Первичный учет. Первичный учет на предприятии: понятие и принципы организации Первичный учет хозяйственных операций предприятия

ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ - первичная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и других документов в статистическом, бухгалтерском и оперативном учете.

Большой Энциклопедический словарь . 2000 .

Смотреть что такое "ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ" в других словарях:

Учет, при котором производится изменение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах. У.п. является основой синтетического и аналитического учета. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Первичная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и других документов в статистическом, бухгалтерском и оперативном учёте. * * * ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ, первичная регистрация фактов, событий, процессов,… … Энциклопедический словарь

первичный документ Справочник технического переводчика

Учет доходов, продукции и затрат по видам деятельности в сфере электроэнергетики - Субъекты электроэнергетики обязаны вести раздельный учет (в том числе первичный бухгалтерский учет) продукции, доходов и затрат по следующим видам деятельности: производство электрической энергии; передача электрической энергии (в том числе… … Коммерческая электроэнергетика. Словарь-справочник

Первичный документ (JOURNAL VOUCHER) - Оправдательный документ, оформляемый при проведении хозяйственных операций, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения… … Словарь терминов по управленческому учету

Первоначальная регистрация фактов, событий, процессов, заполнение формуляров наблюдения и др. документов в статистическом, бухгалтерском и оперативно техническом учёте. В. И. Ленин подчёркивал: «... учет и контроль повсеместный, всеобщий … Большая советская энциклопедия

УЧЕТ, ПЕРВИЧНЫЙ Большой бухгалтерский словарь

УЧЕТ, ПЕРВИЧНЫЙ - первоначальная стадия учетного процесса, на которой производится изменение данных хозяйственных операций и регистрация их в документах. П.у. является основой синтетического и аналитического учета. Поэтому от его точности и своевременности зависит … Большой экономический словарь

Государственный учет запасов полезных ископаемых - 1) вид государственного экологического учета; 2) функция управления в области регулирования использования и охраны недр; 3) (для цели учета состояния минерально сырьевой базы и рационального использования недр) учет разведанных запасов полезных… … Экологическое право России: словарь юридических терминов

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ - GOVERNMENTAL ACCOUNTINGПервоочередной задачей гос. органов является оказание услуг гражданам. Гос. органы и учреждения имеют целый ряд отличий от коммерческих организаций: отсутствие ориентации на получение прибыли, зависимость от органов… … Энциклопедия банковского дела и финансов

Книги

• Первичный учет. Теория и практика , Ш. Ш. Муратов Категория: Бухгалтерский учет и аудит Издатель: КноРус , Производитель: КноРус ,
• Первичный учет. Теория и практика. Монография , Муратов Шамиль Шакирович , В монографии исследованы теоретические, методологические и организационные вопросы первичного учета. Подтверждена необходимость квалифицировать первичный учет как начальный учетный процесс,… Категория: Бухгалтерский учет и аудит Издатель:

Введение

Когда в стране начали формироваться рыночные отношения, появилась необходимость по новому подойти к постановке учета на участках финансово - хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Поскольку неэффективное использование учета неминуемо приведет к сокращению объема производства и реализации, что само по себе уменьшит доходы предприятий, и, возможно, прибыль предприятия неминуемо сократится. С помощью тщательного учета и аудита можно выявить и использовать эти резервы.

Начальная стадия системной регистрации отдельных операций являет собой первичный учет, который характеризирует хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. В первичных документах на этой стадии учетной работы отражаются первоначальные сведенья о процессах и явлениях возникающих на многочисленных участках: на складах, пунктах приема и отгрузки и т.д.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета.

Эффективная организация системы первичного учета всё еще является в настоящее время проблемой, которая требует постоянного решения. Связано это с тем, что хотя сегодня значительная часть российских предприятий уже пережила все политические и экономические кризисы начального периода, накоплен определенный опыт функционирования в условиях рыночной экономики и изменился коренным образом подход к ведению бизнеса, тем не менее, необходимость совершенствования первичного учета всё еще актуальна.

Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.

Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующих методик документооборота первичных бухгалтерских документов.

В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:

Дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта в организации;

Рассмотреть классификацию первичных учётных документов;

Показать существующие формы первичных учётных документов;

Охарактеризовать систему документооборота первичных учётных документов;

Рассмотреть документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности;

Рассмотреть пути совершенствования первичного учета.

