 “Conti correnti” | |
| Alla data in cui la banca cancella la commissione | ||
| La commissione bancaria addebitata sul conto della carta viene registrata come un'altra spesa | 91-2 “Altre spese” | 55, sottoconto “Conto Carta” |
| Nella contabilità fiscale le commissioni bancarie vengono considerate come spese non operative. sopp. 15 comma 1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa | ||
| Alla data di utilizzo della carta da parte del dipendente (se l'organizzazione ha accesso tempestivo ai dati sui movimenti di denaro sui conti)* | ||
| La carta veniva utilizzata per pagare beni, lavoro e servizi acquistati dal dipendente. | 55, sottoconto “Conto Carta” | |
| Il dipendente ha prelevato contanti dalla carta | ||
| A partire dalla data il dipendente redige una relazione sugli importi spesi | ||
| Il dipendente ha segnalato contanti prelevati dalla carta e spesi per le esigenze dell'organizzazione o spese non in contanti | 26 “Spese aziendali generali” (60 “Accordi con fornitori o appaltatori”, 10 “Materiali”, 44 “Spese di vendita”, ecc.) | 71 “Transazioni con persone responsabili” |
| 19 “IVA sui beni acquistati” | ||
*Alcune organizzazioni lo fanno. Quando i dipendenti portano rapporti al reparto contabilità con documenti giustificativi allegati, viene effettuata una registrazione sull'addebito del conto 71 e sull'accredito sul conto 57 "Trasferimenti in transito". Quando dalla banca arrivano i resoconti mensili delle carte, viene effettuata una registrazione per l'addebito sul conto 57 e l'accredito sul conto 55.
Gli importi per i quali il dipendente non ha contabilizzato dovrebbero essere riflessi nelle registrazioni contabili come segue.
SCAMBIO DI ESPERIENZE
Responsabile del Dipartimento Metodologia e Audit Interno di PRODO Management LLC
" I fondi addebitati sul conto bancario di un'organizzazione a seguito di una transazione utilizzando una carta bancaria aziendale sono considerati emessi sul conto del dipendente. Se non presenta una relazione anticipata con i documenti giustificativi entro il termine stabilito dalla direzione dell'organizzazione, è necessario effettuare una registrazione sull'addebito del conto 94 "Carenze e perdite per danni a oggetti di valore" e sull'accredito sul conto 71 .
Quando l'organizzazione accerta la colpa e l'entità del danno causato dal dipendente, è necessario effettuare una registrazione in addebito sul conto 73 e in accredito sul conto 94.
Dopo che il denaro è stato trattenuto dallo stipendio del dipendente o depositato in contanti alla cassa, ciò deve riflettersi nell'accredito sul conto 73 e nell'addebito sul conto 70 "Liquidi con il personale per salari" o sul conto 50 "Contanti".
Le transazioni con carta di credito che utilizzano i tuoi fondi si riflettono allo stesso modo delle transazioni con carta di debito. E le operazioni per utilizzare il limite di credito e restituire denaro alla banca si rifletteranno come segue.
La moneta bancaria aumenta il limite di pagamento della carta. Il prestito però si considera ricevuto solo dopo che l’impresa lo ha utilizzato. Cioè dopo che il denaro è stato addebitato sulla carta (in contanti o tramite bonifico bancario) a scapito del limite di credito. Pertanto, non è necessario registrare la ricezione di un prestito (per effettuare una registrazione sul conto 66 “Liquidazioni per prestiti e prestiti a breve termine”) immediatamente dopo che la banca ha stabilito un limite di credito.
