Что такое регистр бухучета. Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета. Когда производятся записи

Регистры бухгалтерского учета используются для регистрации, накопления и систематизации данных, полученных из первичной документации, и являются источниками для составления отчетности. В настоящей статье будут перечислены виды регистров бухгалтерского учета, а также описан порядок их утверждения.

Виды регистров бухгалтерского учета

Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.

Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.

Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:

• систематические — в них ведутся записи по счетам; пример — главная книга предприятия;
• хронологические, в которых записи ведутся по календарю без другой особой систематизации, например, кассовая книга, журналы регистрации;
• синхронистические — объединяющие в себе особенности ведения регистров, присущих перечисленным выше группам; примером такой разновидности бухрегистров будет журнал-ордер.

Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:

• одно- или двусторонние;
• шахматки — в них, как правило, записи по дебету счетов делаются по горизонтали, а по кредиту — по вертикали.

• аналитические — в таких регистрах конкретизируются показатели определенного синтетического счета; они используются для контроля за состоянием и движением материальных ценностей, расчетов с контрагентами и пр.;
• синтетические — в них записи делаются на основе сгруппированных однородных документов в денежном эквиваленте и в обобщенном виде; примером может служить главная книга;
• комплексные — объединяют признаки первых двух подвидов, применяются преимущественно при журнально-ордерной разновидности учета.

По внешнему виду регистры делятся на:

• карточки — бланки, имеющие вид разграфленной таблицы; карточки бывают контокоррентные, многоколончатые и инвентарные, например, карточка для аналитического учета материалов;
• книги — разграфленные и сброшюрованные многостраничные регистры; страницы в книгах, как правило, пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главбуха, например, книга по учету основных средств;
• свободные листы — это своего рода масштабированные карточки, например, ведомости;
• машинограммы — регистры, составляемые/распечатываемые при помощи компьютерной техники.

Регистры бухгалтерского учета: перечень

В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.

В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.

Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:

Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.

Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?» .

Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.

Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.

А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.

Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.

Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:

С образцом ее заполнения можно ознакомиться в нашей статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец»

Итоги

Применение регистров бухгалтерского учета является обязательным условием для каждой компании. Ведь на их основании составляется отчетность. А кроме того, они нужны для накопления и систематизации всей важной бухгалтерской информации.

В коммерческих предприятиях формы регистров бухучета разрабатываются самостоятельно (зачастую на базе уже существующих и часто используемых регламентированных когда-то форм) и утверждаются приказом руководителя. Для госпредприятий формы регистров утверждаются Минфином.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отображения и нагромождению информации учетные регистры. Состав учетных регистров, которые ведутся на конкретном предприятии, зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.

Под словом «регистр» в бухгалтерском учете понимают различные виды таблиц, в которые записывают данные с первичных документов.

Записи в учетных регистрах базируются на информации из тщательным образом проверенных первичных документов, оттого и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов хозяйствования.

Учетные регистры являются носителями данных определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательстве экономического субъекта.

Они служат для отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Классификация учетных регистров отображена на рисунке:

Хронологические учетные регистры — это регистры, в которых записи осуществляются в хронологической последовательности, то есть в порядке осуществления операций (регистрационные журналы, кассовая книга и тому подобное). Хронологические книги обычно называются журналами или дневниками.

В систематических учетных регистрах отображают в определенной последовательности с определенной группировкой однородные по экономическому содержанию операции (заполнение данных в кассовой книге в пределах дня). Книги систематической записи обычно называются Главными.

Комбинируемыми называются регистры, в которых записи делают одновременно в хронологическом и систематическом порядке (журналы-ордера, ведомости). Книги сводной записи носят обычно название балансов-оборотов или ведомостей-оборотов.

Синтетические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по синтетическим счетам.

Аналитические учетные регистры — это регистры, в которых учет ведут по аналитическим счетам. В аналитические учетные регистры данные подают в натуральных, трудовых и денежном измерениях. Аналитическая регистрация является отделенной детальной регистрацией изменений, которые происходят в любой отдельной части баланса. При аналитической регистрации коллективные счета синтетической регистрации получают последующее расчленение на их составные детальные или специальные счета следующих порядков.