Основы первичного учета на предприятии

Понятие первичных учетных документов и их значение

Документ - документированная информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать, зафиксированная на материальном носителе. В бухгалтерском учёте в документе фиксируют хозяйственные операции, то есть факты хозяйственной деятельности.

Хозяйственная операция -- событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и (или) источниках его образования.

Хозяйственные операции можно разбить на три группы:

1) перемещение материальных ценностей и превращение одних материальных ценностей в другие;

2) приходы и расходы денег;

3) денежные расчеты.

Перечисленным выше трем группам хозяйственных операций соответствуют три вида документов:

1) материальные, например: акт о списании литературы из фонда библиотеки, акт приема-передачи оборудования в кабинете;

2) денежные, например: приходный кассовый ордер, платежное поручение, банковская выписка;

3) расчетные, например: авизо, расчетно-платежная ведомость.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Цель аудит - выразить мнение: о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, о соответствии порядка введения бухгалтерского учета аудируемых лиц законодательству Российской Федерации.

Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. Цель ревизии- определение законности, полноты и своевременности взаимных платежей и расчетов проверяемого объекта и федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также эффективности и целевого использования государственных средств. Таким образом, различие аудита от ревизии в том, что аудит носит рекомендательный характер, тогда как цель ревизии выявить правонарушения.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.

Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Наиболее распространенный материальный носитель - учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Организация первичного учета на предприятии
• Содержание
• первичный учет документ
• Введение
• 1.1 С труктура, цель и элементы системы организации первичного учета на предприятии
• 2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Мет-Инфо».
• 2.2 Учетная политика ООО «Мет-Инфо» и организация документооборота
• 2.3 Организация учета основных средств и материальных ценностей
• 2.4 Организация работы кассы, документирование кассовых операций
• 2.5 Документарное оформление организации учета труда и оплаты труда.
• Глава 3. Совершенствование первичного учета в ООО «Мет-Инфо»
• 3.1 Пути повышения достоверности первичного учета
• 3.2 Организация электронного документооборота в организации
• Заключение
• Список используемой литературы

Введение

Эффективная организация системы первичного учёта становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, пережив все экономические и политические кризисы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

Необходимость планирования, надлежащего учёта и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к систем, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизации и модернизации, действующих на предприятии систем первичного, а далее - управленческого и финансового учёта становятся более чем актуальными.

Следует отметить, что первичный учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимым условием обеспечения высокой эффективности первичного учёта, является разработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно - практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации первичного учёта.

На всех этапах деятельности предприятия к бухгалтерской информации предъявляются такие требования, как объективность, достоверность, своевременность и оперативность. Однако на современном этапе совершенствования управления, становления рыночной экономики к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования. Это означает, что бухгалтерская информация должна содержать минимальное количество показателей, но удовлетворять максимальное число ее пользователей на разных уровнях управления. Кроме того, необходимо, чтобы бухгалтерская информация формировалась с наименьшими затратами труда и времени. Очевидно, что для удовлетворения всех перечисленных выше требований необходимо использовать различные методы сбора, обработки и учета информации.

Цель данной работы: изучить организацию первичного учета в ООО «Мет-Инфо» и проанализировать его состояние.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть структуру системы организации первичного учёта и цель её функционирования, а также функции и задачи входящих элементов;

- рассмотреть понятие и классификацию документов, требования к их оформлению;

- проанализировать организацию первичного учёта в ООО «Мет-Инфо»;

- систематизировать типичные ошибки, свойственные организации и ведению первичного учёта на различных участках хозяйственной деятельности предприятия;

- предложить пути совершенствования первичного учёта в ООО «Мет-Инфо».

Объектом исследования в работе является ООО «Мет-Инфо».

Предметом исследования являются первичные документы на этих участках, их значение и движение.

Работа состоит из введения, трех глав и заключения. В первой главе раскрывается значение финансового учета в деятельности предприятия: приведены нормативные документы по организации учета; выявлены аспекты организации финансового учета на предприятии. Во второй главе дана краткая характеристика ООО «Мет-Инфо», рассмотрена организационная структура бухгалтерской службы предприятия, и организация первичного учета предприятия. В третьей главе предложены рекомендации по рационализации финансового учета ООО «Мет-Инфо». В заключении обобщены основные выводы о работе.

