Заключение комиссии по результатам проверки. Составление заключения по результатам проведения финансовых проверок. Примеры акта проверки
По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.
Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей. Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:
Дату и место составления акта ревизии;
Кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
Наименование темы ревизии;
Проверяемый период и сроки проведения ревизии;
Полное наименование и реквизиты ревизуемого объекта, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
Наименование вышестоящей организации, либо организации, производящей финансирование;
Сведения об учредителях;
Основные цели и виды деятельности организации;
Имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
Перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;
Лица, которые в проверяемый период имели право первой подписи на ревизуемом объекте и являлись главными бухгалтерами;
Сведения об устранении недостатков и нарушений, ранее выявленных контрольными органами;
Сведения об иных проверках на ревизуемом объекте за ревизуемый период и мероприятиях по устранению выявленных недостатков и нарушений.
В вводной части указывают способы документальной проверки, какие операции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие - выборочным. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответственности ревизора, если впоследствии окажется, что он не отразил в акте выявленные нарушения. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций материальных ценностей, основных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д. Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее....», после чего следует изложение описательной части.
Назначение вводной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия, и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства. В связи с этим содержание вводной части акта должно быть более или менее однообразно для всех ревизий, независимо от их характера, задач и целей.
Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.
Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. Каждый раздел состоит из описательной части с указанием фактов конкретных нарушений, ссылок на подтверждающие документы, копии которых прилагаются к акту и кратких выводов.
Каждая ревизия - это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий (организаций) невозможно.
На основании материалов ревизии руководитель ревизионной группы составляет предложения по устранению выявленных нарушений и недостатков. В акте ревизии ревизоры должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.
Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок документов и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.
Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.
Акт ревизии оформляется таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было четко ответить на следующие вопросы:
Кто допустил нарушение (должность, фамилия, имя и отчество) и каким образом было отдано это распоряжение; когда и где допущено нарушение (дата или период времени, в котором было совершено нарушение, наименование службы или структурного подразделения - цех, склад и т.д.);
Каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано (цель, причины, условия; в большинстве случаев ответ на этот вопрос может дать только расследование материалов ревизии следственными органами);
Последствия нарушения (размер причиненного материального ущер
В акт ревизии не должны включаться факты, основанные на заявлениях отдельных лиц и не подтвержденные документальными данными.
В акте ревизии не должны даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.
Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизоры должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.
Такие же требования распространяются также и на справки к акту ревизии, готовящиеся каждым членом ревизионной группы.
В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.
Промежуточный акт подписывается ревизором, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемого объекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.
Кроме того, в актах проверки необходимо отразить случаи отказа ответственных лиц в допуске ревизионной группы на проверяемый объект, факты отказа от подписи подготовленных ими документов и случаи отказа предоставления запрашиваемых документов, их копий, необходимых справок в письменной форме, устных разъяснений, а также письменных объяснений по существу проверяемых вопросов. При наличии перечисленных фактов составляются акты об оказании противодействия проверке, о чем указывается в акте проверки.
Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежащим образом оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).
Материалы ревизии предоставляют начальнику контрольноревизионного подразделения. На последней странице акта ревизии начальник контрольно-ревизионного подразделения либо его заместитель делает отметку «Материалы ревизии приняты», указывает дату и ставит подпись.
Результаты проведенной ревизии в установленном порядке докладываются с предложениями по принятию мер, направленными на устранение выявленных нарушений и возмещение причиненного ущерба.
РЕВИЗИОННОЙ КОМИССИИ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПАО « АК-ТРАНС» за 2014 г.
Ревизионная комиссия, действуя на основании Положения о ревизионной комиссии, провела очередную проверку финансово-хозяйственной деятельности Общества за период с 01 января по 31 декабря 2014 г. по результатам которой подготовлен настоящий отчет.
Основными вопросами проверки финансово-хозяйственной деятельности ПАО «АК-ТРАНС» за 2014 г. являлись:
Проверка правомочности решений, принятых руководством Общества,
в части соблюдения действующего законодательства и Устава Общества.
Проверка законности заключенных от имени Общества договоров, совершаемых сделок и расчетов с контрагентами;
Проверка документов по инвентаризации имущества, учета и обеспечения сохранности материальных ценностей;
Проверка правильности составления финансовой отчетности;
В ходе проверки Комиссии были представлены следующие первичные распорядительные и отчетные документы:
Приказы, изданные Обществом в отчетном году в т. ч. действующий приказ « Об учетной политике»;
Выборочно договора, заключенные Обществом;
Комиссия выборочно ознакомилась с Протоколами инвентаризационных комиссий по результатам проведенной плановой инвентаризации имущества Общества за 2014 г. по следующим категориям: основные средства, МБП, инвентарь. В ходе проверки учета и обеспечения сохранности материальных средств, в том числе основных, нарушений не выявлено, результаты инвентаризации отображены в бухгалтерском учете .
Проверка состояния бухгалтерского учета и правильности
составления финансовой отчетности по итогам 2014 г.
Предметом проверки были вопросы отражения полноты, достоверности и соответствия, установленных законодательством требований к формированию финансовой отчетности Общества.
Информационными источниками при проведении проверки деятельности
Общества были формы финансовой отчетности 2014г., а именно баланс предприятия на 31 декабря 2014 года, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет о собственном капитале.
Проверка проводилась с целью подтверждения отсутствия в них существенных ошибок. На выборочной основе подтверждалась правильность числовых данных и пояснений, содержащихся в бухгалтерских отчетах.