| Contenuto dell'operazione | Dt | CT |
| Alla data di addebito dei fondi sulla carta a scapito del limite di credito su iniziativa del dipendente | ||
| Il denaro utilizzato dal dipendente per acquistare beni, lavori e servizi è stato addebitato sulla carta. | 71 “Transazioni con persone responsabili” | 55 “Conti speciali presso le banche”, sottoconto “Conto carta” |
| 55, sottoconto “Conto Carta” | ||
| Alla data in cui la banca cancella la commissione dal limite di credito | ||
| A causa del limite di credito è stata addebitata una commissione bancaria sul conto della carta | 91-2 “Altre spese” | 55, sottoconto “Conto Carta” |
| 55, sottoconto “Conto Carta” | 66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine” | |
| Alla data di rifornimento della carta di credito e di rimborso del prestito utilizzato | ||
| Il denaro è stato trasferito dal conto corrente al conto della carta per ripagare il debito sul limite di credito utilizzato | 55, sottoconto “Conto Carta” | 51 “Conti correnti” |
| 66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine” | 55, sottoconto “Conto Carta” | |
| Alla data in cui la banca matura gli interessi per l'utilizzo del prestito | ||
| Interessi maturati sul prestito bancario | 91-2 “Altre spese” | 66 “Liquidi per prestiti e debiti a breve termine” |
| Nella contabilità fiscale, gli interessi sugli obblighi di debito di qualsiasi tipo sono riconosciuti come spese non operative e sopp. 2 p.1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa. Tuttavia, sono presi in considerazione all'interno delle norme Arte. 269, comma 8 dell'art. 270 Codice Fiscale della Federazione Russa. Se l'importo degli interessi che possono essere presi in considerazione nella contabilità fiscale è inferiore all'importo maturato e l'organizzazione deve applicare PBU 18/02, è necessario riflettere una responsabilità fiscale permanente (addebito sul conto 99 - accredito sul conto 68 ) | ||
REGOLA 7. Se una carta aziendale è una carta di credito con un periodo di grazia senza interessi, non è necessario contare il risparmio sugli interessi
Di norma, per diversi giorni di utilizzo del denaro di credito speso da tale carta, la banca non addebita alcun interesse. Condizioni specifiche sono fissate nell'accordo con la banca. Il codice fiscale non contiene alcuna regola per valutare i benefici materiali derivanti dai prestiti senza interessi. Pertanto, anche se l'organizzazione gode di tale vantaggio, non è tenuta a pagare l'imposta sul reddito. La Corte Suprema Arbitrale aderisce a questa posizione Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale del 3 agosto 2004 n. 3009/04. Anche il Ministero delle Finanze è d'accordo con lei Lettera del Ministero delle Finanze del 18 aprile 2012 n. 03-03-10/38.
I contabili spesso chiedono se sia possibile incassare denaro tramite una carta bancaria aziendale per pagare gli stipendi ai dipendenti. In linea di principio, non ci sono restrizioni per questo ora. La cosa principale è organizzare tutto correttamente:
- chiedere al dipendente di prelevare denaro dalla carta, scrivere un rapporto anticipato e restituire l'importo non speso alla cassa;
- Il cassiere dovrà emettere una ricevuta con ordine 0310001 punto 3.1 del Regolamento, approvato. Banca Centrale 12/10/2011 N. 373-P;
- in contabilità, per il denaro restituito alla cassa, è necessario inserire l'addebito sul conto 50 "Contanti" e l'accredito sul conto 71 "Liquidi con soggetti responsabili".
Recentemente, i pagamenti tramite carte aziendali sono diventati una pratica comune per la maggior parte delle aziende. Questi strumenti di pagamento sono facili da usare.
Contabilità delle carte aziendali abbastanza semplice. I contabili esperti, di norma, non hanno problemi a registrare le transazioni. Possono sorgere difficoltà quando compilato dal dipendente a cui è stato rilasciato. Successivamente, considereremo le caratteristiche delle operazioni di riflessione.
informazioni generali
Le carte aziendali sono carte bancarie, i cui fondi appartengono all'organizzazione. Con il loro aiuto vengono pagate le spese sostenute dai dipendenti nell'ambito della loro attività professionale.
Può essere effettuato pagamento con carta aziendale spese di viaggio, lavoro e intrattenimento. Questo strumento di pagamento non viene utilizzato per scopi personali del dipendente, né per l’accredito di guadagni o benefici sociali.
Tipi
Esistono carte di credito e di pagamento (debito). Con l'aiuto di quest'ultimo, il pagamento viene effettuato a scapito dei fondi depositati sul conto dell'impresa o di uno scoperto.
Per le carte di credito, pertanto, i pagamenti vengono effettuati utilizzando i fondi presi a prestito forniti dalla struttura bancaria.
Caratteristiche dell'operazione
Il rifornimento viene effettuato tramite bonifico bancario. Per fare ciò, un ordine di pagamento viene inviato all'organizzazione bancaria.
I fondi possono essere spesi solo utilizzando la carta. Possono trattarsi di normali transazioni non in contanti o di emissione di contanti.