Теоретической основой настоящей работы послужили научные труды отечественных и зарубежных учёных в области аудита, первичного учёта, документоведения, делопроизводства, бухгалтерского (финансового, управленческого) учёта, экономики предприятия: Е.М. Гутцайта, Монтгомери, В.И. Подольского, А.Д. Шеремета и др., а также материалы научных периодических изданий по изучаемой проблематике.

Глава 1. Теоретические аспекты первичного учета на предприятии

первичный учет документ

1.1 Структура, цель и элементы системы организации первичного учета на предприятии

Единые правовые и методологические основы ведения первичного учета в организациях установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, и другими законодательными и нормативными актами.

В соответствии с Законом "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать необходимые обязательные реквизиты.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство Российской Федерации Постановлением от 05.12.2005г. N 2130-р в целях реализации требований Указа Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 возложило на Российскую службу государственной статистики функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Оно также обязало Росстат определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с этим Постановлением от 23декабря 2005 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Росстатом.

Внедрение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Утвержденные Росстатом России унифицированные формы первичной учетной документации регистрируются в общероссийском классификаторе управленческой документации. Им присваиваются коды ОКУД, которые проставляются отдельным реквизитом в верхнем правом углу форм. После этого унифицированные формы выпускаются отдельными альбомами (по разделам учета), которые, кроме форм, содержат краткие методологические указания по их применению и заполнению.

Новая редакция ПБУ 1/2008 согласно приложению №1 устанавливает, что Приказом Минфина России от 06.10.2008 г. № 106н об утверждении положений по бухгалтерскому учету, учетной политикой с 1 января 2009 года должны определяться: "формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности".

Буквальное прочтение данной нормы может привести нас к выводу о том, что теперь в приказе об учетной политике будет необходимо отражать формы всех первичных документов, оформляющих факты хозяйственной жизни организации. В действительности новые Правила формирования и раскрытия учетной политики в целом останутся прежними. Новое ПБУ уточнит лишь некоторые положения. Так, право составлять учетную политику, получает «сотрудник организации, на которого возложено ведение бухгалтерского учета», а не только главбух. Кроме того, ПБУ разрешает организациям применять международные правила в ситуациях, не прописанных в нормативных документах по отечественному бухучету.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Общеизвестно, что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив»16 с.26.

Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи - внутренние и внешние. В качестве примера можно определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки».

Не вызывает сомнения тот факт, что первичный учёт действительно является «первичной стадией» 16 с.26 бухгалтерского учёта, однако кроме того, - это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. В частности, в упомянутой уже работе З.В. Кирьяновой 24 с.10 говорится о том, что система первичного учёта служит «основой организации всей системы бухгалтерского учёта и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности…предприятия».

По определению система - это «совокупность взаимозависимых элементов, образующих единое целое… Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое» - ещё не система, пока не сформирован некий механизм», который автоматически включается как подсистема в систему более высокого уровня. «Для того, чтобы понять, как система выполняет свою функцию, необходимо узнать, как все элементы взаимосвязаны друг с другом и как все её элементы взаимосвязаны друг с другом и как она связана с системой, образующей её внешнюю среду» 28 с.169.

Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей.

Итак, напрашивается вывод о необходимости определения целей и подцелей системы первичного учёта, а также проведения тщательного анализа каждого элемента системы первичного учёта.

Первым шагом для выполнения названных задач является определение структуры системы первичного учёта, которая показана на рис. 1.1.

Как видно из рисунка, система организации первичного учета включает следующие взаимодействующие и взаимозависимые элементы:

1. Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту.

2. Массив первичной учётной документации.

3. Среда функционирования системы первичного учёта.

4. Организация работы с документацией.

				Оперативный факт, подлежащий первичной регистрации
		Система организации первичного учета
	Сбор и регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учету		Массив первичной учетной документации		Среда функционирования системы первичного учета
				Организация работы с документацией
		Организация документооборота			Хранение документов
			Использование документации в текущей деятельности предприятия
	Пользователи информации, выдаваемой системой первичного учета		Система бухгалтерского учета
			Система налогового учета
			Отдельные менеджеры и службы организации
			Контролирующие системы
			Прочие пользователи

Рисунок 1.1. Структура системы организации первичного уч ё та

Первые три элемента - наиболее статичны и представляют некую объективную данность для руководства предприятия (за исключением внутренних факторов среды функционирования СОПУ). Последний элемент - динамичная составляющая СОПУ, способная оперативно изменяться под воздействием управляющего органа предприятия.