На протяжении отчетного периода все проводимые в обществе хозяйственные операции отражались в бухучете в соответствии с методикой, предусмотренной Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности Украины», а также Концептуальной основой финансовой отчетности по международным стандартам.
Отчетность предприятия за 2014г. составлена в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности.
Проверка ведения учета запасов материальных ценностей установила, что на протяжении отчетного периода их учет осуществлялся на основании первичных документов по цене приобретения. Факты приобретения подтверждены счетами, кассовыми ордерами, квитанциями. По состоянию на 31 декабря 2014 года на балансе предприятия производственные запасы числились в сумме 3 тыс. грн.
В учете приобретения, реализации и списания материалов на производственные цели нарушений не выявлено.
2.2 . Учет денежных средств.
Бухгалтерский учет и документальное оформление кассовых операций в Обществе соответствует требованиям «Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины». Ведение и документальное оформление операций по расчетному счету соответствует «Инструкции о безналичных расчетах в национальной валюте в Украине». Проверка кассовых и банковских документов проводилась списочным методом. Все денежные средства, полученные в банке, оприходованы в кассу в полном объеме. Расхождений между выписками банка и данными учета не установлено. Утвержденный лимит остатка денежных средств в кассе выдерживается. Нарушений по ведению и документальному оформлению кассовых операций и расчетного счета не выявлено.
Формирование в бухгалтерском учете информации о дебиторской задолженности и ее отражение в финансовой отчетности осуществлялось в соответствии с требованиями Стандарта « Дебиторская задолженность».
Дебиторская задолженность, которая учитывается в балансе по срокам погашения, отнесена к текущей задолженности.
По состоянию на 31 декабря 2014 года текущая дебиторская задолженность составила 284 тыс. гривен, в т. ч.
За выполненные услуги – 8,0 тыс. грн.;
По компенсации за предоставленны коммунальные услуги арендаторам – 176,0 тыс. грн.
По оплаченным авансам за коммунальные услуги – 98,0 тыс. грн.
Нарушений в учете и отражения дебиторской задолженности в отчетности не выявлено.
3. Учет обязательств.
Учет обязательств в отчетном периоде осуществлялся в соответствии с требованиями Стандарта «Обязательства».
Расчеты по заработной плате, социальному страхованию, с подотчетными лицами, бюджетом соответствуют данным регистров синтетического и аналитического учета, что является основанием для подтверждения их достоверности. На протяжении всего отчетного периода заработная плата начислялась и выплачивалась своевременно. Задолженности перед работниками общества по выплате зарплаты не выявлено.
5. Учет собственного капитала.
Уставный капитал в отчетном периоде остался без изменений и составил 883 тысячи 585 гривен 75 коп.
Непокрытый убыток отражен в сумме 340 тыс. грн.
Нарушений в учете собственного капитала и отражения его в балансе не выявлено.
6. Учет финансовых показателей и использование прибыли.
Доходы от реализации услуг и прочих видов деятельности в отчете о финансовых результатах (ф.№2) отражались в соответствии с требованиями Стандарта «Доход».
Данные о реализации услуг отвечают первичным документам и являются достоверными.
Учет затрат на осуществление операционной деятельности в отчетном году велся в порядке, который определен соответствующим стандартом «Расходы». Выборочной проверкой нарушений в ведении учета затрат, которые относятся на производственный процесс, не выявлено.
Определение балансовой прибыли осуществлялось по требованиям Международных стандартов финансовой отчетности, налоговой прибыли - в соответствии с действующим налоговым законодательством.
По данным бухгалтерского учета по состоянию на 31 декабря 2014 года балансовая прибыль составила 518,0 тыс. грн., непокрытый убыток с учетом предыдущих периодов - 340 тыс. грн. Искажений в отражении финансового результата не выявлено.
Финансово-хозяйственная деятельность Общества полностью отражена в установленных отчетных формах. Показатели форм баланса, отчета о финансовых результатах, на 31 декабря 2014 года соответствуют первичным документам аналитического учета.
Выводы комиссии по результатам проверки.
Результаты проверки Ревизионной комиссии финансово-хозяйственной деятельности 2014 года дают основания утверждать, что:
1.При осуществлении финансово-хозяйственной деятельности ПАО «АК - ТРАНС» в целом придерживается требований законодательства Украины.
2.Финансовая отчетность справедливо и достоверно отражает все стороны финансового состояния Общества, движение денежных потоков , товарно-материальных ценностей.
3.Активы и пассивы в балансе за отчетный период отражались без искажений в соответствии с требованиями установленных стандартов бухучета.
4.Достоверность бухгалтерской отчетности за 2014 год подтверждена аудиторской фирмой «Юрхолдинг - Аудит».
В соответствии с вышеизложенным, Комиссия рекомендует утвердить отчет и выводы Ревизионной комиссии.