Бухгалтерские книги — это листы бумаги специально разграфленные, в которых отображают данные о наличии хозяйственных средств, источников их формирования и хозяйственные процессы по синтетическим и аналитическим счетам. Например, кассовая книга предназначена для учета поступления и выплат наличности из кассы; книга депонируемых сумм предназначена для аналитического учета невыплаченной (депонируемой) заработной платы; в Главной книге дается информация о сальдо и оборотах по синтетическим счетам бухгалтерского учета за отчетный период (ежемесячно). Бухгалтерские книги непременно должны быть прошнурованы, пронумерованы, на последней странице книги указывают общее количество страниц и заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью предприятия.

Карточки — это таблицы специальной формы и стандартных размеров, изготовленные на плотной бумаге и предназначенные для регистрации хозяйственных средств (инвентарные карточки учета основных средств, карточки складского учета материалов и тому подобное). Сохраняют карточки в картотеках. При открытии карточки в бухгалтерии ее регистрируют в специальном журнале, им присваивают порядковый номер, который отвечает их регистрационному номеру в журнале. Зарегистрированные карточки под расписку передают материально ответственному лицу. Карточки широко используют для аналитического учета товарно-материальных запасов предприятия.

Сводные листы (ведомости) — это отдельные таблицы различного формата со специальным графлением (журналы-ордера, мемориальные ордера, оборотные ведомости и тому подобное). Их используют для ведения как синтетического, так и аналитического учета. Записи в отдельных ведомостях осуществляют на основании данных первичных документов.

По завершении отчетного периода (месяца, года) и составления баланса книги, карточки и отдельные сведения закрывают путем вычисления итогов по каждому счету и записи суммы остатка.

В односторонних учетных регистрах предоставляют данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или по кредиту соответствующего счета. Примером одностороннего учетного регистра является кассовая книга.

Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной части дают данные о дебетовых оборотах на счете, а во второй — о кредитовых оборотах на этом счете (карточка складского учета материалов).

Многографные учетные регистры — это регистры, в которых одна из граф (чаще всего дебетовая) разделена на несколько. К такому виду учетных регистров принадлежит Главная книга.

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в клетке, что расположена на пересечении столбика и строки таблицы, которые отвечают дебетовому и кредитовому обороту на соответствующих счетах.

Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.

8.4 Приемы исправления ошибок в учете.

8.1 Учетные регистры, их сущность и значение

Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, со­держащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.

Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.

В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация

Учетные регистры

По внешнему виду

Карточки

Свободные листы

Машинограммы

По назначению

По объему информации

По форме графления

По признаку унификации

По материальной основе

Хронологические

Систематические

Комбинированные

Синтетические

Аналитические

Комбинированные

Односторонние

Двухсторонние

Многографные

Бумажные

Безбумажные

Отраслевые

Специализированные

Поквартальные

Помесячные

По времени ведения

Рис. 1.Классификация учетных регистров

8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.

Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

1 – внешний вид;

2 – строение и количество регистров;

3 – назначение и содержание учетных регистров;

4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;

5 – последовательность учетных записей;

6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.

Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.

Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.

Мемориальный ордер №____

за _____ 20__ г.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.

Регистрационный журнал

за _______________ 20__ г.

Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.

Документы

Кассовая книга

Мемориальные ордера

Книги (карточки) аналитического учета

Регистрационный журнал

Главная книга

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета

Условные обозначения:

запись информации;

сверка записей.

Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Первичные учетные документы

Кассовая книга

Группировочные и накопительные ведомости

Журналы-ордера

(ведомости)

Регистры аналитического учета

Главная книга

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Рис 3. Журнально-ордерная форма учета

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.

Первичная информация по операциям

Хранение информации (баз данных)

Обработка информации по программе

Нормативно-справочная информация

Регистры

Отчетность

Документация

Рис. 4. Автоматизированные формы учета

Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.

Первичные документы

Оборотная ведомость

Кассовая книга

Ведомости (В-1 до В-8)

Карточки аналитического учета

Баланс и другие формы отчетности

Шахматная ведомость (В-9)

Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6;

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета заработной платы – № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).

При создании любой документации обязательно требуется тщательный контроль и проверка специалистом отдела бухгалтерии. От правильности их оформления и содержания зависит качество заполнения строк бухучета, а именно учетных регистров. При совершении каких — либо операций с имуществом или финансовыми средствами организации требуется воспользоваться именно ими.

Учетные регистры в бухучете: что это такое

Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.

Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.

Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .

Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.

Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.

Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.