Alle carte aziendali Non trovano applicazione i limiti di pagamento stabiliti dalla Banca Centrale per i pagamenti in contanti. Nel frattempo, le organizzazioni bancarie, guidate dalle raccomandazioni della Banca Centrale, possono fissare un limite di emissione. Ad esempio, secondo Carta aziendale Sberbank l'importo massimo è di 100mila rubli al giorno.
Vantaggi degli strumenti di pagamento
Si possono notare i seguenti vantaggi derivanti dall'utilizzo delle carte aziendali:
- Controllo della spesa dei dipendenti. In primo luogo, tutte le transazioni si rifletteranno nel conto della società. In secondo luogo, viene formato, che riflette tutte le spese sostenute per un periodo specifico.
- Possibilità di utilizzare i fondi in qualsiasi momento. L'accesso al denaro sul conto è disponibile 24 ore al giorno.
- Blocco tempestivo della carta in caso di problemi.
- Possibilità di utilizzare i fondi per viaggi d'affari all'estero. Non è necessario acquistare valuta estera quando si viaggia fuori dalla Federazione Russa. Allo stesso tempo, un dipendente situato all'estero può essere rapidamente inviato dalla Russia.
- Notevole risparmio di tempo nella prenotazione e nel pagamento di biglietti e camere d'albergo.
Notifica del servizio fiscale federale e dei fondi
Le informazioni sul conto aperto devono essere inviate alla Cassa pensione, al Soviet Supremo e al Servizio fiscale. Attualmente la notifica viene inviata dall'istituto bancario stesso che gestisce il conto.
La notifica viene effettuata entro 7 giorni (giorni lavorativi).
Sfumature importanti
Carte aziendali per persone giuridiche sono rilasciati per dipendenti specifici dell'impresa, cioè sono registrati.
Riflessione delle transazioni in contabilità delle carte aziendali effettuato, di regola, su un conto separato.
Un conto bancario può essere aperto sia in rubli che in valuta estera. Nel primo caso non è necessario aprire un conto aggiuntivo in valuta estera. Secondo il Regolamento della Banca Centrale N. 266-P, pagamento con carta aziendale può essere effettuato anche in una valuta diversa da quella del conto. Quando si ricevono, ad esempio, dollari, il sistema della banca convertirà l'importo richiesto (convertirà automaticamente i rubli in dollari).
Obiettivi di spesa
Gli atti normativi stabiliscono un elenco di operazioni che possono essere effettuate in valuta estera utilizzando una carta aziendale:
- Ricezione di contanti in valuta estera all'estero della Federazione Russa per pagare le spese di ospitalità e di viaggio.
- Pagamento delle spese (spese di rappresentanza/viaggio) in organizzazioni commerciali/di servizi in valuta estera al di fuori della Russia.
Altre transazioni sono considerate illegali. Il controllo del rispetto dell'elenco è effettuato dalla struttura bancaria.
Documento locale dell'organizzazione
L'impresa deve elaborare un atto che definisca le regole di base per l'utilizzo delle carte aziendali. In questo documento è necessario stabilire:
- Elenco delle operazioni e delle spese che possono essere eseguite da un dipendente.
- Limiti agli insediamenti.
- Procedura di presentazione report della carta aziendale.
- Informazioni sull'inammissibilità della divulgazione del codice PIN a terzi.
- Il termine entro il quale il dipendente è tenuto a fornire un rapporto anticipato sulla carta aziendale. Nello stesso paragrafo è opportuno elencare i documenti che confermeranno l'informazione.
Oltretutto:
- L'ordine del manager determina la cerchia dei dipendenti che hanno diritto a ricevere carte aziendali.
- Gli accordi di responsabilità vengono stipulati con i dipendenti interessati.
- I dipendenti titolari di carte devono conoscere la procedura per l'utilizzo delle carte contro firma.
La restituzione e l'emissione degli strumenti di pagamento vengono mantenute in un apposito registro.
Caratteristiche della riflessione
Contabilità conto corrente viene effettuato presso l'impresa per conto. 55. Per questo viene aperto un sottoconto 55.4.
Se il conto lo prevede, è consigliabile creare sottoconti di secondo ordine: “Saldo minimo” e “Limite di pagamento”.