Председатель комиссии___________
Члены комиссии ___________
Ознакомлена:
Главный бухгалтер ________________
Значительную долю рабочего времени юриста компании занимают согласование и визирование договоров. Неотъемлемая часть этой работы — проверка контрагента, которая, как правило, строится по стандартной схеме (запрашивается и проверяется определенный пакет документов). Учитывая объем работы и важность оперативного получения квалифицированного юридического заключения, целесообразно ввести определенную формализацию этой деятельности. Это позволит компании создать упорядоченную базу копий учредительных документов контрагентов, своевременно выявлять правовые риски и минимизировать необходимость судебных разбирательств, а также при необходимости подтвердить перед налоговой службой проявление осмотрительности при выборе контрагента. Если компания заключает договоры со значительным количеством контрагентов, имеет смысл разработать форму юридического заключения, которое составляется (обновляется) в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки (либо при заключении новой сделки по истечении определенного промежутка времени, если речь идет о контрагенте, с которым установились давние отношения). Юридическое заключение позволяет закрепить алгоритм проверки документов контрагента, зафиксировать результат анализа документов и, кроме того, помочь сотруднику юротдела проверить содержание документов по определенной схеме (по контрольным точкам), а не просто формально удостовериться в их наличии. Это достигается за счет необходимости внесения в юридическое заключение ссылок на соответствующие положения документов, пункты и т. д.
Контрольные точки при оформлении
Удобную форму юридического заключения и инструкцию по порядку ее заполнения можно разработать самостоятельно с учетом особенностей процедуры проверки контрагентов, принятой в конкретной компании. В данной статье за основу взята форма, используемая юридической службой банка. Однако она с успехом может быть применена и в компаниях любых других сфер деятельности.
1 В качестве цели указывается договор, заключение которого предполагается с контрагентом. Удобно, если подробная информация о планируемом договоре в юридическую службу передается в виде пояснительной записки, составляемой менеджером, ответственным за переговоры с конкретным клиентом. В этой же строке указывается номер обращения за составлением юридического заключения.
2 Обычно в отношении всех контрагентов запрашивается стандартный набор документов, перечень которых целесообразно сразу внести в форму юридического заключения, чтобы сотрудник юрслужбы при заполнении указывал только реквизиты представленных документов. В их числе свидетельство о госрегистрации компании-контрагента и ее постановке на учет, выписка из ЕГРЮЛ, которая позволяет выявить актуальную на дату анализа документов редакцию устава контрагента, состав участников общества (если это ООО), Ф.И.О. единоличного исполнительного органа и виды экономической деятельности, которыми занимается компания. Удобнее запросить выписку у контрагента (оригинал или нотариально заверенную копию). Срок действия выписки для целей анализа документов контрагентов можно установить самостоятельно, учитывая, что он должен исключать внесение изменений в ЕГРЮЛ позднее даты выписки. Оптимальным представляется срок не более 5-10 дней до предполагаемой даты заключения договора. Кроме того, необходим устав компании-контрагента с актуальными (зарегистрированными) на момент представления изменениями. Устав позволяет проверить порядок избрания, компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа, какие сделки требуют одобрения, помимо крупных и сделок с заинтересованностью (п. 7 ст. 46 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Кроме основного текста устава, лучше перечислить все изменения к уставу с указанием номеров и дат протоколов. Если на дату составления заключения действует новая редакция устава, целесообразно не перечислять предыдущие изменения, а просто указать их количество (в будущем это поможет отследить новые изменения при заключении с данным контрагентом новой сделки). Кроме того, необходимы копии решений о назначении единоличного исполнительного органа (для проверки Ф.И.О. и срока его полномочий) и совета директоров (понадобятся для проверки легитимности решения об одобрении крупной сделки или сделки с заинтересованностью, если согласно уставу эти решения принимает совет директоров), список участников ООО или выписка из реестра акционеров (нужны для выявления заинтересованности в совершении сделки). Как правило, запрашивают и копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату (позволяет определить стоимость активов для выяснения, не является ли сделка крупной).
3 Помимо основного перечня документов, могут понадобиться дополнительные, для указания которых в юридическом заключении удобно выделить отдельную строку. Например, это может быть доверенность (если от имени контрагента договор подписывает представитель по доверенности).
4 В столбце «Примечания» указываются замечания к документам, если возникают сомнения в их подлинности соответствию законодательству либо внутреннему регламенту компании относительно проверки документов контрагента (например, представлена незаверенная копия либо в документе отсутствует обычный для таких документов реквизит, выявлены противоречия в содержании документов и т. д.).
5 Нужно указать основных учредителей (участников, акционеров) компании-контрагента. Если в компании много участников (акционеров), обычно устанавливают критерий (минимальный размер доли, принадлежащей участнику, — например, 5%), на основании которого в юридическом заключении указывают только участников с долями не менее этого минимального размера.
6 Важно указать наименование исполнительного органа со ссылкой на соответствующий пункт устава в следующей строке — компетенцию этого органа (тоже со ссылками на устав). Если в уставе дублируются положения законодательства, можно указать: «в соответствии с ФЗ об ООО» или «в соответствии с ФЗ об АО» и т. д. Если компетенция единоличного исполнительного органа отличается от предусмотренной в законодательстве, нужно указать конкретные отличия.
7 Необходимо перечислить сделки, указанные в уставе или иных представленных внутренних документах контрагента, для совершения которых требуется соблюдение каких-либо специальных процедур (получение одобрения, проведение конкурса, тендера и т. д.). Если такие сделки определены в соответствии с законодательством, делается указание на соответствующее положение закона и пункт устава.
8 Если законодательством предусмотрены ограничения для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы (например, унитарные предприятия, некоммерческие организации и т. д.) либо занимающихся определенной деятельностью (банковской, страховой и т. д.), либо занимающих определенное положение на рынке (например, естественные монополии) и т. д., нужно указать соответствующие ограничения.