Критерии разделения регистров бухучета

По мнению экспертов, регистры бухучета делятся на несколько критериев:

По предназначению выделяют:

• Хронологические. К ним причисляют расчетные таблицы для различных операций хозяйственной деятельности. При этом учёт проводится на момент их появления. По этой причине они не требуют дополнительной систематизации. Также это могут быть реестры, журналы регистрации и так далее;
• Систематические. В них учет данных проводится в разрезе группировочных знаков. В систематических регистрах любые сведения должны быть подробными и точными. Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах не должна отличаться от оборотов в систематических;
• Комбинированные или синхронистические. Информация прописывается в хронологическом порядке, а после, по распоряжению руководства, систематизируется.

По обобщению данных специалисты выделяют:

• Интегрированные. Так, первую очередь бухгалтер рассматривает первичные документы, а затем отчетность по ним;
• Дифференцированные. Первичные документы рассматриваются после отчётности, то есть от общего к частному.

Внешний вид также является особо важным критерием при разделении регистров. Они рассматриваются в виде определенной формы, например:

• Книга. Регистр представляет собой документ, который имеет графы. Также он должен быть обязательно переплетен или прошнурован. Данный документ должен содержать подпись главбуха;
• Карточка. Бланк, который оформляется бухгалтером в виде таблицы;
• Свободный лист. Это определенное количество таблиц, заполняемых в бланках. Основным его отличием от карточки является то, что после описания всех требующихся сведений, свободные листы после всех приготовления передаются для переплета или брошюровки;
• Машинные носители. Такие документы представляют собой не бумажный, а электронный вариант. Они необходимы для того, чтобы составить порядок расположения различной информации.

Стоит отметить, что необходимо вводить реестры. Они представляют собой полный и подробный список карточек и свободных листов. Так, при потере одной из карточек по ним можно было найди отсутствующую.

Также многие опытные бухгалтера акцентируют внимание на внешнем виде карточек:

• Контокоррентные. Подобный документ имеет только главную сторону. У него колонки «Дебет» и «Кредит» расположены рядом. Таким образом, любой специалист может легко проследить состояние хозяйственных расчетов организации;
• Инвентарные. Подобный тип карточек необходим для проведения учета материальных ценностей фирмы. Поэтому специалисты обязаны ввести в него графу «Остаток», в нем необходимо отражать остаточные средства какого-либо имущество. Помимо данной графы существует еще две: «Приход» и «Расход». Каждую из них нужно разделить на две колонки, а именно: «Количество» и «Сумма». Заголовок карточки представляет собой норматив запаса, чтобы специалист мог понять, сколько средств у предприятия;
• Многоколончатые. Такие карточки необходимы для регистрации хозяйственных операций, которые проводятся на предприятии.

• Синтетические. В них прописываются все операции в денежном эквиваленте. Примером такого документа может быть главная книга;
• Аналитические. Такие регистры более подробно раскрывают информацию из синтетических регистров. В них используются другие виды измерителей;
• Комплексные. Они совмещают синтетический и аналитический учет, а также представляют собой совокупность хронологической и систематической информации. Примером такой документации являются журналы.

Утверждение регистров: приказ

Прежде чем заводить регистр бухгалтерского учёта, нужно его утвердить. Для этого на предприятии составляется приказ.

Для того чтобы его оформить:

• В первую очередь главному бухгалтеру требуется разработать формы регистров бухгалтерского учета;
• После этого документы нужно предъявить руководителю организации, чтобы он смог их утвердить;
• Затем главный бухгалтер разрабатывает приказ в виде таблицы, где прописываются основные необходимые данные:

1. Номер счёта;
2. Его наименование;
3. Основные параметры детализации: синтетический и аналитический учет;
4. Формирование регистров бухгалтерского учета: анализ счёта, ОСВ, карточка счёта по кредиту счёта, карточка счёта;
5. ФИО ответственного специалиста за ведение регистра.

Приказ о ведении регистра бухгалтерского учёта необходим, так как его могут потребовать сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки.

Регистры бухгалтерского учета

• Карточки учета основных средств или группового учета основных средств;
• Ведомости могут быть оборотными, по оборотам нефинансовых активов, накопительными, по приходу и расходу продуктов питания;
• Главная книга, книга учета различного имущества предприятия;
• Журнал операции по определённому счёту, с финансовыми средствами, расчётами с подотчётными лицами или другими видами деятельности на предприятии;
• Различные реестры.

Регистры бухгалтерского учета можно оформлять на бумаге или в электронном варианте. При этом на нём обязательно должна быть цифровая подпись руководителя и главного бухгалтера.