Обозначив структуру системы первичного учёта, следует определиться с целями, которые должна преследовать система организации первичного учёта. Формулирование целей - процесс очень сложный. «Целью называют идеальный результат деятельности в будущем. Цель определяет то, ради чего создают систему, при этом цель всегда лежит вне системы. Качество цели определяет успех или неудачу функционирования системы.

Перечислим известные требования к целям:

- Цели должны быть недвусмысленно сформулированы и поняты исполнителями. Считают, что нет благоприятных условий для компаний, у которых нет ясных целей.

- Цель должна быть измеряема. Для этого может быть использована обратная связь.

- Цель должна иметь сроки исполнения. Отсутствие срока будет всё время возвращать исполнителя к начальной точке действия.

- Цель должна мотивировать действия исполнителя в необходимом для её достижения направлении. Поэтому цели организации должны быть связаны с системой вознаграждения.

- Цели организации и отдельных групп исполнителей должны быть совместимы.

- Цель должна быть формализуема, т.е. должен быть определённый критерий оценки эффективности системы.

Для коммерческих организаций основной целью является максимизация прибыли. При этом могут формулироваться дополнительные ограничивающие требования, например обеспечение безопасности, недопущение ущерба и т.д. В литературе различают три типа целей: официальные, оперативные и операционные.

Официальные цели определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем. Они объясняют необходимость организации для общества, имеют внешнюю направленность и выполняют важную защитную функцию, создавая организации соответствующий имидж.

Оперативные цели определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация. Такие цели имеют внутреннюю направленность и призваны мобилизовать ресурсы организации. Именно оперативные цели выполняют многочисленные системы, функционирующие в рамках предприятия и призванные обеспечить выполнение официальной (стратегической) цели (в их числе и система организации первичного учёта).

Операционные цели ещё более конкретны и измеряемы, чем оперативные. Они направляют деятельность конкретных служб и работников организации и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных зданий отдельным группам и исполнителям» 20с. 154-155. Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта (см. структуру СОПУ), при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды. Дополнительной целью системы первичного учёта должно стать обеспечение безопасности деятельности фирмы. Достижению поставленных целей будет служить правильное построение системы первичного учёта, которое в свою очередь невозможно без тщательного анализа всей структуры системы первичного учёта в целом.

Бухгалтерский учёт документально отражает все хозяйственные операции, и каждый зафиксированный в нём факт должен отвечать следующим требованиям: происходить в рамках хозяйственной деятельности организации (предприятия); быть обозрим и измерим; не содержать двоякой трактовки смысла конкретного факта хозяйственной деятельности. Однако не все хозяйственные операции, отвечающие этим требованиям, должны быть зафиксированы на носителях информации. Из них должны быть исключены те, которые не изменяют качественного или количественного состояния объекта учёта. Иначе говоря, факты, не влекущие никаких последствий с точки зрения имущества, обязательств предприятия и их движения, не должны становиться объектами первичного учёта. Определение того, следует ли оперативный факт считать хозяйственной операцией и, соответственно, отражать в первичных документах, - не очень сложная задача. Гораздо сложнее определить, кто должен отвечать за наблюдение за данной операцией и её регистрацию.

1.2 Общие требования к оформлению и хранению первичных документов

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документация - оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.

Документ - письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система - это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации 15, с.89. Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер. Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1.2).

Рисунок 1.2. Порядок составления первичных документов Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. - М.: Дело и Сервис, 2002. .

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений. Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация. Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографском способом. Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы. В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме, но эта форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия согласно ПБУ 1/2008.

Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит - единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.

Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные. Призначные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.). Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.). Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями. Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т.п.), печатаются типографским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта.

Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:

1. Наименование документа (доверенность, карточка складского учёта материалов и т.п.);

2. Дата составления (дата, месяц, год);

3. Наименование плательщика, номер его счёта, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

4. Наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счёта или субсчёта;

5. Наименование получателя средств, номер его счёта, ИНН;

6. Наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта или субсчёта;

7. Назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

8. Сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

9. Очередность платежа;

10. Вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

11. Подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

12. На первом экземпляре расчётного документа (кроме чека) - подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть: зональной; анкетной; табельной; комбинированной 15,с.94.

Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один пол другим, т.е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нём (например, расчётно-платёжная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит тщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа. Юридическую силу документ приобретает при наличии в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление. Составленный с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

В дальнейшем «жизненный» цикл каждого документа проходит три этапа: приемка по форме и существу; обработка, включая при необходимости арифметический подсчёт и указание корреспондирующих счетов; хранение в бухгалтерии или в архиве организации.

К общим функциям документа относятся:

Информационная - любой документ создаётся для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа;

Социальная - документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порождён той или иной социальной потребностью;

Коммуникативная - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами различных организационных структур.

К специфическим функциям документа относятся:

Управленческая - документ является инструментом управления;

Правовая - документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

Несмотря на многообразие оперативных фактов, подлежащих отражению в системе учёта, основным требованием при создании первичных документов является соблюдение единообразного подхода при их оформлении. Все первичные документы должны содержать полные и достоверные данные, создаваться своевременно и соответствовать ряду требований. Основные требования к оформлению первичных учётных документов изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте в Российской Федерации» 4 и в Положении по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации 6.

Очень важно, имеет ли представленная к проверке первичная документация юридическую силу, которую и обеспечивает соблюдение законодательно установленных правил и требований.

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

По назначению документы подразделяются на15, с.99; 26, с. 132: распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходованию денежных средств.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

По порядку формирования различают первичные и сводные документы. Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. Сводные документы составляются на основе первичных документов. Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.). Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования - применяются разовые и накопительные документы. Их различие - в степени охвата хозяйственных операций.

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.

При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно - заборные карты.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы оформляются в организации. Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты и утверждены в учетной политике предприятия согласно ПБУ 1/2008.

По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы. Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их - в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы. Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.

Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Не вошедшие в указанный перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.).

По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путём. Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

1.3 Организация документооборота на предприятии

Документооборот - это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов - в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 1.3).

Рисунок 1.3. Документооборот предприятия Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - М.: ИНИТИ-ДАНА, 2003 - 304 с.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2. Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3. Проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4. Обработка документа в бухгалтерии: таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель; группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ); котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5. Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Глава 2. Исследование системы организации первичного учета на предприятии (на примере ООО «Мет-Инфо»)

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Мет-Инфо»

ООО «Мет-Инфо» было создано в 2005 году с целью развития нового направления деятельности по выпуск резиновых изделий. Генеральный директор предприятия является Линник Владимир Григорьевич.

Предприятие ООО «Мет-Инфо» являющееся производителем резино-технических изделий и патрубков системы охлаждения для отечественных автомобилей было основано в мае 1991 года на базе треста «Волговодстройтранс». В момент создания предприятие имело несколько прессов для производства РТИ. В 1991 году начинается строительство блока цехов.

Последующие годы были годами интенсивного оснащения предприятия станочным и другим оборудованием. Это был период активной подготовки кадров, был освоен выпуск новых видов продукции РТИ.На сегодняшний день ООО «Мет-Инфо» является финансово стабильным, динамично развивающимся предприятием, выполняющим весь спектр резино-технических изделий и патрубков системы охлаждения ко всем отечественным автомобилям и сельхозтехнике.

За более чем 10 лет своего существования завод превратился в развитое современное предприятие. За это время у нас сложились доброжелательные партнерские отношения со многими предприятиями. Среди них «Красноярский каучук», «Воронежские полимеры», «Воронежский Промтекстиль», «Туймазытехуглерод», «Реахимкомплект» в г.Саратове, Институт по разработке эластомеров в г.Казани.

Производственная база предприятия производит полный цикл производства РТИ, от получения резиновой смеси до выпуска и реализации готовой продукции.

В 2007 году ООО «Мет-Инфо» наладило новое производство по выпуску шлангов системы охлаждения двигателей оплеточной конструкции на все модели автомобилей ВАЗ. Высокотехнологичный процесс изготовления шлангов на немецком оборудовании с соблюдением всех технических условий позволяет удовлетворить самый изысканный спрос на рынке автозапчастей.

Одна из главных стратегий ООО «Мет-Инфо» - постоянное повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции. Развитие производства на данный момент позволяет наладить выпуск новых РТИ, ориентированных на активный спрос рынка запчастей. Структура бухгалтерии ООО «Мет-Инфо» имеет централизованную форму учета. Тип организации структуры бухгалтерии-линейная.

На следующей схеме представлена структура бухгалтерии ООО «Мет-Инфо».