9 Если предмет договора связан с лицензируемым видом деятельности исполнителя или соответствующая деятельность контрагента требует обязательного членства в саморегулируемой организации, нужно сделать соответствующие пометки (например, для работ в сфере строительства и проектирования строительства необходим специальный допуск на соответствующие виды работ, выдаваемый СРО).
10 В юридическом заключении на основании представленных документов необходимо сделать вывод о том, может или не может быть заключен с контрагентом договор (с учетом замечаний, рисков и рекомендаций, раскрываемых в третьей, четвертой и пятой строках раздела 4).
11 Необходимо указать, кто будет представлять интересы контрагента в сделке — должность (если лицо действует по доверенности, то — «представитель по доверенности»), Ф.И.О., паспортные данные, основание и срок полномочий. При необходимости даются пояснения — например, если у руководителя не продлен срок полномочий, доверенность представителя сформулирована таким образом, что возникают сомнения в наличии у него полномочий на совершение конкретной сделки и т. д.
12 Если для конкретной сделки есть необходимость в соблюдении дополнительных формальностей (осуществление специальных процедур — проведение торгов, тендера, получение одобрения и т. д.), нужно их перечислить и по возможности подробно раскрыть ключевые моменты, относящиеся к отмеченным дополнительным требованиям (специфические требования к торгам, требования к содержанию одобрения в случае отсутствия у исполнителей образцов или форм и т. д.).
13 Важно назвать выявленные юристом при анализе документов правовые риски, которые могут привести к признанию сделки или ее части незаключенной или недействительной, существенно затруднить или сделать невозможным исполнение и т. д. В отдельной строке нужно привести возможные способы минимизации выявленных рисков (при наличии такой возможности). Например, это может быть включение в договор или исключение из договора определенных условий, истребование у контрагента дополнительных документов для того, чтобы снять некоторые сомнения, и др.
14 Целесообразно сделать специальный раздел для отметок об изменениях в юридическом заключении. Например, в связи с представлением контрагентом дополнительных документов может измениться раздел о рисках, связанных с заключением договора, и т. д.
На что еще обратить внимание
Первый момент. Несмотря на то, что выписка из ЕГРЮЛ содержит большую часть необходимых для совершения сделки сведений (за исключением сведений о необходимости одобрения сделок и факта их одобрения), лучше, при наличии возможности, все-таки требовать все перечисленные в юридическом заключении документы. Это минимизирует риск мошеннических действий (качественно подделать несколько документов сложнее, чем только выписку из ЕГРЮЛ). Также нужно учитывать, что в выписке могут содержаться опечатки и технические ошибки. Кроме того, основной перечень документов, запрашиваемых у контрагента, может быть и шире. Например, некоторые крупные компании просят представить копии банковских карточек с образцами подписей (для сличения подписей на документах), копию трудового договора с руководителем компании.
Второй момент. С точки зрения правовых рисков самый надежный вариант — когда контрагент представляет нотариально заверенные копии устава и иных корпоративных документов (протоколов общих собраний с решением об избрании директора и т. д.). Но этот вариант не всегда удобен для контрагентов и может затормозить процесс заключения сделки. Поэтому на практике часто принимают и обычные копии, заверенные сотрудником компании-контрагента. В каждой компании при решении вопроса о том, какой перечень документов и в виде каких копий запрашивать у контрагентов, необходим поиск баланса интересов бизнес-подразделений и юридической службы. Решение лучше принимать коллективно с учетом всех возможных рисков, не ограничиваясь только правовыми (в том числе с учетом риска потери клиента, риска увеличения времени на совершение операций и т. д.).
Раньше популярностью пользовались копии уставов со штампом налоговой инспекции, что автоматически подтверждало подлинность устава. Однако в письме от 27.02.09 № ММ-19-9/28 ФНС России разъяснила, что у налоговых органов нет обязанности при осуществлении процедуры госрегистрации направлять заявителю устав с проставленным штампом инспекции. Поэтому у контрагента может просто не быть такой копии устава.
Третий момент. Если на юридическую службу компании возложены также обязанности по проверке деловой репутации контрагента, то в форму юридического заключения целесообразно добавить специальный раздел, в котором можно фиксировать результат проверки контрагента при помощи доступных интернет-ресурсов. Необходимый минимум информации можно получить путем изучения судебных разбирательств с участием контрагента (по электронной картотеке арбитражных дел на сайте Высшего арбитражного суда www.arbitr.ru), информации, размещенной на сайте ФНС России www.nalog.ru. На сайте ФНС России, в частности, публикуются сообщения о ликвидации, реорганизации компаний, сведения о юрлицах, в отношении которых представлены документы для регистрации изменений в учредительных документах (так можно узнать о недавно произошедших, но еще не зарегистрированных изменениях в компании и т. д.). Не лишним будет проверить, не указан ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков на сайте ФАС России www.fas.gov.ru и реестре должников на сайте Федеральной службы судебных приставов России www.fssprus.ru. В ряде случаев информацию о деловой репутации контрагента можно получить, набрав в поисковых системах наименование компании, а также Ф.И.О. руководителя и основных учредителей.
Баукен Александр, к. ю. н., начальник договорно-аналитического отдела ОАО «ЧЕЛИНДБАНК»
Образец юридического заключения по проверке контрагента и пошаговая инструкция по составлению регламента проверки контрагента для юридического отдела.
Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.