Se un'organizzazione ha aperto più conti (per ciascuna carta), per ciascuno di essi viene creato il sottoconto 55.4. Se per un conto vengono emesse più carte di dipendenti diversi che effettuano pagamenti entro il limite generale, la necessità di conservare registrazioni analitiche nel contesto dei titolari è determinata dall'impresa in modo indipendente.
Nei casi in cui la carta aziendale è collegata ad un unico conto corrente, è consigliabile creare un sottoconto del conto. 51 o 52.
Contabilità delle transazioni
Per comodità, le regole per riflettere le transazioni sono presentate nella tabella:
Scopo | Conferma |
||
Trasferimento dell'importo del limite di pagamento e del saldo minimo (in rubli) dal conto dell'impresa al conto della carta (rublo) | Estratto. |
||
Trasferimento del limite di pagamento e del saldo minimo in valuta estera da un conto in valuta estera a un conto aziendale. | Documento di pagamento, estratto conto. |
||
Ricezione dei fondi di credito sul conto della carta alla data dell'accredito una tantum, se è stato concluso un accordo corrispondente con la struttura bancaria | Bonifico bancario, estratto conto. |
||
Ricezione di fondi di credito sul conto della carta il giorno del pagamento con fondi di credito da un'organizzazione bancaria in assenza di denaro proprio dell'impresa, se è stato firmato un accordo di scoperto con la banca | Estratto conto bancario, mandato. |
||
Pagamento delle commissioni bancarie per la registrazione, l'emissione e la manutenzione della carta | |||
Maturazione di interessi su un prestito concesso utilizzando una carta aziendale | Estratto conto bancario, estratto conto. |
||
Trasferimento di fondi per rimborsare un prestito o interessi su un prestito ricevuto in relazione all'utilizzo di una carta | Ordine di pagamento (documento), estratto conto. |
Per riflettere il rifornimento carta aziendale in 1C"Viene utilizzato il documento "Storno dal conto". Si trova nella sezione "Banca e cassa".
Contabilità degli insediamenti
Esistono due opzioni per riflettere le transazioni: semplificata e accademica. Le loro caratteristiche sono riportate nelle tabelle.
Scopo | Conferma |
||
Riflessione degli importi di lavoro, servizi, beni pagati con la carta, nonché contanti prelevati dalla carta dal titolare (dipendenti responsabili) a partire dalla data indicata nell'estratto conto | Estratto conto con trascrizione allegata per le carte aziendali. |
||
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40, ecc. | Riflessione di materiali, lavoro, servizi pagati, in conformità con il rapporto anticipato presentato dal dipendente con i documenti giustificativi allegati, a partire dalla data di presentazione del rapporto. | Fatture, biglietti, scontrini originali, ricevute bancomat, ecc. |
Scopo | Conferma |
||
10, 20, 26, 44, ecc. | Riflessione di materiali, lavori, servizi pagati con una carta aziendale in conformità con il rapporto con la documentazione giustificativa alla data della sua fornitura | Biglietti, ricevute, tagliandi originali, ricevute terminali, ecc. |
|
Riflessione di una transazione effettuata su una carta, ma non contabilizzata su un conto bancario | Informazioni contabili. |
||
Riflessione dell'importo di beni, lavori, servizi, contanti prelevati dalla carta pagati, suddivisi per persone responsabili nel giorno in cui vengono riflessi sull'estratto conto | Estratto conto con ripartizione della carta. |
Se la data report della carta aziendale coincide con il giorno in cui la transazione risulta nell'estratto conto, le registrazioni vengono effettuate secondo la prima opzione.
Inoltre, per entrambe le opzioni, è necessario tenere conto dell'entità del danno:
Scopo | Conferma |
||
Riflessione sull'importo del danno materiale derivante dalla mancata presentazione dei documenti giustificativi da parte del dipendente o in relazione all'utilizzo dei fondi della carta per esigenze personali | Estratto conto, certificato contabile. |
||
Risarcimento del danno da parte di un dipendente tramite la cassa dell’azienda o detrazione dal reddito | Estratto conto, ordine di ricevuta. |
Report della carta aziendale: esempio
Il dipendente che ha ricevuto i fondi per la denuncia deve fornire un documento che dettaglia tutte le spese sostenute. Ad esso sono allegati i documenti giustificativi. La relativa disciplina è stabilita nella Procedura approvata dalla Banca Centrale.