Рисунок 2.1. Структура бухгалтерской службы ООО «Мет-Инфо»

Состав - 10 человек, включая главного бухгалтера. Бухгалтерия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе составление отчетности. Современное получение учетной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход работы, принимать соответственные меры для повышения экономических показателей работы предприятия (производительности труда, прибыли).

Работник расчетной группы на основании первичного учета труда рабочих и служащих выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, осуществляют контроль за использованием фонда оплаты труда. Ведут учет по отчислениям на социальное страхование рабочих и служащих и отчислением в Пенсионный фонд.

В состав расчетной группы входят: бухгалтера по расчету зарплаты и инспектор отдела кадров. На бухгалтера по расчету зарплаты возложены следующие функции и должностные обязанности:

Обеспечивает прием табелей учета рабочего времени для расчета зарплаты;

Выдает справки о начисленной зарплате работникам акционерного общества, справки для начисления пенсий;

Составляет отчеты по пенсионному фонду, по налогу на доходы и отчитывается в ИМНС РФ.

Производит расчет больничных листов;

Производит расчет очередных отпусков и т.д. на основании приказов.

Обеспечивает прием авансовых отчетов подопечных лиц предприятия; производит разноску получения и возврат денежных средств по кассе подотчетных лиц;

Производит ежемесячное составление журнала № 7;

Производит получение и выдачу валютных денежных средств на командировочные расходы водителей и служащих предприятия;

Проводит проверку своевременности сдачи валютных авансовых отчетов не позднее сроков, указанных в заявке на получение валютных денежных средств;

Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. Использует в своей работе компьютерную технику;

Составляет отчеты по медицинскому страхованию, по фонду социального страхования;

Составляет отчеты по работникам, участникам ликвидации аварии на ЧАЭС и отчитывается в федеральном казначействе;

Производит расчет алиментов на основании исполнительных листов;

Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Работники финансовой группы ведут учет денежных средств и расчетов с организациями, и отдельными лицами, учет фондов, учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами, в том числе учет расчетов с подотчетными лицами.

К работникам финансовой группы относятся: старший бухгалтер ведению счетов, бухгалтер, старший кассир, кассир.

На бухгалтера по ведению счетов возлагаются следующие функции и должностные обязанности:

1. оформление платежных поручений;

2. отчет перед банком - оформление сведений о договорах:

2.1. по каждому отдельному зачислению в валюте и каждой фирме;

2.2. по каждому платежному поручению;

3. контроль за правильностью списания банком комиссионных расходов по всем видам операций;

4. переписка с банком по расчетным счетам;

5. ведение книги покупок по всем счетам;

6. проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение. Использование в работе вычислительной техники;

Функции и должностные обязанности бухгалтера финансовой группы:

Обеспечивает прием авансовых отчетов подотчетных лиц предприятия;

Производит разнос получения и возврата денежных средств по кассе подотчетных лиц;

Производит ежемесячное составление ж/о №7;

Отслеживает недопущение сдачи авансовых отчетов сверх указанных приказом предприятия сроков;

При сдаче авансовых отчетов сверх установленных норм передает список бухгалтеру по з/плате на удержание подоходного налога подотчетного лица;

Предоставляет гл. бухгалтеру отчет по фактически закупленным материалам и запчастям;

Производит обработку банковских выписок по корпоративным картам;

Поддерживает постоянную связь с банком об увеличении или уменьшении доступного лимита водителям;

Проводит контроль за дебиторской задолженностью и передает отчет гл. бухгалтеру (по представлению документов расчетного отдела);

Производит расчеты по агентским соглашениям;

Являясь членом комиссии по социальному страхованию составляет реестры больничных листов и оформляет сам б/листы;

Производит ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. Использует в работе вычислительную технику.

Подобные документы

Общие требования к оформлению и хранению первичных документов. Организация документооборота на предприятии. Организационно-экономическая характеристика в ООО "Старый парк", организация первичного учета. Разработка мероприятий по его совершенствованию.

курсовая работа , добавлен 03.06.2014


Экономическая сущность документации как метода бухгалтерского учета. Виды и требования к оформлению и движению первичных документов. Особенности организации первичного учета труда, заработной платы, долгосрочных и краткосрочных активов предприятия.

дипломная работа , добавлен 29.10.2010


Сущность первичного учета, роль, значение и классификация первичных документов. Особенности деятельности КГУ "Светлинский лесхоз" и его учетная политика: первичных документов по учету имущества организации, оформления документов по расчетным операциям.