Читайте в нашей статье:
Значительную долю рабочего времени юриста компании занимают согласование и визирование договоров. Неотъемлемая часть этой работы - проверка контрагента, которая, как правило, строится по стандартной схеме: создается образец регламента по проверке контрагента и запрашивается и проверяется определенный пакет документов.
Учитывая объем работы и важность оперативного получения квалифицированного юридического заключения, целесообразно формализовать эту деятельность. Это позволит компании создать упорядоченную базу копий учредительных документов контрагентов, своевременно выявлять правовые риски и минимизировать необходимость судебных разбирательств, а также при необходимости подтвердить перед налоговой службой проявление осмотрительности при выборе контрагента.
Если компания заключает договоры со значительным количеством контрагентов, имеет смысл разработать форму юридического заключения, которое составляется по регламенту проверки контрагентов и обновляется в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки. Либо при заключении новой сделки по истечении определенного промежутка времени, если речь идет о контрагенте, с которым установились давние отношения.
Юридическое заключение позволяет закрепить регламент проверки документов контрагента , зафиксировать результат анализа документов и, кроме того, помочь сотруднику юротдела проверить содержание документов по определенной схеме (по контрольным точкам), а не просто формально удостовериться в их наличии. Это достигается за счет необходимости внесения в юридическое заключение ссылок на соответствующие положения документов, пункты и т. д.
Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция
Как разработать форму заключения по контрагенту
Удобный образец юридического заключения и регламент по порядку его заполнения можно разработать самостоятельно с учетом особенностей процедуры проверки контрагентов, принятой в конкретной компании. В данной статье за основу взята форма, используемая юридической службой банка. Однако она с успехом может быть применена и в компаниях любых других сфер деятельности.
Памятки для сотрудников юридических отделов
Что должно быть в форме юридического заключения
1. Цель составления заключения
В качестве цели указывается договор, заключение которого предполагается с контрагентом. Удобно, если подробная информация о планируемом договоре в юридическую службу передается в виде пояснительной записки, составляемой менеджером, ответственным за переговоры с конкретным клиентом. В этой же строке указывается номер обращения за составлением юридического заключения.
2. Пакет документов от контрагента
Обычно в отношении всех контрагентов запрашивается стандартный набор документов, в соответствии с регламентом проверки контрагентов, в образец юридического заключения целесообразно сразу внести весь перечень документов. Тогда сотрудник юрслужбы при заполнении юридического заключения будет указывать только реквизиты представленных документов.
2.1 Документы, подтверждающие правоспособность контрагента
В число документов, подтверждающих правоспособность контрагента, входят:
- Свидетельство о госрегистрации компании-контрагента (или индивидуального предпринимателя) и ее постановке на учет в налоговом органе. Наименование организации должно полностью совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах.
- Выписка из ЕГРЮЛ , которая позволяет выявить актуальную на дату анализа документов редакцию устава контрагента и иные сведения.
Срок действия выписки для целей анализа документов контрагентов можно установить самостоятельно, учитывая, что он должен исключать внесение изменений в ЕГРЮЛ позднее даты выписки. Оптимальным представляется срок не более 5-10 дней до предполагаемой даты заключения договора.
Преимущества документов перед выпиской
Несмотря на то, что выписка из ЕГРЮЛ содержит большую часть необходимых для совершения сделки сведений (за исключением сведений о необходимости одобрения сделок и факта их одобрения), лучше, при наличии возможности, все-таки требовать все перечисленные в юридическом заключении документы.
Это минимизирует риск мошеннических действий (качественно подделать несколько документов сложнее, чем только выписку из ЕГРЮЛ). И в ситуациях, когда сведения в ЕГРЮЛ включены помимо воли юридического лица, последнее может ссылаться на их недостоверность. Также нужно учитывать, что в выписке могут содержаться опечатки и технические ошибки.
2.2. Учредительные документы контрагента
2.4. Бухгалтерский баланс
Как правило, участники оборота запрашивают и копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату с подтверждением его передачи налоговому органу (позволяет определить стоимость активов для выяснения, не является ли сделка крупной).
Кроме того, неполучение копии бухгалтерского баланса может повлечь за собой обвинения налоговых органов в недолжной осмотрительности при выборе контрагента, которые поддерживаются судами (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.03.2015 № Ф09-9812, ).
3. Дополнительные документы
Помимо основного перечня документов, могут понадобиться дополнительные, для указания которых в юридическом заключении удобно выделить отдельную строку. Например, это может быть доверенность (если от имени контрагента договор подписывает представитель по доверенности).
Также, некоторые крупные компании просят представить копии банковских карточек с образцами подписей (для сличения подписей на документах), копию трудового договора с руководителем компании.
4. Примечания
В столбце «Примечания» указываются замечания к документам, если возникают сомнения в их подлинности соответствию законодательству либо внутреннему регламенту компании относительно проверки документов контрагента (например, представлена незаверенная копия либо в документе отсутствует обычный для таких документов реквизит, выявлены противоречия в содержании документов и т. д.).
5. Учредители (участники) контрагента
Нужно указать основных учредителей (участников, акционеров) компании-контрагента. Если в компании много участников (акционеров), обычно устанавливают критерий (минимальный размер доли, принадлежащей участнику, - например, 5%), на основании которого в юридическом заключении указывают только участников с долями не менее этого минимального размера.