Per ordine del Comitato statistico statale del 2001, è stato approvato il modulo di rapporto standard AO-1.
Il modulo, tuttavia, non contiene righe in cui si possano riflettere le transazioni sulle carte aziendali. Puoi correggere la situazione in due modi:
- Compila il modulo standard. Come stabilito nella Procedura, l'organizzazione ha la facoltà di aggiungere ulteriori righe al modello unificato.
- Sviluppa tu stesso il modulo. I moduli unificati dal 01/01/2013 non sono considerati obbligatori per le imprese. La disposizione corrispondente deriva dalla legge federale n. 402.
Diamo un'occhiata a un esempio. Il dipendente è stato dato Carta aziendale Sberbank, dove sono disponibili 50mila rubli. Gli fu ordinato di acquistare un dispositivo multifunzionale, il cui costo era di 110 mila rubli. In conformità con l'ordine di pagamento, sulla carta sono stati trasferiti 65mila rubli. Dopo aver acquistato il dispositivo, il saldo era di 5.000 rubli.
Un contabile aziendale integra il modulo di relazione standard con diverse righe. Innanzitutto vengono fornite delle colonne che riflettono gli importi dei fondi alla data di inizio utilizzo della carta:
- "Saldo della carta." Questa riga viene compilata se il dipendente non ha consegnato lo strumento di pagamento.
- "Emissione della carta n....". Questa riga indica le informazioni se lo strumento di pagamento è stato emesso prima dell'esecuzione dell'attività.
Il saldo della carta viene riconosciuto pari a 0 secondo le condizioni dell'esempio, poiché al dipendente è stata consegnata la carta prima di eseguire l'ordine. La riga “Carta emessa” ne indica il numero e l'importo disponibile.
Per riflettere la ricostituzione dei fondi, al report è stata aggiunta la colonna "Ordine di pagamento". La data e il numero del documento sono indicati qui.
La riga "Totale" deve contenere l'importo del saldo sulla carta emessa e l'importo del trasferimento aggiuntivo. Secondo le condizioni dell'esempio, il totale è di 115 mila rubli.
Sul retro della relazione dovrebbero essere elencati i documenti con i quali il dipendente conferma le spese sostenute. Il dipendente deve indicare la data della spesa e l'importo.
Ritiro contanti
Quando si sviluppa un modulo di segnalazione, è necessario prevedere una situazione in cui un dipendente non sarà in grado di pagare servizi o beni tramite bonifico bancario. Di conseguenza, il dipendente dovrà incassare l'importo richiesto.
Per riflettere tali operazioni, vengono aggiunte le seguenti righe:
- "Preso dalla mappa."
- "Contanti spesi."
- "Aggiunto sulla carta tramite il terminale."
- "Saldo in contanti."
Tutte le transazioni con fondi si riflettono nella parte anteriore del rapporto.
Ricevuta per la ricezione del documento
Il dipendente segnalante deve fornire una relazione al contabile o al capo dell'impresa. Successivamente, il documento viene controllato e quindi approvato dal direttore dell'organizzazione.
I beni e i servizi acquistati dal dipendente vengono contabilizzati. Il dipendente riceve una ricevuta di accettazione del rapporto - la parte inferiore del modulo. Se non è previsto nel modulo predisposto dall'impresa, la ricevuta è redatta in qualsiasi forma.
Approvazione del modulo
Secondo le regole generali, il manager deve approvare autonomamente il modulo sviluppato dall'impresa. Tale requisito è stabilito nella legge federale n. 402. Lo stesso requisito si applica anche se l'organizzazione utilizza un modulo unificato.
Tipicamente, modelli di documenti primari sono forniti negli allegati al provvedimento di approvazione dei principi contabili.
Apertura di un conto
Per creare un conto con le carte aziendali, l'azienda avrà prima bisogno dei documenti necessari per aprire un conto regolare. Inoltre, è necessario scrivere una domanda, il cui modulo è fornito dalla banca. È scritto per ciascun titolare della carta dipendente. Sono inoltre allegati i documenti con i quali vengono identificati i dipendenti interessati. Stiamo parlando, in particolare, del passaporto, nonché dei documenti che confermano il rapporto di lavoro con l'impresa (copia del contratto). Se necessario la banca potrà richiedere altri documenti.
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