курсовая работа , добавлен 21.03.2008


Сущность первичного учета, его роль и значение. Понятие документооборота и его особенности в организациях торговли. Организация аудита первичного учета. Способы отражения операций. Действующая практика первичного учета в КГУ "Светлинский лесхоз".

курсовая работа , добавлен 25.04.2013


Организация учета и учетная политика предприятия ФГУП "Учхоз "Знаменское". Организация первичного бухгалтерского учета на предприятии. Выполнение работы по отдельным участкам: растениеводческие и животноводческие бригады, учет движения денежных средств.

отчет по практике , добавлен 21.12.2012


Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.

курсовая работа , добавлен 29.06.2008


Организация первичного учета. Ответственность за соблюдение графика. Проведение аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей. Аудит первичных документов в ООО "Союз". Тестирование системы внутреннего контроля, проверка правильности.

контрольная работа , добавлен 14.01.2014


Теоретические основы организации первичного бухгалтерского учета. Экономическая характеристика и анализ финансового состояния предприятия. Изучение состояния организации бухгалтерского учета. Оценка внутреннего аудита первичных учетных документов.

дипломная работа , добавлен 25.05.2010


Основы организации первичного учета на предприятии. Особенности постановки управленческого учета на промышленных предприятиях. Состав, обработка бухгалтерских документов и сроки их хранения. Основные характеристические черты промышленного предприятия.

реферат , добавлен 11.05.2011


Понятие первичных документов. Регистры бухгалтерского учета. Реквизиты и классификация первичных учетных документов. Документирование хозяйственных операций. Этапы создания системы управления документооборотом. Стандартизация первичных документов.

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный учет - это более сложное понятие, которое представляет собой организованную систему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или непосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную систему способом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов учета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета.

Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.

Построение первичного учета зависит от особенностей организации производства и труда, форм собственности и системы управления. Но в любом случае организация первичного бухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь с управляемой системой. Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, то есть, первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Таким образом, первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, который выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций) и контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов).

Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерского учета используются для проведения ревизий и проверок. Поэтому первичный учет должен обеспечить сплошную регистрацию всех хозяйственных фактов и гарантировать юридическую доказательность достоверности отражаемых данных.

По результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации. Документ - это письменное свидетельство факта хозяйственной операции, который представляет собой материальный объект с информацией и является основанием и подтверждением учетных записей. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Общие требования к оформлению и содержанию документов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 04.11.2014 г.), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н. (ред. от 24.12.2010 г.).

Составными элементами документа являются реквизиты - информационные элементы, отражающие признаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы в правильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, те сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• 7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

• · К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
• · Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;
• · Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Деятельность организации неоднородна, поэтому совершаемые операции различны по своему содержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

• 1) По назначению документы делятся на:
  • - распорядительные, которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право на выполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.);
  • - оправдательные (исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей, накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);
  • - документы бухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы (ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);
  • - комбинированные, которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материалов на сторону).
• 2) По порядку составления документы делятся на первичные, которые составляют основу первичного бухгалтерского учета, то есть, с их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации, и сводные (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и др.), составляющиеся на основе однородных первичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.
• 3) По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, запись в таком документе делается однократно (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, платежные требования). Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени путем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, и в конце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табели учета рабочего времени).
• 4) В зависимости от места составления документы делятся на внутренние, составляемые и применяемые непосредственно на предприятии, и внешние, которые используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения, ТТН, больничные листы, судебные и исполнительные документы).
• 5) В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета (платежные ведомости, отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы). Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовому отчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенные материалы) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции и суммы по начислению оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).
• 6) По оформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные и индивидуальные.
• 7) По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств.
• 8) По экономическому содержанию документы делятся на материальные, денежные и расчетные, отражающие операции по движению материалов, денежных средств и по расчетам соответственно.

Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке, осуществляемой по таким направлениям:

• 1) формальная проверка - определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.
• 2) проверка по существу - установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
• 3) арифметическая проверка - контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
• 4) встречная проверка - сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки.

Таксировка (расценка) - перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки.

Группировка - это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников - по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы - по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы - по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов - по источникам поступления денег в кассу и т.п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.

Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям.

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

21. Первичные бухгалтерские документы: понятие, реквизиты, классификация, правила и техника оформления.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
• другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

· 22. Документооборот на предприятии и его правила.

1. Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протак-сированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+