Изучение состава участников может иметь значение при сделках с заинтересованностью, когда по обычным условиям оборота проверяется, кто является учредителем контрагента. При отсутствии надлежащей проверки состава учредителей может быть признано, что сторона договора должна была узнать о заинтересованности другой стороны в заключении сделок ().
Также изучение состава учредителей важно с точки зрения налоговых последствий, поскольку заключение договора с контрагентом, в составе которого есть «массовые учредители» может натолкнуть суды на мысль о недолжной осмотрительности при заключении договора.
6. Компетенция исполнительного органа общества
Важно указать наименование исполнительного органа со ссылкой на соответствующий пункт устава в следующей строке - компетенцию этого органа (тоже со ссылками на устав).
Если в уставе дублируются положения законодательства, можно указать: «в соответствии с ФЗ об ООО» или «в соответствии с ФЗ об АО» и т. д. Если компетенция единоличного исполнительного органа отличается от предусмотренной в законодательстве, нужно указать конкретные отличия.
При этом, в соответствии с п.22 Пленума ВС РФ от 23.06.2015 г. № 25 контрагенты вправе исходить из неограниченности полномочий единоличного исполнительного органа контрагента. Положения внутренних документов, устанавливающих условия осуществления полномочий, не могут на права третьих лиц, за исключением случаев, когда последние знали или должны были знать об установленных учредительным документов ограничений полномочий.
Однако, если эти документы были затребованы у контрагента, и факт ознакомления с ними будет выяснен в ходе судебного разбирательства, то в такой ситуации, ссылка на незнание об условиях осуществления полномочий ничем не поможет, и сделку признают недействительной по ст. 174 ГК РФ ( , ).
7. Сделки, требующие соблюдения специальных процедур, согласно представленным документам
Необходимо перечислить сделки, указанные в уставе или иных представленных внутренних документах контрагента, для совершения которых требуется соблюдение каких-либо специальных процедур (получение одобрения, проведение конкурса, тендера и т. д.). Если такие сделки определены в соответствии с законодательством, делается указание на соответствующее положение закона и пункт устава.
В последнее время практика судов по поводу сделок, требующих корпоративного одобрения, смягчилась, количество сделок, признаваемых недействительными, снизилось.
Что касается крупных сделок, то здесь также суды часто встают на сторону добросовестных контрагентов.
Суды могут признать сделку недействительной, если продается очевидно основной актив общества (единственная недвижимость). В такой ситуации, по мнению судов, стороной договора не предпринимаются меры по установлению действительной стоимости имущества. ().
Также подозрения вызывают случаи чрезвычайной убыточности сделки (). В таких случаях также сделки признаются недействительными по мотиву недобросовестности контрагента, заключившего договор.
В ситуации покупки основных активов контрагента (недвижимости, дорогостоящего оборудования), а также при ощутимом несоответствии цены договора рыночной цене, следует проводить проверку балансовой стоимости имущества потенциального контрагента.
8. Особенности правоспособности контрагента
Если законодательством предусмотрены ограничения для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы (например, унитарные предприятия, некоммерческие организации и т. д.) либо занимающихся определенной деятельностью (банковской, страховой и т. д.), либо занимающих определенное положение на рынке (например, естественные монополии) и т. д., нужно указать соответствующие ограничения.
9. Наличие у контрагента лицензии, членства в СРО либо допуска СРО к определенным работам
Если предмет договора связан с лицензируемым видом деятельности исполнителя или соответствующая деятельность контрагента требует обязательного членства в саморегулируемой организации, нужно сделать соответствующие пометки (например, для работ в сфере строительства и проектирования строительства необходим специальный допуск на соответствующие виды работ, выдаваемый СРО).
Несмотря на то, что в соответствии с п. 89 Постановления Пленума ВС РФ от 25.06.2015 г. № 25 совершение сделки лицом, не имеющим лицензии на занятие соответствующей деятельностью, не влечет ее недействительности, ее отсутствие может иметь иные негативный последствия.
Так, отсутствие у контрагента лицензии () или допуска к работам от СРО () может стать основанием для признания контрагента неосмотрительным и отказа в возмещении НДС, расходов по налогу на прибыль.
В юридическом заключении на основании представленных документов необходимо сделать вывод о том, может или не может быть заключен с контрагентом договор (с учетом замечаний, рисков и рекомендаций, раскрываемых в третьей, четвертой и пятой строках раздела 4).
11. Представитель или орган контрагента
Необходимо указать, кто будет представлять интересы контрагента в сделке:
- должность (если лицо действует по доверенности, то - «представитель по доверенности»);
- Ф.И.О., паспортные данные;
- основание и срок полномочий.
При необходимости даются пояснения - например, если у руководителя не продлен срок полномочий, доверенность представителя сформулирована таким образом, что возникают сомнения в наличии у него полномочий на совершение конкретной сделки и т. д.
Доверенность может быть заверена нотариально или самой организацией с приложением печати. Если доверенность заверена самой организацией необходимо проверить полномочия лица, выдавшего ее. Например, полномочия генерального директора должны предусматривать право выдачи доверенностей по вопросу заключения такого договора.
Необходимо, к тому же, проверить не отозвана ли доверенность лица, представляющего контрагента. Для этого следует пользоваться сведениями об отзывее доверенностей, размещенными в газете «Коммерсант» и на ее интернет-сайте .
12. Необходимость соблюдения специальных процедур при заключении договора
Если для конкретной сделки есть необходимость в соблюдении дополнительных формальностей (осуществление специальных процедур - проведение торгов, тендера, получение одобрения и т. д.), нужно их перечислить и по возможности подробно раскрыть ключевые моменты, относящиеся к отмеченным дополнительным требованиям (специфические требования к торгам, требования к содержанию одобрения в случае отсутствия у исполнителей образцов или форм и т. д.).
13. Риски, возможные при заключении договора
Важно назвать выявленные юристом при анализе документов правовые риски, которые могут привести к признанию сделки или ее части незаключенной или недействительной, существенно затруднить или сделать невозможным исполнение и т. д.
В отдельной строке нужно привести возможные способы минимизации выявленных рисков (при наличии такой возможности). Например, это может быть включение в договор или исключение из договора определенных условий, истребование у контрагента дополнительных документов для того, чтобы снять некоторые сомнения, и др.
14. Отметки об изменении в юридическом заключении
Целесообразно сделать специальный раздел для отметок об изменениях в юридическом заключении. Например, в связи с представлением контрагентом дополнительных документов может измениться раздел о рисках, связанных с заключением договора, и т. д.
Полнота проверки контрагента
В каждой компании при разработке регламента по проверке контрагента необходим поиск баланса интересов бизнес-подразделений и юридической службы.
Решение о том, какой перечень документов и в виде каких копий запрашивать у контрагентов, лучше принимать коллективно с учетом всех возможных рисков, не ограничиваясь только правовыми (в том числе с учетом риска потери клиента, риска увеличения времени на совершение операций и т. д.).
Степень полноты проверки должна зависеть от цены сделки, позиции налоговых органов в вашем регионе по вопросу о должной осмотрительности при выборе контрагента.
☆ Совет от редакции: Самую полную проверку контрагента можно сделать в специальном сервисе, например, .
Проверка деловой репутации
Если на юридическую службу компании возложены также обязанности по проверке деловой репутации контрагента, то в форму юридического заключения целесообразно добавить специальный раздел, в котором можно фиксировать результат проверки контрагента при помощи доступных интернет-ресурсов.
Необходимый минимум информации можно получить путем изучения судебных разбирательств с участием контрагента (по электронной картотеке арбитражных дел https://kad.arbitr.ru/ , информации, размещенной на сайте ФНС России www.nalog.ru).
Через Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц можно удостовериться, что потенциальный контрагент не находится в процедуре банкротства, реорганизации, ликвидации, о наличии решения о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ и иные важные сведения. (https://fedresurs.ru/).
Не лишним будет проверить, не указан ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков на сайте ФАС России www.fas.gov.ru и реестре должников на сайте Федеральной службы судебных приставов России www.fssprus.ru . Наличие у контрагента государственных контрактов может послужить для суда признаком должной осомтрительности при выборе контрагента.
Недействительность паспортных данных учредителей и руководства потенциального контрагента можно проверить через сайт Главного управления МВД по вопросам миграции (http://services.fms.gov.ru/).
Через информационные базы https://service.nalog.ru можно также проверить информацию о наличии дисквалификации и исполнительных органов контрагента, о регистрации контрагента по адресу массовой регистрации, о наличии контрагента в базе юридических лиц, связь с которыми по указанному в ЕГРЮЛ адресу отсутствует и т.д.
В ряде случаев информацию о деловой репутации контрагента можно получить, набрав в поисковых системах наименование компании, а также Ф.И.О. руководителя и основных учредителей.
Вложенные файлы
- Юридическое заключение по проверке контрагента.docx
Известно, что любой человек имеет право на ошибку. Однако в рамках трудовой деятельности она может принимать довольно серьёзный характер и, зачастую, сопрягаться с нанесением ущерба. Чтобы понять и эффективно устранять причины совершения ошибок подчиненными, работодателю необходимо знать, как проводить соответствующие проверки. В данной статье основное внимание будет акцентироваться на порядке составления заключения , а также основных сопутствующих понятиях и причинах, которые могут послужить основанием для такого рода мероприятия.
Понятие и основные причины проведения служебного расследования
Невыполнение работником обязанностей, обусловленных его , неизбежно влечёт за собой внимание со стороны руководства. А если такое нарушение еще и стало причиной материального ущерба, понесенного работодателем, то и вовсе возникает необходимость привлечь лицо к ответственности.
Не допускается привлечение работника к без проведения соответствующей проверки и сбора доказательной базы.
Проведение служебного расследования на предприятии означает реализацию комплекса мер, направленных на изучение причин, устранение последствий и наказание виновных в совершении того или иного проступка лиц.
Как правило, такая проверка проводится компетентным структурным подразделением, в чьи обязанности входит защита интересов предприятия и выявление негативных факторов, мешающих нормальной деятельности. Также может созываться комиссия, в состав которой входит руководитель бизнес-субъекта, кадровые и финансовые работники, иные члены коллектива.
Говоря об основных причинах, по которым может возникнуть необходимость провести расследование, следует выделить:
- Явное нарушение работником требований , положений отдельного приказа или локального нормативного акта предприятия.
- Причинение материального ущерба организации вследствие указанного нарушения.
- Злоупотребление служебным положением, неоднократное нарушение и т.д.
Иными словами, расследование обуславливается отступлением сотрудника от норм действующих (ЛПА) предприятия, нарушениями их положений, которые могут быть выявлены как в процессе трудовой деятельности, так и в результате плановых проверок, инвентаризаций и т.д.
Оформление заключения служебного расследования
Документальное отражение проверки и порядок её проведения, как правило, регламентируется внутренними ЛПА предприятия. В них чётко должны быть изложены этапы проверки и образцы составляемых документов.
На практике проводить служебные расследования компетентны специализированные отделы предприятия, например, служба безопасности. В случае необходимости проверка проводится в тесном взаимодействии с кадровым подразделением, юридическим отделом и другими службами.
Конечно же, перед тем, как составлять заключение служебного расследования, необходимо осуществить ряд обязательных шагов.
Так, основанием для проведения расследования является руководителя того или иного подразделения предприятия, где замечено нарушение.
Служебное расследование следует проводить в сжатые сроки, не превышающие 30 календарных дней с момента нарушения.
После этого управленец тщательно изучает обстоятельства, затем специальным приказом по предприятию создаётся комиссия. В её состав входят работники вышеуказанных подразделений, которые и будут проводить проверку.
Образец заключения служебного расследования
Итогом проверки будет выступать заключение по результатам служебного расследования, где детально и поэтапно излагается рассматриваемое происшествие. Этот документ состоит из вводной, описательной и резолютивной частей.
Его составление нужно начинать с указания реквизитов предприятия, города составления и даты.
Во вводной части следует отразить основания для проведения проверки, указать членов комиссии, в ней задействованных.
Описательная часть должна содержать в себе факты конкретного инцидента, являющегося объектом проверки. При составлении данного блока документа следует опираться на информацию, указанную причастными лицами в своих объяснительных.
В резолютивной части комиссия приводит свои выводы по результатам проверки. Как правило, в данном разделе акцентируется внимание на необходимость привлечь виновного к дисциплинарной ответственности. Если же вина не доказана, то это указывается, и проверка прекращается.
Готовое заключение служебного расследования должно быть подписано исполнителем, а также лицами, указанными в приказе о создании комиссии. После этого оно передаётся на утверждение руководителю предприятия.
В случае, если служебное расследование проведено в срок, отражает реальную картину произошедшего и вина конкретного лица доказана, проверка будет служить надёжным основанием для применения дисциплинарного взыскания.
Ниже приведён пример составления заключения служебного расследования:
Общество с ограниченной ответственностью «Недра»
ИНН №123456789, г. Саратов, ул. Виноградная 23
«Утверждаю»
Директор ООО «Недра»
О.П. Петров
Заключение
по материалам служебного расследования
Комиссией, утвержденной Приказом№143 от 10.06.2017 г. в составе начальника отдела по безопасности И.И. Иванова, начальника юридического отдела А.Б. Петрова, начальника отдела кадров М.М. Максимова, было проведено служебное расследование, в ходе которого установлено следующее:
02.06.2017 г., приблизительно в 02:30, неизвестными лицами было совершено повреждение остекления административного здания ООО «Недра», расположенного по адресу г. Саратов, ул. Виноградная 23.
В результате противоправных действий был причинён материальный ущерб на сумму 5320 руб.
Согласно графику дежурств работников отдела охраны на июнь 2017 г., в ночь с 01.06.2017 г. на 02.06.2017 г. на данном объекте работал охранник Щукин Василий Петрович.
В ходе дальнейшей проверки от Щукина В.П. было истребовано объяснение о случившемся. В письменном объяснении Щукин В.П. указывает, что на момент повреждения имущества он находился на патрулировании в другом крыле здания и не слышал звуков биения стекла.
При осмотре здания было установлено, что на момент совершения указанных действий охранная сигнализация не была включена, что является нарушением п. 4.6 рабочей инструкции охранника.
В своём объяснении Щукин В.П. свою вину признал и обязался впредь внимательнее относиться к своим обязанностям.
С рабочей инструкцией Щукин В.П. был ознакомлен под подпись, однако при этом данную обязанность не выполнил.
Выводы и предложения по результатам служебного расследования:
1.За нарушение трудовой дисциплины, выразившееся в ненадлежащем исполнении своих рабочих обязанностей, привлечь к дисциплинарной ответственности охранника отдела охраны ООО «Недра» Щукина Василия Петровича.
2.Дальнейшую проверку данных материалов прекратить.
Приложения:
1) Объяснительная охранника Щукина В.П;
2) Справка о причинённом материальном ущербе №43 от 02.06.2017 г.;
3) Копия рабочей инструкции охранника Щукина В.П.
4) Копия графика дежурств охранников отдела охраны на июнь 2017 г.
Начальник отдела
безопасности ООО «Недра» И.И. Иванов
«Согласовано»
Начальник юридического отдела
ООО «Недра» А.Б. Петров
Начальник отдела кадров
ООО «Недра» М.М. Максимов
К заключению следует приложить все материалы, собранные комиссией в процессе своей работы. После завершения процедуры кадровым инспектором готовится приказ о дисциплинарном взыскании.
Подводя итог вышесказанному, следует отметить, что служебное расследование не проводится по мелким нарушениям трудовой дисциплины вроде однократного прогула. Должны быть веские причины, которые привели или могут привести к реальному и ощутимому ущербу. Кроме этого, управленцу следует внимательно изучать каждый материал проведённой проверки и устранять погрешности при его оформлении. Форма заключения служебного расследования должна быть четкой, читаемой и последовательной. В случае дальнейшего разбирательства и подачи предприятием заявления в правоохранительные органы, этот документ будет играть важную роль при доказательстве или опровержении вины правонарушителя.
Статьи по теме
